企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求

潘杨静

【摘 要】随着社会经济体制的逐步完善，企业的管理核心由产品管理变为知识管理。新世纪企业间的竞争归根究底是人才的竞争，人力资源管理成为企业管理中重要的部分，企业内的人力资源管理水平决定着企业的发展进程。在企业人力资源管理的改革中，人事档案管理和人力资源管理相辅相成，二者的关系也随着社会的进步而不断发生变化。在现今的企业发展状况下，企业管理中人力资源管理对人事档案管理具体工作做出了新的要求，为保障企业的长远发展，人事档案管理体制的改革工作迫在眉睫，笔者从企业人力资源管理的角度，对人事档案管理工作做出的新要求进行了详细的阐述。

【关键词】人事档案管理；企业人力资源管理；人才

前言：

随着我国对企业的扶持力度，企业的建立在质和量上有了很大的飞跃，随之而来的竞争愈演愈烈，企业间的竞争归根结底是人才的竞争，所以，企业的人力资源管理成为企业管理中重要部分。而人力资源的管理是否有效主要取决于人事档案管理工作。因此人事档案工作又成为企业人力资源管理的重要部分，人事档案管理和人力资源管理是统一的整体，二者的工作密不可分，尤其在当下的经济体制的变化下，企业人力资源管理管理对人事档案管理工作做出了新要求，人事档案管理工作的改革势在必行。

一、企业人事档案管理工作在人力资源管理中的重要性

（一）为企业人力资源管理提供有效数据

人事档案管理工作作为企业人力资源管理的数据库，能为企业人力资源管理提供在人力调整的资料依据。在人事档案中记录企业员工的工作状况，对员工进行合理的工作安排，发挥其工作优势，根据现在的工作做出分析，预测其未来的发展潜力，避免人才的流失，为企业输送高素质人才。由此可见，人事档案管理的有效工作简化了人力资源管理的繁琐步骤，提高了企业人力资源管理的工作效率。

（二）预测潜在的人力资源需求

以企业现状为依据，通过对人事档案资料的整理和分析，能够得出在企业发展中对人才的需求。企业需要哪种类型人才，由此来提供员工的详细资料，制定有效的人力资源计划。在现今的经济发展状况下，一个企业的发展离不开人才。所以，企业只有首先通过对人事档案的分析，才能获取所需的数据和资料，然后进行更科学、更精准预测企业的人力资源需求。

（三）辅助人力资源管理的配置

人事档案是人力资源管理中的信息载体，是企业识人用人的重要依据，所以，合理有效的人事档案管理能使企业间的各个部门档案资源共享，避免资料信息的狭隘性，保障了信息资料的实时性。使人事资料在各部门机构间流动，避免人才的浪费和过剩等不均衡的配置，使企业内各部门的人才分配平均，不仅使人才得到了用武之地，也使企业各部门的工作更高效的进行。

二、企业人事档案管理的现状

（一）人事档案资料不完整

在企业人事档案管理管理工作中，大多数的档案资料太过于表面化，对员工的记录和评判只有积极赞扬的资料，没有按照员工在工作中真实的状态来记录，往往只记录优秀的方面，对于出现的工作过失避而不记，严重缺乏了人事档案资料的真实性，导致了人事档案资料和数据的不完整。这样不利于企业对人力资源状况的深入分析，使人力资源管理工作出现偏差，导致对人才的错误评估和做出不合理的工作安排。此类情况在企业管理中普遍存在，势必影响企业的发展和进步。

（二）人事档案管理体制不灵活

随着社会不断的进步，企业用人的方式越来越多样化，呆板的企业人事档案管理体制已经不能满足企业的灵活任用人才的需求。企业招聘员工和提拔人才时，更注重的是员工的个人能力而不是该员工的工作履历、毕业院校等方面，企业对员工的管理主要是依据工作合同，而不是完全地依靠人事档案，员工只要履行了工作合同上的规定，可选择其擅长的工作类别。此外，企业人员流动性较大，当前的人事档案管理及其连带的人力资源管理系统不能发挥其应有的作用和功能，导致不能很好的配合现代企业识人用人的灵活制度。

（三）记录人事档案管理模式落后

随着信息时代到来，互联网的技术发展给整个社会的生活和工作带来便捷，并被各个领域广泛的应用。在一些企业或公司的人事档案管理工作中，传统的档案管理和资料记录工作模式仍然被使用，虽然有些企业在人事档案管理工作中使用计算机来记录，但只是做简单的整理，没有发挥出计算机档案文字记录的作用，这不仅没有适应现今的科学技术发展环境，还给企业的管理工作带来了繁琐，降低了人力资源管理工作的工作效率。

三、企业人力资源管理对人事档案管理工作的要求

（一）改善人事档案管理制度

改善人事档案管理制度，就要对管理人员和管理资金上进行改革，运用现代科学技术，对人事档案管理进行系统的整合，使人事档案管理工作更好的为人力资源管理效力。同时要与企业实时人才招聘的要求相符，灵活的进行员工的档案记录和评估，提高人事档案工作效率，提升人事档案管理工作价值和服务功能。

（二）加强人事档案资料的真实性

前文阐述了人事档案资料的作用，做好人事档案管理的工作，首先要保障档案资料的真实性。在进行人事档案信息收集工作时，所有的资料必须实事求是，记录真实信息，避免含糊不清和信息矛盾。其次，提高对档案规定制度的宣传力度，人事档案管理工作者要做到公平、公正、公开，要调动和利用档案都必须按照规定程序进行，此外，要对相关制度进行修正，认真贯彻实行和执行，不论职位高低都应遵守，避免出现虚假档案。最后，还要做好档案信息的鉴定和监督工作，对已完成的记录资料进行审核，杜绝人为等不真实篡改，保障档案数据的真实可靠性，才能更好地服务人力资源调动。

（三）提高人事档案管理工作者的专业水平

人事档案管理的主体是档案工作人员，档案资料的记录有效性取决于其专业水平，所以，提高人事档案管理工作人员的业务水平是必要的。作为人事档案管理工作人员，要有较高的文化素养、业务素质和职业道德。在进行工作时，加强自身的专业知识的积累，同时要与时俱进，熟练掌握现代科技技术，来辅助人事档案管理工作。树立有现代化科技知识的快捷、优质、高效综合的管理理念。同时还要增强档案管理服务的意识，积极主动地与企业内部各个部门做好沟通，更好地为企业的人力资源管理和领导决策提供实时的人力资料。

结论：

综上所述，人事档案管理工作的水平对企业选拨高素质人才有至关重要的作用，是评估员工工作能力的数据来源，在企业人力资源管理中是不可或缺的。提高人事档案管理工作能力和效率能促进企业人力资源管理的水平，从而提高企业在行业内的竞争力。目前，大多数企业中的人事档案管理工作体系不够完善，存在许多管理漏洞，作为企业的人力资源管理者，能察觉这一纰漏并积极的改革与完善，使人事档案管理在企业人力资源管理中充分发挥其重要作用，在经济飞速发展的环境下，利用科学的、有效的措施更好的服务于人事档案管理工作，提高企业人才的任用率，促进企业的飞跃性的发展。

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