人才交流中心文书档案管理存在的问题和对策

姜楠

【摘要】目前我国的人才交流中心文书档案管理工作在总体良好的环境下也存在着许多的问题，本文将对这些现象进行分析并总结出相应的解决措施。

【关键词】人才交流中心；文书档案管理；常见问题；解决措施

文书档案管理是整个档案管理工作的重要环节，其规范化、标准化是档案资料的完整性和高质量的重要保证，因此结合这实际工作中出现的种种现象对出现的问题进行分析研究、追根溯源找出问题产生的原因，并制定出相应的解决措施是保障人才交流中心正常运作的步骤。

1、文书档案管理中存在的问题

1.1档案管理人员总体素养不高。目前的档案管理人员都缺乏专业的管理培训，很多都是直接从其他岗位上调配过来的，对与档案管理工作并不熟悉，尤其是对于文书档案工作应该遵守的标准和规范并不清楚。这导致档案管理人员在对档案进行收集、管理和调用的过程中没有一个科学的合理的管理方法。

1.2对档案管理工作不重视。目前的人才交流中心对文书档案管理工作缺乏足够的认识和重视，在工作中往往不能够按照科学的、先进的管理方式进行管理，而是将档案简单的进行归类、存放，并没有使得档案管理工作发挥应有的作用。

1.3对文书档案管理的保密性认识不足。档案分为很多级别，对于保密度要求比较高的档案进行管理过程中有时会存在着各种漏洞，导致很多单位内部信息流出，给相关的单位和个人带来极大的损失。尤其是在当今信息时代的背景下，档案往往分为纸质和电子形式两种，网络的不确定因素更多，这给文书档案的管理带来了不小的冲击。

1.4档案管理利用深度仍然不高。文书档案管理的意义在于两个方面：一是记录功能，主要记录单位和个人活动等的信息材料；二是利用功能指要利用记录保存的资料信息进行必要的分类和整理，使得档案所保存的信息，能够对单位今后的工作发挥相应的作用。但是，目前我国人才交流中心的文书档案管理工作大多只停留在记录的功能.所记录保存的信息材料只是单纯的记录单位过去的工作信息，难以对今后的工作提供决策服务，导致人才交流中心的很多档案材料利用率不高。

2、文书档案管理工作的对策和措施

2.1提高文书档案管理人员的专业素质

生活在社会不断进步、科技飞速发展的时代中，各行各业的学科技术都在不断的更新发展，档案管理工作的技术和理论也具有这一发展趋势，因此相关的管理人员必须不断的加强自身学习以适应时代的发展。人才交流中心要鼓励管理人员学习先进的档案管理理念、理论，不断的提升管理工作的技术含量，同时要为管理人员的学习提供机会，使得文书档案管理工作能高效。

2.2加强单位对文书档案管理重要性的认识

单位要运用发展的眼光，转变思维方式，积极学习认识文书档案管理对于人才交流中心的意义。从思想态度上根本转变对于文书档案管理工作的传统认识。运用实事求是的科学发展思维，加强对文书档案管理工作的了解，给予足够的重视，只有这样才能够保证人才交流中，合更加有效的展开工作。单位档案工作者一定要发挥自身对于档案工作了解的优势，做好宣传工作，使得单位所有工作人员尤其是单位的管理者重视文书档案的管理。从而对档案管理投入更多的人力物力支持，在物质上能够保证文书管理工作在单位日常工作中发挥更大的价值。

2.3加强文书档案的保密性

现阶段，我国人才交流中心的档案主要包括纸质和电子两种形式，应当根据档案两种存在形式的特点，进行区分管理。人才交流中心应当首先区别出保密档案和分保密档案，对于保密档案给予充分的重视，加强保密档案的日常管理，对于保密档案的处理应当严格按照相关规章制度办理。对于纸质保密档案应该注重其原始性。纸质文件的原始性不像电子文件那样不易判断，文件一旦形成原件的内容和形式就很难再发生不被察觉的变化。所以对于纸质的文书档案，应当注重其原始性。电子档案文件的档案内容不是整体不变的，它的格式容易转变，内容也更容易被迫修改和复制，如果没有相关的相关技术的检测，人们很难发现其是否发生变化。因此对于电子文档的保密应当注重其加密性。对于电子保密档案的保存和利用，应当采用加密处理技术，不定期地修改密钥、加强跟踪监控等方面的技术处理。

2.4充分增强文书档案的利用率

文书档案管理其实包括两个方面的内容，一个是“管”，另一个是“理”。“管”主要指的是对人才交流中心各类信息材料进行规范的保管、记录；“理”则指对保管、记录的信息材料进行整理、分类，让文书档案所记录的信息材料能够对单位的今后的工作提供借鉴。所以文书档案工作者不仅要对档案进行有效的保管、记录，也要对所保存的信息材料进行有效的利用，提高其在日常生活中的利用率，避免文书档案的实用价值大打折扣。

2.5加强计算机在文书档案包管理中的应用

如果还要延用纸张在人才交流中心档案中的数据统计作用，那么与当下信息化的网络时代发展脚步是相违背的。档案管理的工作人员在陈旧的工作方式下，长时间接触统计数据就会在工作中发生失误，导致计算结果出错。这样是很难提高档案管理的工作质量与效率的。传统的工作方式中会产生很多额外的费用，比如说数据传送产生的人工费或者是邮寄费。为了更加方便快捷的进行档案管理工作，可以编制一个符合人才交流中心实际实际情况的档案管理软件，在基层单位、下级单位中逐一下发使用，这样使用统一的格式、模版进行档案信息管理工作数据的填写，经过网络将累积的数据上传到所属单位，实现网络化档案信息管理。

3、结束语

人才交流中心的文书档案管理工作是一项十分重要的工作，是判断单位档案管理水平的重要参考，其管理水平的高低对档案的影响重大。文书档案的管理涉及到多个部门、多个领域，需要彼此之间相互配合，才能够做好文书档案的管理工作。在以后的文书档案管理工作中我们要及时的发现文书档案管理中出现的问题，不断创新发展新的管理理论和管理技术，为做好人才交流中心的文书档案管理工作提供保障。

参考文献

[1]张静.目前档案管理中存在的问题及对策[J].中国新技术新产品，2011（02）.

[2]耿永莉.浅谈工程檔案管理的重要性[J].建材与装饰（中旬刊），2007（12）.