提高办公室档案管理工作效率的思考

杨修凌

【摘要】办公室档案管理是办公室工作的重要组成部分，科技信息的蓬勃发展，传统的档案管理方式无法适应时代的发展，同时对档案的整理及保管都提出了更高的要求。本文笔者根据办公室档案管理过程中出现的问题，提出了几点提高工作效率的措施，只有运用先进的科学技术提高办公室管理的效率才能进一步促进事业单位的长久顺利发展。

【关键词】办公室档案管理；工作效率；问题；措施

如今，网络信息化作为时代的特征，办公室档案管理被广泛应用，所以只有提高办公室管理水平和工作效率才能顺应现代化社会的进步，才能充分发挥电子信息化管理的优越条件。各个事业单位应该抓紧机遇调整管理策略，提高创新管理水平，优化档案管理模式。

一、提高办公室档案管理工作效率的重要性

办公室档案管理主要的目的就是为事业单位的检索查询提供服务，保持档案的完整性才是它的最大价值。信息时代促进了电子档案的兴起，对人们的生活工作都带来了方便。提高档案尤其是电子档案的管理水平势在必行。办公室档案的内容及重要性都有很大的差别，特别是其中的秘密文件，尤其关系到事业单位的健康发展。即使是重要性较低的档案，档案管理的工作人员也应该提高安全意识，避免资料的丢失以备随时检索查验。例如，人事部门的人事档案关系着每个工作人员的个人身份证明及每个人的发展情况，不容忽视。妥善管理好个人档案，可以方便办理各项手续，节省时间。不同办公室部门相关的档案资料也是领导决策的依据，属于指令性文件，为部门工作提供思路和方法。把档案管理与网络信息技术相结合，通过高级或者是模糊检索可以方便查找员工或者计划资料。此外，使用网络还能远程管理资料，便于异地查询，更大程度的发挥档案管理的功效。在对档案管理时，可通过设置权限，进行分级管理，便于记录对信息资料查阅的情况，有效保护办公室档案资源。

二、办公室档案管理工作存在的问题

1、信息化水平还比较低

现代信息化水平的不断提高，目前的档案管理模式已经落后，为适应发展，传统的档案管理工作逐渐趋于信息化、数字化。而一些事业单位的办公室档案管理仍然采用纸质版，占用了大量的空间，还不利于档案资料的检索、查询。所以必须提高电子档案的利用水平，这样才能有效保障档案资料的安全性，提高空间资源的利用效率，提高办公室工作斜率。

2、办公室档案管理工作人员意识薄弱

阻碍档案管理工作效率的最大问题就是工作人员的管理意识还比较淡薄。很多从事办公室档案管理工作的人员都是为了获得编制或者是得到一份轻松的工作通过关系进入单位的，他们并不是专门从事这一行业的管理人员，也没有经过严格的培训。很难认识到档案管理工作的重要性。无法避免在档案管理工作中出现的像资料收集不完整、不规范等问题。必然影响办公室档案管理的工作效率。所以相关的工作人员一定要提高意识。

3、档案管理人员水平不高，能力有限

档案管理实际上是一门综合性的专业，尤其目前与互联网技术的结合对档案管理的专业化水平提出了更高的要求。由于目前档案管理工作越来越重要，单位的相关工作人员的数量也在增加，但高校培养的相关的档案管理的专业人才却出现断层现象，导致人才缺乏，单位也无法聘用到专业的人员，只能选择非专业的人员从事管理，对于档案管理工作埋下隐患。这些非专业人员对档案管理工作没有科学合理的规划，致使很多的有用的资料信息的价值得不到发挥。没有经过专业学习的管理人员的责任意识也比较淡薄，管理的能力可想而知。

4、档案管理制度不完善，管理方式落后

实际上在很多的单位，档案管理工作并没有收到重视，甚至是可有可无的。单位领导没有制定完善的档案管理制度，无章可循，必然使在办公室档案管理工作中出现错误。埋下安全隐患。对资料信息的收集整理无法很好的规范。目前办公室档案管理的方式也没有紧跟时代步伐更新，传统的管理方式，使管理的工作效率得不到提高，管理不到位，责任不明确。随着档案信息量越来越大，种类繁多，对档案管理工作的效率提出了更高的要求，所以，相关的管理人员必须改变传统的管理方式，利用现代化信息技术，朝电子档案方向转变，提高搜集、整理资料信息的效率。

三、如何提高办公室档案管理工作的效率

1、加大档案管理的资金投入，完善信息系统

针对目前档案管理的信息化水平比较低的情况，单位应该加大资金投入，改变传统的纸质档案管理，建立完善的信息系统，进而提高办公室档案管理的信息化水平。但是，档案信息化的建设需要时间、精力、人力的投入，这些都离不开资金的支持，所以有必要将办公室档案管理归为信息化或者是城市电子政务建设中，这样能获得更稳定的资金支持。此外，单位部门可以把信息系统和当地的信息化建设项目想衔接，促进资源共享及资本的节省。

2、建立完善的办公室档案管理制度

办公室档案管理出现的很多问题都需要单位领导加以重视，建立完善的办公室档案管理制度，才能积极有效的提高档案管理水平。完善的管理制度可以对档案管理工作程序及规范化加以约束，与此同时，形成完善的工作机制，单独放置办公室档案，保证档案管理工作的安全有序进行。只有档案管理有章可循，责任到人，管理人员才能引起足够的重视，在管理档案时，有意识的分门别类，尤其重要的文件档案要特别放置，确保资料信息的安全性。此外，要定期更改档案的保密期限，这样才能根据时间的变化，提高、或者降低档案的保密等级。当然，对于过期的档案，更要及时整理，整理存放，相应的监督工作也要做到位，便于今后对档案的查阅。

3、提高档案管理工作人员的专业素养及管理能力

只有办公室档案管理人员提高对档案管理价值的重视程度，提高自身的专业素养及能力，才能提高管理的工作效率。单位的领导人员可以定期对本单位的档案管理人员进行专业知识的培训，让他们充分认识到档案管理工作的必要性，提高对计算机的操作水平，熟练运用现代化的信息技术，提高档案管理的水平及能力。此外，在单位的后期聘用的过程中，可以提高待遇以便筛选有一定档案专业知识或者工作经验的人才，从根本上提高整体的档案管理科学化水平。提高档案管理人员的水平对提高整个事业单位的运作效率及形象都有重要影响。

四、结语

随着信息化的发展，单位各项工作的管理越来越离不开办公室档案管理，同时，提高办公室档案管理工作效率也是单位提高内部管理水平，推动事业单位进步的必然要求。办公室档案管理工作是否规范、合理决定着单位顺利正常的运行。所以笔者认为必须建立完善的档案管理制度，提高档案管理的信息化水平，培养高素质的专业管理人才，只有这样，才能提高档案管理效率，使单位的各项工作顺利开展。

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