浅谈如何做好档案数字化工作

张海波

【摘要】档案工作是一项十分重要的工作，它对我国社会的发展和经济的建设都有着非常重要的作用，当前我国的科技水平也有了非常大的提升，所以在这样的情况下，我国的档案工作也有了很大的进步，很多数字化设备也逐渐进入了档案管理工作中，本文主要分析了如何做好档案数字化工作，以供有关人员参考和借鉴。

【关键词】档案；数字化；风险意识

目前，我国档案信息化的发展明显越来越快，档案数字化是档案信息发展过程中不能忽视的一个重要因素，同时对档案管理的传统模式改变也起到相对重要的作用，也有一些问题在档案数字化在发展的过程中展现出来，提到数字化，一定是和网络有关，那么档案数字化就是要使用到网络技术，而网络的安全性一直以来都是我们所担心的问题，这样的化，如果不采取一定的措施来对数字化档案信息进行保护，必然也不利于我国档案工作的发展。所以，要想要想做好档案数字化工作，就要采取一个周全的防护措施来保证数字化档案信息工作。

一、提高风险意识，积极应对档案数字化中的风险

在档案数字化的发展过程中，相关领导干部也做出了明确的指示，要从根本提升档案管理人员的综合素质，以加强对档案信息管理的安全防范意识，档案信息化工作的首要任务就是要保障档案信息的安全，同时还应用战略性的高度去对待档案数字化的信息安全，从更深层面的去保证档案信息的安全，为了让档案管理人员对档案数字化当中所引发的不良后果和不安全因素有更清楚的了解，并且让档案管理者在现實的工作中更有效的做好各方面的准备，要在档案工作中积极开展档案数字化风险的一系列讲座和普及知识，做好这些准备使所有从事档案工作的人员都清楚档案信息工作的重要程度，对那些可能导致风险的因素有所了解，以便在风险发生时可以从容地应对，不至于慌乱手脚。

二、统筹规划，将风险防控引入到档案数字化建设的过程中

档案数字化要涉及很多方面的内容，是一项很复杂的工作，在实际工作中，要想保档案数字化建设工作能有序的进行，必须对所涉及的因素进行全方位的考虑和统筹设计，同时还要加大工作中的管理力度。在档案数字化建设过程中要采取有效措施来防范风险，这是不可缺少的一个环节。在对系统进行设计时，还应该使系统平台具备良好可拓展性和安全性，并具备让系统各个功能得以实现的子系统。其次在对系统进行设计过程中要充分考虑到各业界的标准和法律法规，以此来做好实际工作中的档案信息系统的开发工作。

三、建立和健全风险管理制度，将风险管理贯穿在数字化建设的全过程中

在档案风险管理的制度中，还有多方面的内容在其中：1.工作人员的安全管理，要在档案数字化的管理过程中，对各个岗位的相关责任讲清楚，让所有工作人员都明确档案信息的重要性，并要求档案工作人员与用人单位签订保密协议，一旦发生机密泄漏的情况，以便付出相应的法律责任。2.档案交接制度也是数字化档案信息管理工作中的一个重要内容，工作人员不光要对档案数字化的工作环节都清楚了解之外，还要对相关的工作内容进行详细的清点，然后签字，这样做更明确保证了责任制的重要性，这项工作是要落实到个人的。3.图像处理制度，主要是指在对档案中的图像管理过程中，对图像去污、拼接，为防止由于图像的失真而导致档案信息泄露，要求工作人员在操作中严格遵守相关的要求及规定工作。4.数据校验制度，主要指对实体档案和电子档案进行相信比对的工作，为保证档案信息的准确性去校正档案中不相符的地方，实现档案信息的完全准确度。5.机房管理制度，是指保证机房的安全、整洁以及档案信息的安全，以此为原则，规范工作人员出入机房的制度，还有对机房钥匙、机房设备、机房卫生以及文件管理等这一系列的制度，6.系统管理制度，是指运用双人负责制度。密码制度、还有风机操作系统等措施来制定的制度，以规范系统操作的规范性。7.备份制度，是以应对档案数字化信息系统，由于设备故障、病毒、火灾地震等这一系列因素，造成可能引发数据丢失的风险，所做的明确数据备份的责任者、内容以及保管和管理等要求的内容。

四、建立完备的风险监控体系

在数字化档案信息管理工作中，还要做好风险监测工作、排查和分析评估等工作，在发生风险时，能够采取有效的措施及去应对突发的事件。首先，要建立自动化的消防系统、技术防控系统。如果经济允许的情况下，还可以在数字化档案场所安装防盗报警系统、电视实时监控系统、门禁系统等一系列的安全消防设备装置。其次，要建立数字化档案信息的全方位安保系统，装入计算机病毒检测和入侵检测等安保功能。此外，为阻止非法访问和网络的攻击行为，还要及时更新杀毒软件和操作系统的安装，更新漏洞补丁程序。三是为确保涉密档案信息系统与互联网的物理隔离，要做好档案数字化的日常安全保密管理和定期的检查，在发生问题时要及时上报、及时处理，保证数字化档案的监控体系的完善。

五、加强存储介质和设备的选择和管理

选用技术成熟和质量可靠的存储介质和设备，并且要适时做好载体更新、数据迁移和异质异地备份工作。首先在档案数字化信息系统上，应选用主流的技术成熟和质量可靠的设备和储存介质。其次为避免在技术升级、载体老化的情况下丢失文件数据，要做好数据迁移和载体的更新工作。最后，要定期备份和异地保存，以此来避免天灾人祸和重大突发事件对数字档案所造成毁灭性破坏，对有些特别重要珍贵的档案，则应该利用不同的介质、格式等做好异质和异地备份保存的方法。

六、结语

在我国，档案管理工作一直特别受到人们的重视，无论在工作内容上还是管理体系中。虽然，数字化档案信息处在逐步扩大的趋势，但是在实际的管理工作中依然存在很多问题，要从根本提升档案管理人员的综合素质，以加强对档案信息管理的安全防范意识，档案信息化工作的首要任务就是要保障档案信息的安全。最后，要想提高档案数字化建设的质量，就要不断的对其改进和加强管理，同时这也能帮助档案工作者更出色的发挥自己的职能。

参考文献

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[2]项文新.图纸档案数字化处理[J].机电兵船档案，2004（01）.