人事档案管理研究

梁雪蓉

摘 要：在高校管理工作中高校人事档案管理工作占有重要的地位。当前随着我国国民经济的不断发展，传统的高校人事档案管理工作已经不能适应高校长远的发展，本文会重点针对这些问题展开论述，提出改进人事档案管理的对策。

关键词：人事档案管理；问题；对策

高校人事档案管理工作是高校日常管理工作的重要组成部分。新形势下，由于高校人事制度的变革，高校人事档案管理工作面临着严峻的挑战，如何使高校人事档案管理工作尽快适应社会新形势发展的需求是当前高校人事档案管理工作急需解决的问题，最终实现高校人事档案工作的发展和创新，提高高校的综合竞争力。高校人事档案管理工作具有复杂性和专业性的特点，主要包括制度建设、人才队伍建设、教学资源和信息管理建设等几个方面。由于当前社会经济的不断发展和互联网技术的融合，使得高校的人事档案管理工作面临着严重的冲击，高校人才流动频繁，制约高校人事档案管理工作的发展。

一、高校人事档案管理的现状和存在的问题

（一）档案管理意识不强

高校人事档案管理重视程度的高低直接决定了档案管理水平和质量的高低。此外档案管理人员的自身业专业技能和思想觉悟也决定了档案管理水平的高低。但由于当前，从事高校人事档案管理工作人员的综合水平不高，导致他们的思想意识不够，对档案管理工作缺乏正确的认识，不能正确认识档案管理工作，因此对基本的档案管理范围知识、人事档案归档内容等了解的不够全面，所以也就不能适应当前高校改革与发展的大潮，为日后高校人事档案管理工作带来了难度。

（二）归档材料不完整，档案管理缺乏规范性

近年来随着高校办学规模的扩大和高校的扩招，高校对人才的需求也进一步扩大。高校急需引进一批高水平的人才，这就无形之中提高了对高校人事档案管理工作的要求。在這些人才引进过程中，通常都会缺少档案材料，有些缺少年度考核资料，有些缺少学历材料，有些缺少职称变动材料，有些缺少工资变动材料，还有的对这些材料收集不及时或是未及时归档，造成这些材料的漏缺，给后期的人事档案管理工作带来了极大的不便。这种传统的人事档案管理仍然以被动的方式进行，也就是通过相关部门以邮寄的方式寄送至档案室，由于寄送不到位或是执行不到位很容易造成档案材料的不完善，比如高校教职员工外出培训或是对于一些停薪留职人员的档案收集工作就不够完善，影响了高校人事档案管理工作的进行。

（三）资金投入不足

当前很多高校在资金投入方面还存在很大的不足，导致高校在硬件设备方面还存在很大的漏洞。比如很多高校并没有将档案库房、阅览室、办公室分开，有些条件好的学校也只是将办公室和档案库房分开，所以也就谈不上其他设备的配备。

（四）人事档案信息化水平低

随着“互联网+”时代的到来，高校人事档案管理工作也要与时代接轨，将现代化的网络技术引进档案管理中。但由于从事档案管理的工作人员年龄偏大，思想意识落后，受传统规章制度的影响，很难将计算机与纸质档案进行有效结合，导致高校人事档案管理工作难以实现信息化，他们仍然采用传统的手工完成，这样既增加了工作量，还不能对人事档案工作进行有效查询。传统的人事档案管理工作只是简单的对材料进行装卷、整理，注重外在形式的管理，而对于档案材料的完整性和准确性却不是很在意，这就造成了人力资源的极大浪费。在一些学校中虽然配备了计算机，但这些计算机也只是进行简单的记录和打印工作，并没有真正建立起数据库，更不能及时对人事资料进行查询，无法真正发挥计算机的职能。另外，有些院校虽然也建立了电子数据库，但是由于软件功能低下，不能对人事档案管理工作进行有效的整理、筛选，分类、汇总，因而无法有效的将电子数据库与纸质档案进行有效结合，降低了高校人事档案管理的有效性。

二、改进高校人事档案管理工作的对策

（一）加强宣传工作，提高人们对档案重要性的认识

要改进高校人事档案管理工作，首先要提高人们对于档案管理工作的认识。档案记录着每个人的出生时间、工作时间、工作经历、学历、职称等内容，对个人的工资、晋升、退休等息息相关。因此要加大对人事档案管理工作的认识，提高人们的认知度。另外还可以加大对人事档案的宣传力度，加深人们的档案意识。

（二）加快档案信息化进程中人才队伍建设

从事高校档案管理人员除了要具备专业的档案管理技能外，还要具备相关的计算机知识，这是因为信息社会的发展，对档案管理工作提出了更多的要求。因此要对档案管理人员进行信息技术培训，建立科学的人才培训体系，制定长远的人才发展战略和人才培养体系，此外还要健全多元化培训渠道，建立系统的人才培养和培训机制，引进高层次人才，提升档案管理人员的综合素质包括对工作人员进行理论培训，還要加强档案人员的实践培训；此外，还可以通过交流和合作提升档案管理人员的知识和能力。

（三）增加硬件投入，加快档案信息数字化建设

加强高校人事档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下，要实现人事档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现高校人事档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，电子档案由两种形态构成，一种是直接以数字模式产生的数字信息档案，另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还都不完善，影响了高校人事档案的发展。如果硬件投资到位，将会把工作人员从复杂的工作中解放出来，这样既解放了劳动资源，保护了纸质档案的完整性，又方便了档案查询、再利用，在一定程度上提高了工作效率。

三、小结

总之，高校人事档案管理是一项长期、复杂的工作，但在当前的人事档案管理工作中还存在着很多的问题，只有加强宣传工作，提高人们对档案重要性的认识，加快档案信息化进程中人才队伍建设，增加硬件投入，加快档案信息数字化建设，才能有效提高高校人事档案管理工作的效率，最终促进高校教学工作的开展。

参考文献：

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