档案工作保密需求实践与探讨

杜柏林

【摘要】随着社会市场经济的飞速发展，档案管理工作的重要性受到了较大的关注，而对于档案的保密工作具有较高的要求。档案的保密工作贯穿在档案管理的全过程，对提高档案管理工作的质量和水平具有重要的影响，同时其也是档案管理中不可缺少的一个环节，因此必须加强对档案保密工作的建设，提高档案管理的质量，满足社会发展和人们生活的需求。现本文就档案工作保密需求实践与探讨进行探究，仅供交流借鉴。

【关键词】档案管理；保密需求；实践

档案管理工作对社会和个人的发展具有重要的作用，因此必须加强对档案管理工作的重视，档案的保密管理作为档案管理中一个重要的内容，需要采取有效的措施提高档案的保密管理是水平的提高，从而促进我国档案管理工作质量的提升。事实上，档案保密管理与档案管理的目标是存在很大的矛盾的，档案的管理就是方便人们的使用，但是档案的保密管理却造成了一部分档案资料的查阅受到限制，严重的影响了档案资料的利用效率。

一、做好档案保密管理工作的基础是规范文件材料归档

1、文件材料的归档部门在进行归档过程中需要将文件材料的密级标识清楚。首先，在对文件资料进行归档之前，工作人员需要清理和鉴定涉密文件，按照本单位对文件材料归档的范围和要求，将不具有查阅价值的涉密文件材料排除在文件资料的归档之外。其次，对于具有保存价值的涉密文件资料，工作人员的审查工作需要做到严格，从而使文件是否具有降解密工作得以确定；对于还存在保密期限之内的涉密文件材料，保存方式需要按照文件材料原来的密级进行，而对于保密期限已满的文件资料，按照相关部门的实际要求，对其进行解密处理，然后按照非涉密文件资料的保存方式进行管理。2、对于归档的文件资料，档案管理部门需要认真的审查，避免存在漏洞。在文件资料归档的过程中，档案管理部门需要选派专业人员的涉密文件的归档范围进行重点检查，还要审查归档文件目录上的密级标识和保密期限是否存在不规范的情况，如果一旦发现有漏标和错标现象存在，那么需要退回档案归档部门重新进行密级的编制。

二、管理好涉密档案的直接要求是严格控制档案的利用程序

1、分开管理涉密文件和普通文件。保范围是档案保密工作的核心，也就是国家密级的知悉范围不扩大的保证，一旦，涉密文件资料的知悉范围被扩大，那么国家的安全和利益就有可能会遭到破坏。为了有效的保证涉密文件的安全，需要将其与普通的文件资料分开保管，对于这项工作，所有的档案管理闭门已经达成一致意见，对于涉密文件的查阅和借用都是具有明确的规章制度的，然而需要强调的是要严格执行档案管理的规章制度。2、在开展档案信息公开的过程中，保密审查的手续需要严格的履行。现阶段的和谐社会的构建需要以人为本，公众对档案信息具有知情权，对于这项工作提出了较高要求，而社会公众对档案的利用效率在逐渐的提升。在这种情况的基础上，不同的档案服务形式被档案管理部门的提出来，随着科学技术的发展，档案服务的手段具有多样化特点。近年来逐渐盛行的档案服务形式是政府信息公开和数字化档案馆的建设。在档案服务形式开展的过程中，需要掌握好尺度，将文件保密工作和公开工作的关系处理好，做到保放有度，既能够使国家秘密安全又确保，同时还能够合理的利用档案信息资源。（1）开展档案展览、公布与开放档案、编辑出版档案文献汇编、建立爱国主义教育基地等需要面对社会公众的档案服务时，承办者、档案形成部门、保密管理部门要严格把关，要对所有涉及到的档案一一审查，禁止将涉密档案纳入利用目录。（3）要将档案信息在网站上公开，应坚持履行审查程序，先由档案形成部门提出初审意见，再经保密管理部门审核，最后由档案馆（室）主管领导审批，做到先审查登记、后公开；对不能确定的事项，由档案形成部门和保密管理部门共同讨论决定是否能公开。3、要定期的开展降解密工作。由于对文件材料进行了定密处理，但是由于一密定终身的缺陷造成档案资源的利用受到了很大的阻碍，这在一定程度上，极大的浪费的文件资源，影响档案资源作用的发挥。因此，需要将档案的降解密工作做好。为做好涉密档案降解密工作，各级档案馆（室）应做好以下几个方面工作：一是按照国家档案和保密工作的法律法规要求，建立健全本单位相应的涉密档案降解密规章制度和标准，使降解密工作有章可循。二是按照馆室藏涉密档案的实际情况，成立和完善涉密档案降解密工作领导小组和专家组，要涵盖相关业务部门、保密部门和档案管理部门的人员，能够承担降解密工作的组织、协调及定期开展涉密档案降解密具体工作。三是加强对相关人员的培训，包括对档案形成部门人员的培训和对降解密工作领导小组及专家组成员的培训。

三、做好档案销毁工作是做好档案保密管理工作的最后一关

1、要加强档案销毁的组织领导。在销毁档案前，要成立有本单位档案管理部门和档案形成部门组成的档案销毁工作领导小组，组织有关人员学习相关规章制度，开展对到期档案的鉴定销毁工作。2、要确保档案销毁的程序和场所规范。要按照本单位档案销毁方面的规章制度，严格遵守提出档案鉴定工作申请→对到期档案进行直接鉴定→编制销毁清册并报批→到指定销毁机构销毁的工作流程，并执行两人以上监销制度，确认待销毁档案、特别是其中的涉密档案当场销毁，严禁将待销毁档案当作废品出卖或转作他用。

四、结语

综上所述，档案保密管理是管理档案过程中不能缺少的一个环节，对提高档案管理的质量和水平具有较大的促进作用。为了做好档案的保密工作，档案管理人员需要增强对档案保密工作的认识，并从不同的渠道和不同的方式增加自身档案专业素质的提升，从而做好档案的保密工作，也需要广泛的使用现代化技术进行档案的保密管理，有利于提高档案管理的现代化建设，还能够促进档案资源等的合理开发和有效利用。

参考文献

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