浅析人事档案的重要性

柯颖

摘 要：人事档案是人事管理活动过程的产物，它与用人制度有着密切的联系。随着人事制度逐步的发展和日益健全。具有神秘色彩的人事档案，它由哪些材料构成，又反映了哪些信息。人事档案为什么这么重要。这都是做为个人需要知晓的。

关键词：人事档案 重要性 构成及解析 法律依据

中图分类号：F240

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）05-250-02

档案是指组织或个人在以往的社会活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。我国档案采取分类管理的方式，档案按其类别被划分为文书档案、科学技术档案和专门档案。其中专门档案中的人事档案是人事科日常管理工作中最常见的档案，是每个用人单位了解职工基本情况的非常重要的资料，也是一个人政治生涯中的重要组成部分，是不可小看忽视的。

人事档案是指将个人从出生到死亡各个时期人事活动中所形成的产物，是一个人一生轨迹的缩写。档案记述和反映了个人的经历和德才表现，以个人为单位组合而成，以备组织考察的文件材料。主要是由其所在组织的人事、劳资、党委等部门在培养、选拔及任用人员的工作活动中形成的原始记录。

一、人事档案的构成及解析

人事档案总是与机密联系在一起，是一个让人觉着神秘的物件。你的档案，组织可以查阅，而你自己却不能看；传递档案时，要先将档案开口处封上密封条并盖上公章，本人绝对不能接触到自己的档案；档案进行传递时，也要通过中国邮政的机密件渠道进行传递，而不是快递公司；那么这个我们自己不能看的神秘物件中到底都装了些什么呢？

其实在这个神秘物件中所装载着都是我们每个人在以往的社会活动中形成的，具有个人相关情况的各种纸质记录的固化信息。人事档案由十大类材料构成，组织通过查阅档案就可以反映出个人的相关的各种信息：

第一类：履历材料的构成：干部履历表、军人履历表、更名材料等。通过查阅可以反映在各个填表时点上，个人的一个全面的历史情况；个人改名的原因、组织的批复。是领导干部“三龄二历一身份”的“经历”的辅助证明材料。

第二类：自传材料的构成：自传。通过查阅可以反映个人在各个时期对自我情况的全面介绍、自我的评价及家庭情况、社会关系的简明情况。

第三类：鉴定、考核、考察材料的构成：个人鉴定、考核表、政治思想品德考查表、干部个人审计报告等。通过查阅档案可以反映出各个时期个人的年度考核情况；在校期间思想品德表现、社会实践情况；领导干部离任时对其在任期间的审计考核及审计报告。

第四类：学历、职称、科研、培训材料（分四小类）：

Ⅰ类：学历、学位的构成：报考表、毕业生登记表、成绩单等。通过查阅可以反映出个人的在校学习成绩、学习经历，全日制教育及在职学历、学位教育情况。是领导干部“三龄二历一身份”的“学历”的主要依据。

Ⅱ类：职称的构成：任职资格申报表、资格考试合格人员登记表。通过查阅可以反映出个人的职称晋升的过程，同时也是九大类Ⅰ小类工资变动表中职称聘任的主要依据。

Ⅲ类：科研的构成：创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作及有重大影响的论文目录等材料。通过查阅可以反映出个人的科技技术层次、技术水平、科研成果。

Ⅳ类：培训的构成：进修结业证书、进修表。通过查阅可以反映出个人的继续再教育、外出培训等提高个人思想素质及技术水平的相关培训。

第五类：政治历史情况的审查材料：有关干部本人历史上重要关节问题的审查材料、结论、批复、本人对结论的意见。通过查阅档案可以反映出在历史上重要关键问题个人及家庭成员的政治表现及其它需要向组织说明的情况。

第六类：参加中国共产党、共青团及民主党派的材料：入团志愿书、入党申请书、入党志愿书、转正申请书、培养对象考察表等材料。通过查阅档案的第六类材料，可以反映个人的政治面貌及参加党派时间。是领导干部“三龄二历一身份”的“党龄”的主要依据。

