档案“微”平台运用对策分析

程文怡

摘要：本文以使用人数较多、影响力较大的“微”平台——微博和微信为例，通过对已开通的档案微博和档案微信公众号进行分类、整理、统计，就其存在的问题，提出相应的对策。

关键词：档案微博档案微信微平台

“微”平台，即用于分享、传播信息以及与用户互动的网络社交平台。它的主要特征是信息更新快、传播范围广、信息量大。随着人们利用“微”平台交流的频繁化，“微”平台拓展公共服务的优势正日益凸显，在这种情况下，档案部门、档案学者、高校档案馆和从事档案业务的企业越来越多地开始利用“微”平台进行档案服务宣传。鉴于此，本文主要以档案界的两大“微”平台——微博和微信为例，分析其运用的情况，并就其存在的问题，提出具有针对性的策略。

一、档案“微”平台运用的调查分析

（一）档案微博

档案微博，是基于用户关系进行档案信息分享、传播及获取的平台。以“档案”为关键词进行用户搜索，截至2016年5月，得到档案微博共计11816个。其中，经过认证的1323个。按照用户类型可以分为四类：一是政务微博，即各省、市、区（县）档案局馆的官方档案微博。二是高校档案微博，即各高校档案馆的官方微博。三是个人微博，即档案杂志主编、档案学者和学生在内的档案学界人士的个人微博。四是企业微博，即档案信息技术服务中心、档案文件管理公司、档案信息化服务商等企业微博。

（二）档案微信

档案微信，是与档案相关的政府部门、组织以及个人在微信公众平台上申请的账号，它主要通过文字、图片、语音等形式实现全方位地沟通和互动。在微信公众号中以“档案”为关键词进行搜索，截至2016年5月，得到档案微信共计406个。其中，经过认证的287个。按照功能划分为四种类型：一是政务微信，各省、市、区（县）档案局馆开通的官方微信，主要提供本省市地方档案史志以及其他档案公共服务、发布档案动态信息等。二是高校档案馆、校史馆的微信，主要是各高校档案馆、校史馆发布的本校档案馆的业务活动信息、馆藏精品、编研成果和校史文化等。三是企业微信，档案信息技术服务中心、档案外包公司等发布的文档管理资讯，企业信息化管理、档案数字化服务与档案科技动态，以及本公司的业务活动。四是个人、非官方组织的档案微信，作为个人或档案学会等宣传档案学人和重大事件的平台。

综上，从数量上看，目前开通的政务档案微博和微信最多，其中又以市（县）级档案局馆的档案微博和微信居多，并且存在地区集中开通现象。其次，数量较多的是高校档案馆、校史馆的微博和微信；企业档案微博和微信相对较少。从关注人数上看，政务档案微博关注人数较多；而个人或非官方组织的档案微信由于不受地域限制，关注人数也较多。

二、档案“微”平台运用存在的问题

（一）关注度不够，影响力较小

从关注量和效果来看，各省市档案政务微博的关注量大多在千人左右，部分粉丝过万。高校档案微博关注量在千人左右，关注者多为本校师生；个人微博的关注量同样在千人左右，关注者多为档案学界人士；企业微博关注量相对较少，关注者多为本企业员工，以及与其有业务往来的其他企业。档案微信也存在同样问题，政务档案微信的关注者大部分是地区档案机构和相关机构人员；个人档案微信的关注者大部分为档案专业师生、学者以及从事档案行业的工作者。虽然“档案小报”“时光特攻”等个人、非官方组织的档案微信，推送的信息阅读量和点赞量相对较高，但是政务档案微信推送的文章阅读量却偏低，这种现象不得不引起我们的重视。

（二）疏于管理，跟风现象严重

在“微博热”的推动下，部分档案局馆跟风开通微博。由于疏于管理，档案微博的更新并不及时，其整体水平有限。例如：仅发布信息，未利用过微博的其他功能。甚至部分档案微博开通至今没有发布任何一条信息，而成为空头账号。在这方面，档案微信存在的问题是发布的信息周期较长，部分档案微信连续数月不更新。部分档案微信未合理利用微信功能，主页面没有设置服务栏与互动栏，自动回复功能未充分利用。

