浅析加强档案管理的安全保密及信息化档案管理

张偲盟

【摘要】本文以档案管理为切入点，分析加强档案安保保密管理的重要性及加强措施，对信息化档案管理进行简答的介绍，切实探讨网络时代背景下如何加强档案管理信息化建设。

【关键词】档案管理；安全保密；信息化；加强措施

引言

随着电子信息时代的到来，信息更新的速度不断加快，要求在档案管理工作中，不断加强档案信息化建设。电子档案的出现，打破了传统纸介档案厚重、不便存档与利用的僵局，推动档案建设信息化发展。随着人们对电子档案逐渐认可，其应用也越来越广泛，加强档案信息化建设已成为发展的必然趋势。不论是传统纸介档案还是电子档案，安全保密问题都是非常重要的。本文着重探讨如何加强档案管理的安全保密及信息化档案管理。

一、加强档案管理安全保密重要性分析

档案是记录信息的重要载体，对于人们的生产生活来说有着重要的意义，档案的应用有着非常悠久的历史，从古至今，人们都习惯用记录归档的方式，记载古今中外的重要事宜，发展至今已经发生了质的变化，传统的档案以纸为介质记录各种信息，随着经济水平的不断提高，信息化技术发展迅速，人们已经开始应用电子档案储存重要信息，应用越来越广泛，逐渐渗透到生活及工作中的方方面面，故而做好档案管理工作十分必要。在档案管理过程中，最突出的问题就是安全保密管理，档案信息可根据机密程度区分机密等级，机密等级越高的档案信息，越要重点管理，这些档案信息往往对于个人或者集体来说至关重要，一旦档案信息泄露，被不法分子窃取，不仅会带来较多的困扰，而且很有可能会造成不可估量的损失，后果不堪设想，故而加强档案安全保密管理非常重要。

二、探討加强档案安全保密管理相关措施

1.提高档案管理人员专业素质水平

提高档案管理人员的专业素质水平是强化安全保密管理的重点。首先，档案管理要坚持集中统一的原则，将所有的档案整合归类，交由专门的管理人员进行管理；再者，在聘用管理人员时，要提高“门槛”，所有应聘的档案管理人员都必须要经过层层考核，择优汰劣，确保档案管理人员的工作能力符合规定的要求。再次，档案管理人员要不断提高自身专业素质水平，给予档案安全机密管理充分的重视，强化安全保密管理技能，切实保护好档案信息；最后，要定期开展档案管理人员的安全保密培训工作，重点培训档案管理人员的阶级立场和职业操守，提高他们的保密意识，坚决不做任何危害国家安全和人民利益的事情。并要结合实际情况，定期的进行电子计算机操作的业务培训，以便于适应信息化的档案管理趋势。

2.完善安全管理制度

在完善安全管理制度时，要综合考虑各种因素对数字化档案信息安全的影响。在人员安全管理方面，要设立具体的安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度等。对已经存储的数字信息均应进行密级分类，对敏感信息与机密信息应当加密并脱机存储在安全的环境中，防止信息被窃听、变更与毁坏。在系统安全运行方面，要做好机房出入控制、环境条件保障管理、自然灾害防护、防护设施管理、电磁波与磁场防护等工作。设立操作安全管理、操作权限管理、操作规范管理、操作责任管理、操作监督管理、操作恢复管理、应用系备份管理、应用软件维护安全管理等制度。从技术上防止文件被人为地修改，增强电子文件的凭证性和可靠性。

三、档案管理信息化相关介绍

所谓的档案信息化建设是指在不改变档案内容的前提下使档案的结构与存在方式都进行符合信息化原则的转变，档案管理部门利用信息技术将分散的信息资源以信息化的形式存储，以网络化的方式连接，以标准化的方法管理，进而提高资源利用率。

加强档案信息化建设可以提高档案管理质量，改善传统档案管理中的不足，有效实现档案信息的科学管理与合理配置，大大提高档案信息质量的同时，也有利于档案管理工作的开展，提高管理质量与管理效率。不仅如此，加强档案信息化建设有利于信息的存档、利用，同时对于机密档案还可以增强档案的安全性，有利于推动档案的进一步发展。除此之外，档案信息化建设还可以确保档案信息的时效性、全面性、准确性，解决了传统档案管理中的一些不足，促使档案管理工作顺利开展。

四、探讨加强信息化档案管理

强化档案信息化基础可以为档案信息化建设做好铺垫，有效推进档案信息化的实现。若要加强档案信息化基础，就要引进较为成熟的信息技术与强大的基础设备，完善相关操作系统，为档案信息化创造良好的建设环境。与此同时还要加大资金的投入，档案行政机关应督促政府增加档案经费预算，争取把档案信息化建设纳入到政府或行业专项建设经费中，尤其是纳入到地方信息化建设、电子政务建设规划中，以争取更多的资金支持。其次，档案信息化资金需求量大，仅依靠政府支持是难以开展的，因此，档案部门有必要充分动员社会各界的力量，多元化开展档案信息化建设，如与网络服务商可做争取网络资源的优惠或免费；与大型企业联合获取资金、技术支持与资源服务等。不仅如此，也要做好充分的安保保密工作，利用先进技术加强网络环境的安全性，这需要进行定期的软件管理，以及相关漏洞检查，需要运用科学技术手段来不断的完善，同时，也要求工作人员严格按照相应的计算机操作说明进行规范操作，避免出人为的工作失误。对于这一问题的处理，可以进行档案管理的二次审查处理，这样能够更加提高档案信息的安全性。

五、结束语

综上浅述，档案管理中的安全保密管理对档案的应用及发展至关重要，为了切实加强档案安全保密管理，就要从提高管理人员专业素质水平和完善安全管理制度入手，还可以应用信息化技术确保档案的安全性。现阶段档案管理信息化建设已经成为了发展的必然趋势，本文主要从强化信息化建设基础与加强安全保密工作两方面探讨如何强化档案管理信息化建设，为档案管理进一步发展贡献一份力量。

参考文献

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