第七类：奖励材料：各种荣誉称号的审批表和事迹等材料。通过查阅档案可以反映个人的先进、表彰、嘉奖等先进事迹。

第八类：处分材料：处分决定、通报批评材料、刑事判决书、撤消处分等材料。通过查阅可以反映个人处分的原因、级别、组织审查的结果。

第九类：工资、任免、出国等材料（分四小类）：

Ⅰ类工资：各种工资变动审批表、登记表。通过查阅档案可以反映个人的工资演变情况，同时从该类表格中也可以看出个人的职称聘任、职务晋升情况，是四大类Ⅱ小类职称变动、九大类Ⅱ小类职务晋升的相应辅助证明，也是领导干部“三龄二历一身份”的“工龄”、“经历”、“个人身份”的主要依据。

Ⅱ类任免：干部任免、工作调动。通过查阅档案可以反映个人的职务经历、工作单位的变动情况。是领导干部“三龄二历一身份”的“经历”的主要依据。

Ⅲ类出国、出境：出国（境）审批表。通过查阅档案可以反映个人的因公出国（境）的事由、地点、时间等情况。

Ⅳ类其他：党代会、个代会登记表等材料。通过查阅档案可以反映个人的出席县级以上的党代会、民主党派会议的情况。

第十类：其他可供组织上参考的材料。

随着党和国家对领导干部管理的要求，对于领导干部是“三龄二历一身份”（即干部年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份）的认定也日益严格。其中领导干部的年龄应与选拔、任用、退休有着息息相关的重要性，更是认定的重点内容。

根据中组部、人事部、公安部《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字〔2006〕41号）对干部出生日期，按干部档案的最先记载的出生日期为依据。干部的最先记载的相关材料有可能为：第三类思想品德考查表、第四类小Ⅰ类的在校期间填写的相关材料、第六类的入团志愿书等材料。在早期材料缺失的情况下，干部身份的按第九类小Ⅰ类中的新参加工作人员登记表、大中专毕业生转正定级表所填出生日期进行认定；工人身份的按招工登记表所填出生日期进行认定；有参军经历的，按入伍登记表所填出生日期进行认定；有上山下乡经历的，按上山下乡知青登记表所填出生日期进行认定。

对于个人档案记载多个出生日期或出生日期与身份证不一致的，按只可改大不可改小原则进行认定。具体认定为：1、因升学、入团、入党、入伍、招工等因不够年龄，而将档案中早期材料记录的年龄填写较大时，而后期档案又将年龄改回的，按即得利原则（即由于填写较大年龄已经从中得到相关的利益）必须认定为升学、入团、入党、入伍、招工等时填写的较大年龄认定。2、在因升学、入团、入党、入伍、招工超龄，而将档案早其材料记载年龄填小的，相关部门必须指派专人到公安、教育、医疗部门进行调查取证，按相关认定程序做出认定，并将其年龄恢复成实际年龄。

二、档案管理的法律依据

《中华人民共和国档案实施办法》、《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及各省的档案条例、档案管理办法。这些法津、法规都是平时日常工作中常用的管理指导法规细则。

三、人事档案的重要性

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

人事档案是过去工作和历史情况的真实记录者，是历史活动的真凭实证。是第一手的参考材料，是在社会活动中直接形成的，客观记录着历史情况，具有最可靠的凭证。要历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部，人事档案具有不可替代的作用，是一个重要依据，它为管理部门提供备查的依据。

人事档案是审查领导干部的过去经历、思想觉悟、品质能力、社会关系等等，是考察了解和正确选拔使用干部唯一手段。同时人事档案也代表单位组织和上级领导对个人进行全方位的跟踪监督，相伴终身。做为人力资源管理者，在日常工作中对人事档案收集、整理、保存、维护，保证人事档案的历史真实面貌。是对个人、组织负责任的一件好事，功在当代、利在千秋的重要事业。

参考文献：

[1] 《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》

[2] 《干部档案工作条例》

[3] 《关于加强干部人事档案管理工作的暂行规定》

[4] 李扬.人事档案管理问题与对策研究[J].信息化建设，2015（12）

（作者单位：三明市中西医结合医院 福建三明 365000）

（责编：玉山）