科研院所科技档案管理研究

李冰岩

摘 要：科学技术是推动社会进步的重要力量，其来源于科研院所工作人员的努力。作为科研院所工作的一个组成部分，科研档案的管理从某个层面上可以反映出科研院所的发展水平。科技档案蕴含的信息量大，种类繁多，如何有效的管理并利用是每一個管理者不得不思考的问题。

关键词：科研院所；档案管理；研究

档案是指个人或组织在活动的过程中产生的相关记录及资料并以某种形式予以保存。科技档案则是指在科研活动过程产生的相关资料，包括文字、图片、表格、声音、视频以及相关的实物等，经过一定的技术规范处理，是对科研活动过程的真实反映。档案既是对科技工作者成果的一个展示，也为后期相关研究提供了资源。

一、科技档案管理工作现状及问题

（一）归档资源不全面

科技档案归档资料不全是科研院所档案管理的一个突出问题，在科技活动过程中，往往只有最后结果以及关键性的资料会被保存起来，而有关活动过程的资料在一定程度上存在缺失，造成在以后的研究活动中没有相应的资料可以参考。这既有制度的不健全的因素，同时也有工作人员思想不到位，以及工作量大、工作难度大等原因。

（二）制度不完善

管理制度不完善，相应的管理办法不具体。科研人员重视的是科研工作的开展以及最后结果的取得，对于档案管理工作则没有这方面的意识。管理者只对档案管理负责，对于具体的材料要求不到位。科研院所关注的重点在于项目的数量及质量，项目经费的申请，整体成就。管理工作没形成一个整体而是分而治之，造成工作的不连贯，不协调。

（三）归档材料质量差

档案材料完整性，系统性，准确性差。一套完整的项目材料包括项目的申请、审批文件，相关论证资料、任务书、论文、总结鉴定等资料。但是在实际归档中，反映科研活动过程的相关资料却很少或是不完整。严重影响了今后对于相关科技活动的研究，也影响了档案自身的完整性和原始性。

（四）工作人员自身工作意识不到位

对于工作人员而言，档案的管理更像是对于资料的保管，对于资料形成的前一阶段的监督与指导工作不到位，二者之间基本上处于不闻不问状态。相关人员专业能力有待提升，业务素质偏低，没有经过系统的培训，对于档案内容的区分及范围的掌握不到位。

二、科技档案管理现状的原因

原因主要从两个方面入手。首先是制度方面，组织机构不健全，相应的人员配备不到位，工作流程没有按照相应的法律法规实施，责任意识不到位，相应的工作设施配套不完善。

工作人员方面，由于档案管理工作资料量大，管理任务重，个别管理人员在工作上、认识不够，个人工作能力及工作素养有待提升，工作方法在有待改进。

三、对于档案管理工作现状及问题的相应对策

（一）相关领导对档案工作应加强重视

领导的重心在哪里，组织的工作重点就在哪里。领导首先要意识到档案管理工作的重要性，要将档案管理纳入整体的工作规划之中，并指定专人负责，不定期对工作进行检查。其次是要建立一套完整的制度，包括档案管理制度，工作流程等方面。再者是加强对相应的基础设施的投入，对于工作所必要的软硬件进行改造和升级，如数据库，档案网络管理系统，云服务等，以满足工作的需要。最后要强化工作人员档案管理法律意识，增强档案工作人员的自觉性。

（二）重视原始资料的收集

科技人员在工作中会产生大量的数据资料，这些数据资料无论是正确或是错误的，都是后期研究的宝贵资料，包括纸制的和电子的。如实验数据，总结报告等。对于资料收集过程中出现的问题及时与相关科技工作人员沟通，对于资料不符合相关要求的要依据相关管理办法，要求相关人员提供完整的资料。对于已经收集好的资料要按照相应的要求进行归整，如时间，涉及到的领域，以及彼此之间的联系。由于信息技术的广泛应用，在资料的收集过程中不可避免的會有相当一部分的电子资料。对于电子资料的收集主要有磁盘及光盘等形式，在新的信息技术条件下，还可以建立数据库，搭建共享平台等。将资料集成化、数字化，利用统一的平台，提供高效、便捷的服务。同时电子资料必须要备份，以避免计算机故障或是在自然不可抗力的影响、破坏下造成的资料缺失。

（三）健全科技档案管理制度

没有规矩不成方圆，制度是约束但另一方面也是保障。主要领导要狠抓制度的落实，将档案管理工作纳入到日常管理工作中来，让档案管理工作常态化。建立健全考核制度，加强对档案管理工作者的考核，将考核不仅仅只是与薪酬联系在一起，还要与个人发展及各项福利联系在一起。如晋升、培训学习等。另一方面加强对科技工作者的考核，以外力约束科技工作者在涉及到档案管理的环节中，配合档案管理人员工作，如科研工作的资料提交，必须按照相关的标准，保证其真实有效、完整。考核的结果具体体现在项目的申报、经费的审批、相关评定等方面。

（四）提升工作者职业道德修养

工作者的职业道德修养通过工作活动过程体现，同时也从某些层面反映了个人的道德品质。一方面是广大科技工作者，对于一些细小的工作，如资料保留，初步整理等要做到位，这是本职工作的一部分，对于档案管理工作者的要求要积极的配合。另一方面是档案管理人员，要树立服务意识，具有奉献精神。在实际的工作中，要不断适应新的环境，学习利用新的技术，提升自己的专业技能，为读者提供高效、优质的服务。

（五）利用现代科学技术

计算机信息技术在档案管理中的应用，不仅拓展了资源的开发范围，同时也使管理变得精细化和系统化。科研院所要加大对档案管理信息化的投入，加快建设大型的数据库和网络共享平台。完善数据的采集、存储、传输，保证能够为读者提供个性化的服务。如对于数据处理的智能化，资源挖掘的关联化。实现档案信息数字化，通过相关的技术以及媒介将信息提供给读者，提升工作的效率及准确率，服务也更高效、快捷。

四、结语

随着社会的进步，科技的发展，档案管理工作要紧跟时代的步伐，适应现代社会发展需要。在模式与管理方法上都要有所改变，做好资料的管理及再利用，提升服务水平，为社会经济发展做出应有的贡献。

参考文献：

[1] 周南，叶渭川.科研院所科技管理人员素质探究[J].经济研究导刊，2015（13）.

[2] 孟劲松，姚晓寒，周波，等.科研院所科技档案信息服务探析[J].中国档案，2012（07）.