机关事业单位人事档案管理中存在的问题及对策

李南

【摘 要】随着干部人事制度改革的不断深入，干部档案规范化、标准化、现代化管理给档案工作人员提出了新的挑战。因此，科学地管理人事档案是非常重要和必要的。但目前机关事业单位人事档案管理中还存在一些问题。本文就机关事业单位人事档案管理中出现的问题提出一些的对策。

【关键词】机关事业单位；人事档案；管理；问题；对策

机关事业单位人事档案包括当事人履历材料、自传材料、组织鉴定、考察材料、考核情况；学历、学位、培训和专业技术职务情况的材料；同时也包括政审、职务任免、加入党团组织的材料；奖励及违纪材料；工资级别调整等等。机关事业单位人事档案是机关事业单位人事部门的核心工作，是职称评定、提拔任用干部、解决工资待遇、办理养老保险等方面的重要依据。机关事业单位人事档案是国家机关和事业单位在人事管理活动中直接产生的，是个人情况的真实记载和客观反应。它能充分反映出个人经历、德才能绩、工作表现、奖励处罚等重大事件。随着干部人事制度改革的不断深入，干部档案规范化、标准化、现代化管理给档案工作人员提出了新的挑战。因此，科学地管理人事档案是非常重要和必要的。但目前机关事业单位干部人事档案管理中还存在的一些问题，下面就机关事业单位人事档案管理中出现的问题提出一些的对策。

一、机关事业单位人事档案工作中存在的主要问题

（一）单位领导重视程度不够。由于档案工作历年来不受单位领导的重视，一些主管人事档案的单位领导把大量的时间精力用在经济建设上去，认为干部人事档案管理可有可无，无需投入大多的时间和精力。由于领导的不重视，直接导致档案管理人员工作责任心不强，工作积极性不高，单位档案管理的硬件设备投入不足。大量的人事档案堆积如山，只有到上级部门检查时，才搞突击完成该项工作。

（二）档案工作者责任意识淡薄。责任心是一个干部思想品质、工作作风、精神境界的具体体现，更是做好干部人事档案管理工作的本质要求。一些档案工作者责任意识淡薄，不能处理好工作和个人业务的关系，观望思想严重，缺乏开拓创新和争创一流的精神，作风不扎实、工作不务实，工作流于形式，既不注重干部人事档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不进行现代化管理手段的学习。有的档案工作者由于在该岗位上干得时间长，思想上产生厌倦情绪，工作懈怠，渐失档案工作者应有的政治责任感。

（三）档案工作人员少，业务素质不高。一些单位从事干部人事档案管理的工作人员一般都身兼多职，没有进行过专门的业务训练，就匆忙上岗，业务素质参差不齐，而有的单位档案管理人员更换频繁，往往刚刚熟悉业务就更换岗位，使得档案管理工作经常发生断档现象。《干部档案工作条例》中指出“每管理一千卷档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。”随着干部人事档案库藏量增长，个人材料不断增加，进档频繁，档案信息不断丰富，而人事部门的档案管理人员却没有增加，一般档案室只有一名工作者，管理的档案卷数却在两三千卷以上。这既增加了档案工作者管理档案的任务数量，又增加管理难度。有的人事部门没有专职档案管理人员，管理人员整天忙于应付日常管理事务，没有时间学习提高，只起到了保管员的作用。这些都制约着机关事业单位干部人事档案管理水平的提高，不利于干部人事档案管理工作的发展。

（四）缺乏健全的人事档案管理制度。制度是做好任何工作的前提和保证，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。人事档案工作也如此，一些机关事业单位由于制度不完善，使得人事档案管理缺乏有效的措施。有的单位虽然制定了人事档案管理制度，但实际执行力度不大，使得制度成了摆设，花架子。如一些人事档案管理人员在外来人借阅和转递干部人事档案时，对不出具介绍信、不登记查借阅手续、不按要求转递人事档案的睁一只一眼，闭一只眼。有的人员在档案上擅自涂改、圈划、抽取或撤换档案材料，使得干部档案材料出现了弄虚作假现象。随着干部人事制度改革的不断深入，干部档案管理越来越细致化，标准化，现代化，因此要求机关事业单位从完善制度、落实制度入手，将人事档案管理制度当成重点工作来抓，以适应社会发展的要求。

二、解决机关事业单位干部人事档案管理中问题的对策

（一）强化组织领导，提高思想认识。机关事业单位人事档案工作是党和国家干部人事工作的重要组成部分，是个人经历真实记载，是干部思想品德、业务能力等各项工作的具体反映，同时也是培养和考察选拔干部的重要依据。干部人事档案的完整、真实、规范是做好干部工作的基本条件。单位领导一定要高度重视干部人事档案管理工作，把做好人事档案工作当成向党的事业负责，向干部个人负责的一项工作来抓。把档案管理工作列入单位干部人事工作的重要内容，建立档案资料收集责任制，并把此项工作纳入年度考核范围，纳入岗位责任制中，确保档案工作有序开展。

（二）完善人事档案管理制度。机关事业单位要建立干部人事档案收集、审核、接转制度，没有正当理由不得将档案外借，借出时要出具相关手续。对发现问题的档案材料要及时纠正。对失真的档案材料要进行实地调查，以确保实材料的真实性，维护干部人事档案工作的严肃性。要建立和完善干部档案材料收集工作的协调机制，加强组织人事部门内部各机构在干部档案材料形成、收集上的沟通协调。要建立工作联系制度和情况通报制度，保证干部人事档案材料形成规范、收集齐全、归档及时。

（三）培养现代化档案管理队伍。机关事业单位要加快培养现代化档案管理队伍，提高档案人员的综合素质，要坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训，不断提高业务水平和工作能力。培养档案管理人员淡泊名利，吃苦耐劳，忠于职守，踏实工作的精神，增强事业心和责任心。要加强学习，提高政治素养。要组织各种类型的学习培训，满足干部人事工作的需要。在培训内容上，突出重点，讲究实用；在培训形式上，采取集中培训与以会代训相结合。同时，可安排外出参观学习，拓宽视野，全面提高干部人事档案管理工作者的综合素质。也可通过远程教育网学习档案新知识，积极主动地参与档案的收集工作。要严格组织纪律，切实增强档案工作人员的责任心与法制意识。在实行聘任制、竞争上岗等人事制度改革的过程中， 注意适当稳定档案管理岗位的人员。

（四）逐步实现档案的现代化管理。为适应新时期档案管理工作的要求，机关事业单位要转变人事档案管理理念，提高对人事档案资源的开发与管理水平，建立人事档案管理信息系统，努力开发人事档案管理的新功能，实现个人基本信息的微机检索和联网查询，实现用现代化手段管理和利用档案，使之为选拔人才提供更大的空间。努力培养档案工作人员的现代化管理意识与水平，不断为其补充新鲜知识体系，为现代化管理提供技术支持。由过去档案室进行收集、整理档案转变为通过网络技术和信息平台收集档案信息。并实现既能利用计算机查找档案，也能实行人工查找档案，与各相关部门沟通，共同搞好档案的信息化建设工作。