（三）内容缺乏针对性

档案微博没有形成自身的特色，与档案相结合的原创性文章较少。发布的内容多为节日或节气信息、当地民生新闻、情感励志美文，以及相关转载等。上述内容，由于缺乏针对性，传播效果并不理想，无法引起公众关注。档案微信存在的情况是当内容过多时，用户往往会筛选出自己感兴趣或认为有用的信息，忽视与自己不相关的信息。而部分档案微信推送的内容，只有档案部门的工作报道，没有用户想要了解更多的档案信息。另外，有数据表明，微信公众号推送的文章在上下班高峰期和晚上入睡前较能引起用户的关注，而档案微信未针对用户的时间推送信息，容易导致推送的内容被忽略。

三、对策

（一）借助知名微博和微信朋友圈，提高关注度

1.借助拥有众多粉丝的知名微博用户转发并注明其来源，是提高影响力的有效方法。2015年5月毕业季的时候，“人民日报”官方微博发布博文“别拿档案不当回事”，一经发布便在网上引起热议，众多网民参与讨论，档案的有关问题得到普遍重视。因此，档案微博可以借助知名微博用户的转载，使其发布的信息得到关注。此外，档案微博还可以借助新浪活动平台和自建活动这两种方式，吸引公众参与微博活动来提高关注度。档案微博建设初期，运用新浪活动平台，如同城活动、有奖转发等活动形式，吸引公众参与档案活动。当微博的粉丝达到一定数量后，可以面向自己的粉丝群自建活动，即让粉丝@他们自己的粉丝一同参与以便提高关注度。

2.借助其他知名微信公众号转载或者分享至朋友圈来提高关注度。以2015年暑期大火的电影《大圣归来》和下半年大火的电视剧《琅琊榜》为例，二者在播出时都呈现了先低后高的现象。前者在大片包围的情况下票房过亿，后者从开播收视率较低到最后引起全民追剧的浪潮。有媒体对此现象进行分析发现，各大微信公众号的推荐褒扬和朋友圈的转发起到了至关重要的作用。因此，档案微信可以加强与其他微信公众号的联系，推送的信息可以借助其他微信公众号转载。同时，对于上述信息，可以转发给好友，或者在朋友圈中分享链接。这种基于社交关系的传播，可以使档案信息的传播范围扩大，针对性更强，宣传效果更好。

（二）建立专门的管理团队，进行有效管理

1.档案微博需要建立专门的管理团队对档案信息进行收集、筛选、整理和加工，这是能够定期发布优质档案信息的重要条件。政务档案微博可以结合地域特点，根据地方历史文化，形成特色系列，辅之以档案新闻和工作动态。个人或非官方组织微博则需要明确定位。

2.档案微信需要改善主界面以及自动回复功能，在微信平台主页上设置主栏目。每个主栏目再分设子栏目，或者建立一个相当于兴趣部落的子栏目，让用户在此发布话题，互相讨论，发表评论。改善自动回复功能，即提高用户所输入的文字与后台数据库内部主题词库识别的精准度。

（三）结合社会热点，找准受众定位，提高内容的针对性

1.与社会热点相关的信息在特定时期内往往是人们所需要的，同时也是吸引其他微博账号和微信公众号进行转载的因素之一。档案“微”平台可以结合热点发布档案信息。如毕业季结合毕业的话题，提供有关毕业生须知的毕业后档案处理问题的信息；国考时结合国考的话题，提供人事档案与政审相关的信息；在越来越多人去往大城市打拼，需要在异地办理居住证的当下，提供与之相关的档案信息，即办理异地居住证前提是将办理者的档案调到居住地等。

2.针对不同群体提供不同的档案信息，一方面提高档案“微”平台的关注度，另一方面使档案系统外人士意识到档案在生活中的重要性。相关调查表明：档案系统内的人士关注更多的是档案界的动态，包括档案学的发展，工作业务的拓展，以及档案界的研究成果等，档案微博或微信应据此提供档案工作的动态和“行业前沿”即学术研究的信息，以满足档案系统内人士的需求。档案系统外人士指工作或研究方向与档案没有直接联系的人士，他们关注的则是与自身相关的信息。例如：对于需要评职称的人士，提供档案与参与资格评定间联系的信息；对于计划出国的群体，提供出国审查需要档案进行政审的信息。

3.根据用户的时间推送文章。研究表明：若微信账号定位在励志，则适合早上八点前推送文章，因为工作的人喜欢在早上看励志美文开始奋斗的一天；账号定位在趣味性，则适合晚上七点至八点推送文章。档案微信大多定位在传播档案领域知识和新闻，较适合在晚上八点到十点推送文章，因为这段时间用户能够静下心思考问题。

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