事业单位档案管理工作存在的问题及对策

孟蕊

【摘 要】档案管理工作是事业单位管理工作的重要组成部分，对于事业单位的内部管理具有重大的意义。只有不断完善事业单位档案管理工作，才能实现对于事业单位内部人员的有序管理。但是目前我国事业单位内部的档案管理依旧存在很多的问题，本文着重探究了事业单位档案管理存在的问题，并且提出了相应的解决对策。

【关键词】事业单位；档案管理；问题；对策

一、事业单位档案管理工作的重要性

随着我国经济的发展与改革开放的深化，事业单位的改革与发展也取得了一定的成果，因此事业单位内部档案管理工作也面临着更大的挑战。为了保证工作的有序进行，就必须对众多的文件进行有效的管理。档案管理工作对于事业单位的发展具有十分积极的意义。规范化的档案管理工作可以推进事业单位的工作效率，提高工作质量，使得事业单位内部运行更加协调有序。但是目前我国事业单位的档案管理工作不容乐观，各事业单位档案管理工作参差不齐，没有形成严格统一的规范，导致工作连续性被破坏，阻碍了档案管理工作的规范化建设。

二、事业单位档案管理工作存在的问题

我国事业单位档案管理的平均水平仍然处于由传统的档案管理阶段向现代化新型档案管理阶段的转型期，由于转型带来的档案管理工作的“阵痛”不可避免，存在些许如下问题：

（一）重视程度不够，认识程度不足

在中共中央的领导下，各大事业单位逐步基本认识到了档案管理工作的重要意义，并且逐步完善档案管理工作的流程，来服务于事业单位内部管理工作，但是许多单位对于档案管理工作的认识还较为局限，科学性与全面性尚为欠缺，导致档案错乱、遗失、寻找不便等弊端，使得档案管理工作效率低下，没有达到工作要求的系统化、集中化、优质性等特点。同时也没有满足市场对于档案信息的需求，不利于事业单位内部管理工作的可持续发展。

（二）“依法管理”意识缺乏

我国针对事业单位档案管理工作设立了专门的《档案法》和《档案管理办法》等一系列规范档案管理工作的法律，基本形成了档案管理工作“有法可依”的局面，但是各事业单位在运行档案管理工作时，首先是工作人员对于国家设立的档案管理法律知之甚少，其次工作人员没有意识到档案在内部管理工作以及事业单位改革发展中的重要性，因此档案管理法律使用成效甚微，没有形成“依法管理”的良好局面，导致事业单位档案管理工作欠缺合法性、条理性。

（三）档案管理工作人员素质有待提高

由于对档案管理工作缺乏科学性、连续性以及合理性的认识与重视，部分事业单位的档案管理工作人员更换频繁，在管理人员招聘时，并没有考虑到工作的长远利益，而是饮鸩止渴，以眼前的利益为主，没有为档案管理工作日后的发展储备相应的人才。其次，部分事业单位在档案管理工作人员招聘时，没有将专业知识素质进行重点考察，但是档案管理工作本身是一个专业性较强的工作，缺乏专业知识、综合素质不高的工作人员会造成档案管理工作发展不顺利。例如：在档案查找过程中耐心不够、对于档案归档工作缺乏专业性，对于档案手续完整性审核不到位等等，这些都会造成部分工作失误，没有形成档案管理部门对于其他部门的辅助作用。

（四）档案管理部门缺乏现代化支持

档案保存工作需要温度、适度等多方面适合的条件进行协调，否则档案就会被损坏，但是部分事业单位的档案储存室条件简陋，湿度、防火等设备配置不全，各种隐患充斥，工作人员感受不到单位对于自身工作的支持，也会产生消极怠工的情绪。同时在传统档案管理工作向现代化档案管理工作的转型阶段，档案管理部门更加需要资金支持，来购置现代化的办公设备，来实现电子化办公，统一档案管理体系，以方便查询与归档，但是很多单位对于该部门的资金投入稀少，现代化的设备与人才没有落实到位，因此档案管理部门的工作发展陷入停滞。

三、事业单位档案管理问题的解决对策

针对目前我国事业单位档案管理工作存在的主要问题，为了进一步加强档案管理工作的重视程度，并且促进事业单位档案管理工作的进一步发展，应当从以下几个方面进行管理：

（一）加强全体人员认识与重视

为了进一步完善事业单位档案管理工作的流程，促进其现代化转型与规范性，首先应当强化对于档案管理工作的认识与重视。第一，要加强全体人员对于档案管理工作的重视程度，尤其是领导人员，只有事业单位管理者对于该部门的工作重视起来，才能调动部门工作人员的积极性，同时才能引起全单位对于该工作的重视，这项工作应当定期进行，长期坚持，才能达到宣传效果；其次，要加强全体人员对于该工作的科学性、合理性认识，要采取一定的科学方法进行档案管理，提升工作效率，并且要激发档案部门工作人员积极创新管理方法，为部门工作做出杰出贡献，不能将工作热情只停留在重视层面，而要深化认识，促进事业单位档案管理工作专业化、科学化，这需要单位内部建立一定的奖惩机制，并且完善单位内部文化来激励员工。

（二）加强法律法规的宣传与利用

事业单位要将“依法管理档案”这一工作原则进行深入强调与解读，明确做法，避免工作中的模棱两可。同时要严格依照法律规定进行档案管理工作，以方便与其他事业单位的对接，避免多种管理套路的出现，为工作带来不必要的麻烦，加强档案工作的程序化、规范化与科学化。其次，要对工作人员定期开展法律法规培训，并且要在事业单位内部定期进行档案管理法律法规宣传，档案管理工作的工作人员必须对于相关法律法规烂熟于心，以保证事业单位档案管理工作按机制轨道有序运行。

（三）严格甄选工作人员，明确分工

事业单位在为档案管理部门招聘管理工作人员时，应当注重对于其专业知识的考察，以及从多个角度评判其是否适合这项工作，应当从档案管理部门的长远发展角度考虑，为部门挑选真正合适、具有能力和创新意识的工作人员。其次，在档案管理部门内部，应当明确各位工作人员的职责，避免工作推诿。例如：整理归档、档案查找、档案调配、档案资格审查等工作分别都由谁负责，从而加快工作效率，使得工作人员熟能生巧，不仅保证了工作效率，还保证了工作质量。如果出现工作错误，也方便进行更正，并且能培养工作人员的责任感与工作意识。

（四）加强部门资金投入，提供发展基础

在加强对于档案管理工作的重视程度之后，应当着手对于档案管理工作室的硬件设施进行更新与检查，确保珍贵的档案资料在安全的环境中保存。同时应当定期聘请专业的档案管理人员进行检查，确保档案保存的科学性。事业单位还应当适当加大档案管理部门的资金投入，一方面是体现对于部门发展的重视，另一方面是改善档案管理部门的办公环境，促进档案管理新方法的创新，加快向现代化新型档案管理的转型。

（五）拓宽档案信息资源开发渠道

事业单位档案管理部门应当打破原有的档案信息搜集模式，积极利用各种现代化手段完善档案资源信息，发挥档案的价值。同时，事业单位应当编写属于单位的档案发展史，以形成系统的档案管理流程，由每一位档案管理部门工作人员进行总结完善，在此基础上对档案管理方法适度创新。其次，各单位的档案管理部门应当组织定期交流，互换工作经验，促进共同发展。

【参考文献】

[1]丁峰. 新时期事业单位档案规范化管理的具体方法探讨[J]. 办公室业务，2014（7）：74-75

[2]闫凯. 事业单位档案管理规范化的思考[J]. 产业与科技论坛，2015（10）：205-206