房地产电子档案信息化的管理与使用分析

摘 要：在信息化的发展主流下，作为我国国民经济重要组成部分的房地产行业，其档案也逐步进入数据信息化、管理网络化及服务现代化的发展阶段，这也在技术、管理等方面提高了对工作人员的要求。如何才能对房地产电子档案进行信息化管理与使用，受到了该行业的广泛重视。鉴于此，文章主要对房地产电子档案信息化的管理与使用等相关问题进行探讨。

关键词：房地产；电子档案；信息化；管理

于房地产企业而言，档案是记录其发展历程的重要依据，与企业的各种决策与活动执行有着密切联系。随着房地产事业的快速发展，需要录入大量的信息，若想在短时间内实现，必须依靠信息技术手段。在房地产档案的管理中引入计算机技术，具有检索快速、储存量大、查找方便、储存量大、寿命长及成本低等优势。因此，在信息 化的时代，如何才能实现对房地产电子档案的信息化管理与使用，则成为房地产企业面临并亟需解决的一个难题。以下主要就房地产电子档案信息化的管理与使用措施进行分析。

1 适用标准的确定

在信息技术进步快速的时代，若想实现信息交换与资源，信息技术标准化是关键。因此，在数字化建设中，首先要建立起有效的技术标准、工作标准、管理标准，并形成一个数字化利用平台，才能实现对档案的数字化管理。近年来，房地产事业发展迅速，交易数量与事项不断增多，各种手续日渐完善，交易管理更加规范。在这样的背景下，档案工作任务日益繁重，要求也更加严格。房地产档案的管理除了关系到企业自身利益外，更与人民群众的财产密切相关。

针对上述问题，房地产企业则应建立并健全相关的档案管理制度，加强日常工作管理。比如，完善库房管理制度，每日认真记录好档案室的温度与湿度，定期安检，并做到相关记录。档案室内应设置有相应的存放示意图，始终保持档案柜的整齐；对于纸质材料，要注意防水、防火、防虫咬，并注意做好记录、移交、登记及鉴定等工作；对于电子材料，应保证录入的准确无误，并有效利用各种设备，实现对照片、图片及音像等电子材料的科学管理。

2 强化服务理念

从现代管理科学的角度看，房地产市场管理提供的业务也属于服务范畴。在现阶段，社会对房地产市场信息服务的需求更大，但也要求信息更全面、便捷，更期待能够在房地产市场管理信息系统中得更多有价值的房地产政策指导或咨询服务。首先，有明确的服务方向。作为房地产企业，应积极、主动地为城市建设与管理提供服务，最大限度地保障房地产权人的合法权益。同时，注意紧跟时代步伐，不断对现有工作方式或服务手段进行改革与创新，以更好地满足社会经济发展需要。其次，主动、善于了解客观需要，争取主动权，为信息利用者提供更有价值的服务。再次，掌握产权档案的特点及规律，并做好相关的统计与分析工作，不断改进各项业务中存在的问题，提升档案管理的水平。最后，注意处理利用与保密两者之间的关系，充分发挥出产权档案的效能。除此之外，还要注重对责任意识的强化。积极落实相关的制度，并对服务程序考核进行有效的规范；加强对员工的职业道德教育；健全各种工作制度与办事程序，对现有服务方式作出调整与改进等。

3 注重档案信息数据库的建立

在房地产的档案管理工作中，主要包含了两个部分：档案原件与档案数据。档案的信息化，主要是指在计算机中录入纸质档案，并利用相应的系统，实现对这些信息的整理、收集、分类等，让纸质信息转化成电子信息，方便档案的查阅、修改及保存。然而，并非全部档案均能使用同一系统进行管理与使用。由于采用的管理方法各不相同，各个部门使用的档案管理系统也会不尽相同，这会在很大程度上影响档案的电子化发展。

因此，在房地产的档案管理中，应有效利用扫描仪或其他现代设备，依靠工作人员及时将各种档案信息及时录入，并建立有效的信息数据库，方便资料的查阅、检索与查看。房地产档案中包含着大量的房地产信息，材料使用价值较大，并能完成信息的收集、加工、管理等工作。

除此之外，还可建立相应的档案网站。利用网站，将档案和用户连接起来，有利于档案管理部门为广大用户提供多元化服务，充分发挥档案的作用。比如，房地产档案管理人员可在网上公布档案中的房屋面积、坐落位置及平面图等信息，让客户能够根据实际查看有关的房产档案，并可在网页留下对房产资源的需求信息，方便管理人员及时了解与解答客户的新问题，提高服务质量。

4 注重对系统协作效能的强化

在房地产市场信息化建设过程中，往往需要把握更多全面、有价值的市场信息。为此，应努力做好以下几个方面的工作。

首先，建立并健全一套有效的技术规范，内容应包含数据分项、业务分类及数据定义等，为日后实现信息资源共享提供有效依据。其次，对于系统中市场数据的采集面，应尽可能地延伸与拓宽，并事先规划与设计好实现数字化的有效途径；同时，实现多种关联机构和协作部门之间的业务数据采集与转换，方便业务内容向房地产信息的转化。再次，促进系统之间数据的交换与传递。采用的新信息系统，应有利于不同系统或部门间进行数据资源的交互、传递，保证同类业务信息的一致性，并有利于信息共享。最后，对档案进行数字化管理。房地产档案涉及内容多、管理任务繁重，若能对档案实现数据化管理，将会大大提升档案的检索效率及准确度。同时，对档案进行数字化管理，也是保护档案完整性的有效途径。

目前，档案原件损坏的现象日益严重，若能通过录入人员或扫描技术将房产档案录入到计算机中，并给予相应的保存与管理，不但能够有效保证资料的安全性和完整性，也有利于档案资源的共享。

5 注重对人员素质的提升

档案管理是一项复杂、繁琐的工作，而档案管理人员作为档案与利用者之间的连接纽带，其素质如何将会直接影响到档案的利用效率和效果。在实际的工作中，虽然引进了大量的现代化设备，但因为操作人员缺乏，使这些设备的功能无法正常发挥，影响了档案信息化的进程。因此，企业应积极组织对档案人员的技术培训，而档案人员也应加强学习各种档案学知识与现代化信息技术，树立科学的档案管理理念，掌握多种先进的信息技术，以便更好地适应档案信息化管理的要求。

6 结语

综上所述，房地产档案无论是对企业自身还是对客户，都是重要的信息资源，与其自身利益密切相关，故做好房地产档案管理工作至关重要。在房地产档案管理中引入信息化技术，有利于实现对档案的数字化管理，有利于档案的实时使用，不但规范了对档案的管理，也有利于档案资源的共享，促进房地产行业的健康发展，满足人们对房地产资源的需求。

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作者简介：麻艳萍（1976.12- ）女，经济师，研究方向：房地产经纪，房地产评估。