略论档案管理创新

【摘要】档案资料作为人类社会发展和时代变化的主要依据，有着非常重要的历史意义。档案工作是一项管理资料、记录历史、服务社会的工作。人们可以借助档案资料，认识过去、把握现在、预知创造未来。本文通过分析目前档案管理工作的困境，提出了创新档案管理工作的思路。

【关键词】档案管理；创新思路；理性思考

一、目前档案管理工作的困境

由于受多年形成的封闭保守的传统档案管理意识的影响，档案人员都缺乏市场的竞争意识和优胜劣汰的危机感，没有开拓进取的精神，这种消极的态度致使档案中潜在的巨大价值不能开发出来。

1、档案基础建设落后

①档案保管条件差。在面对档案的保管时，我们都会起保管装具进行严格的要求，并且达到“八防”的原则要求，对档案进行防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防蛀、防腐等方面的工作。可是，要求永远只是要求，人们在对很多的档案管理时都是应用的那些保存质量及其不好的木制装具，这对档案的保持有着严重的影响。②档案基础工作准备不充分。大多数档案馆由于经费紧张，很多资料不能分门别类，无法进行电脑录入管理。③档案信息资源开发面窄，不能达到很好的社会效益和经济效益，这样使得档案馆经济紧张进而造成恶性循环。④档案基本管理设备缺乏。有些档案馆的最基本的设备设施也都没有配备齐全。

2、“人性化”服务意识淡薄

有的档案工作人员固守“等、靠、要”的思维方式，对读者缺乏人性化的关怀。每日所做的服务只是固守在馆内，有读者来就接待，没有也无所谓，当读者问到哪类档案在什么地方，甚至他自己都不知道。馆里有什么档案就提供什么，不去引进新的资料以与时俱进。

3、档案从业者的总体状况不尽人意

不管是职业群体的数量，还是职业群体的结构，档案馆从业者的整体素质远远低于其他许多行业。一些档案馆存在不求有功，但求无过的“不作为”现象，给人们形成档案职业清闲、舒适的印象，档案职业成了中低层次中老年“养老”和家庭型职业女性“顾家”的理想职业，从业者中受过高等教育尤其本专业高等教育的人非常少。

4、档案从业人员的工作业绩无衡量的尺度

档案职业人员工作业绩主要测评档案职业主体所完成的各种工作指标。但现在的管理体制中，根本没有哪个档案馆有这样的考核尺度，没有业绩的比较，就没有竞争的动力，从业人员也就没有相应的工作热情。

5、档案从业者的自卑心理对档案事业的消极影响

档案工作者的心态是最重要的，这不但影响着档案工作者在工作中的积极性，还对档案的良好保存有着严重的影响。在现实生活中，大多数年轻人在从事档案工作的时候，都有着一种强烈的自卑感，而这些自卑感就逐渐的演变成工作中的消极情绪，对自身的生活质量和工作质量都有着严重的影响。

二、档案管理创新

1、思路创新

（1）管理理念创新。档案管理工作者必须解放思想，更新观念，改变过去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导的状态，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。

（2）管理内容创新。档案馆虽然收藏有文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

（3）管理方式创新。通常档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发与利用。

（4）人才资源创新。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特點，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。

2、手段创新

长期以来，档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或利用手段是手工的，严重阻碍了档案的管理水平和利用程度。因此，实现档案信息化管理，要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，解决文档一体化问题，以提高工作效率和服务质量。

一个档案馆只有将检索工具编制得科学化，合理化，简洁化，才能全面的揭示本馆所藏的档案，也就越能迅速的开发信息。在目前的条件下，不仅需要建立一个科学的完善的手工检索系统外，还要逐步适应信息社会的需要，积极应用计算机技术建立自动化的检索系统。另外在编制检索工具时，要使得分类多样化，加强检索引擎，要做到总目录、一级目录、二级目录、专题目录等井然有序，既要有叙述型检索工具，也要有条目型检索工具。

3、实践创新

（1）加强知识管理的核心是以人为本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化宣传，取得各方面的理解和支持，不断把档案工作推向新层次、新台阶。

（2）加强信息资源建设，开展资源整合。优化馆藏，提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。

（3）建立档案管理人才竞争机制，鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时，注重档案管理人员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。

总之，我们只有创新档案管理工作，才能保证档案管理工作具有生机和活力，从而实现档案行业的可持续发展，为快速发展的社会服务。所以，档案管理单位要不断改变传统的管理方法和模式，利用先进的科技和技术手段，要善于提出新方法和思路，并和现代经济发展的需要相结合解决实际新问题，不受传统的管理方法和模式所制约，并加以创新，从而最终实现档案管理工作的新突破，更好的适应当今社会经济发展的要求。

【参考文献】

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[2] 梁守英. 关于高校档案工作创新的思考[J]. 广西右江民族师专学报， 2003（6）.

[3] 赵惠清. 创新档案管理服务企业建设[J]. 中国科技信息， 2010（15）.

[4] 吴 静. 合资公司创新档案管理的思路[J]. 机电兵船档案， 2007（4）.

【作者简介】

蒲小峰（1964—），男，甘肃陇西人，本科学历，现任职于中共天水市委党校，主要研究方向：档案管理。