未签订书面合同向中标供应商出具单方承诺文件的法律分析

摘 要：随着公司对法人治理的重视及对成本和反腐问题的关注，通过招投标的交易方式选择供应商逐渐得到了认可。招投标交易方式的适用范围也从传统的大宗货物买卖、工程建设项目等方面拓展至并非《招标投标法》明文规定的必须进行招标投标的项目，成为公司采购的主要交易方式之一。故本文对公司法务实践中较为常见的未签订书面合同向中标供应商出具单方承诺文件的问题进行了法律分析，并出具对应法律风险的防范建议。

关键词：中标通知；单方承诺；书面合同；法律风险；防范措施

公司法务实践中，针对并非《招标投标法》明文规定的必须进行招标投标的项目，发包方通过招投标流程已选定供应商，为保证业务开展的正常进行，在未与中标供应商签订书面合同的情形下，要求供应商提供符合发包方要求的产品/服务。但由于预算或事项紧急等原因，发包方与中标供应商未于中标通知书发出之日起三十日内签署书面合同，为此，中标供应商也要求发包方出具书面函件（常见形式有《付款承诺函》、《通知函》及《授权委托书》等）对接受其提供产品/服务及发包方应该支付价款等事宜进行确认。故对于该等发包方未与中标供应商签订书面合同情形下，向中标供应商单方出具书面函件的行为性质的认定[1]之研究对指导公司法务实践、规避公司经营风险具有重大的意义。

一、发出中标通知书后签订书面合同前双方交易行为的法律分析

《招标投标法》第2条规定：“在中华人民共和国境内进行招标投标活动，适用本法。”据此，只要是招标投标活动，都需要适用《招标投标法》的规定，而不论是否属于《招标投标法》第3条所规定的必须进行招标投标的项目。因此，即使发包方进行招标的项目，并非《招标投标法》明文规定的必须进行招标投标的项目，但是只要发包方通过招标投标程序选择供应商，就必须遵循《招标投标法》的规定。

根据《招标投标法》第45条的规定，发包方在确定中标的供应商并向该供应商发出中标通知书后，即发生合同成立的法律效力，公司不得改变中标结果，中标的供应商也不得放弃中标项目。“定标标志着招标投标程序的结束，就其法律性质而言，定标属于承诺，即招标人同意建设工程施工任务由中标人承揽。至此，通过招标投标程序，承包人与发包人就签订建设工程施工合同的基本内容和条件分别提出了要约与做出了承诺意思表示一致，合同已经成立。”[2]但此时，合同仅成立，尚未生效。根据《招标投标法》第46条以及《招标投标法实施条例》第57条的规定，在发包方按照招标文件和中标供应商的投标文件与供应商签订书面合同前，合同尚未生效。签订书面合同是法律、行政法规对于招标投标程序中合同形式的要求，是必须具备的形式要件。如果没有签订书面合同，则发包方与供应商之间并不存在已经发生法律效力的合同，招标文件和投标文件中的合同条款对公司和供应商并不具有拘束力。

因此，中标通知书发出后对招标人和投标人所产生的法律效力并不是合同成立的拘束力，更不是生效合同的法律拘束力，而是招标人和中标人应签订书面招投标合同的法律拘束力。故，对这种法律强制力的违反所承担的不是违约责任，而是缔约过失责任[3]。如果发包方不与供应商签订书面合同，不能直接适用招标投标文件的内容，双方欠缺合同基础，双方之间的交易行为不能当然地认为是在履行招投标项目。由于没有书面合同对双方权利义务进行约定，双方很容易在标的、数量、质量标准、交付时间、权利义务等事项上发生争议，不利于双方权益的保障。

二、发包方向中标供应商出具单方函件的法律风险分析

发包方应供应商要求单方出具函件，对其向发包方提供产品/服务以及发包方应该支付价款等事项进行确认。单方出具函件，本质上是对发包方与供应商之间实际存在但欠缺书面合同的交易关系中发包方应承担义务的确认。该等函件一经盖章即对发包方有约束力，如果届时发包方未能按照所出具函件的内容履行支付价款等义务，供应商可据此要求发包方承担责任，成为供应商向发包方主张权利的证据。由于发包方与供应商之间不存在有效的书面合同，没有对供应产品/服务的质量标准、供应商的义务等内容进行明确约定，因此仅有发包方承诺而供应商并没有对提供服务/产品的具体要求做出承诺，缺少对供应商的约束。在此情形下，如果供应商供应产品/服务不符合招标投标文件的内容，发包方存在因欠缺有效合同依据而无法要求供应商承担有关责任的法律风险。实践中，一方任意毁标造成书面合同无法订立的纠纷并不鲜见[4]。

三、发包方不与中标供应商签订书面合同的行政处罚风险分析

根据《招标投标法》第46条、第59条及《招标投标法实施条例》第57条、第75条的规定，招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人与中标人不按照招标文件和中标人的投标文件订立合同的，可以处中标项目金额5‰以上10‰以下的罚款。若供应商要求发包方签订书面合同，发包方无正当理由不与供应商订立合同（若由于内部财务预算等原因不签订或最终未签订不能当然对抗供应商签订合同的权利），按照上述规定发包方存在遭受行政处罚的风险。并且，供应商或其他投标人可能依据《招标投标法实施条例》第60条的规定，向有关行政监督部门投诉发包方，增加了发包方遭受行政处罚的风险。

四、未签订书面合同向中标供应商出具单方承诺文件的法律风险及防范措施

（一）发包方应尽快按照招标文件和中标供应商的投标文件与供应商签订书面合同，避免因未签订书面合同而遭受行政处罚

如上所述，既然发包方通过招标投标流程确定了供应商，并且发包方与供应商在事实上存在供应产品/服务的交易关系，建议发包方尽快按照《招标投标法》和《招标投标法实施条例》的有关规定与供应商签订书面合同，将双方的权利义务固化在具体文字条款中，以便作为双方履行的依据，防止实际存在的交易关系因欠缺有效的合同基础而引发争议。同时，按照上述法律、行政法规规定签订书面合同，能够防止供应商及其他未中标的投标人以发包方“招标投标活动不符合法律、行政法规规定”为由向有关行政监督部门投诉，进而避免发包方因为未与中标人签订书面合同而遭受行政处罚。

（二）发包方出具函件的同时，要求供应商以相应的函件进行承诺和确认

若确因情况紧急在签订书面合同前需要与供应商进行供应产品/服务的交易，建议根据招投标文件中的条款就有关交易事项（包括交易标的物、数量、质量标准、交付时间、付款时间等拟订立合同的主要条款）通过由双方分别发送函件的方式进行确认。在发包方向供应商发出函件之前，应当要求供应商向发包方出具函件，内容应当包括供应商的主要义务（包括但不限于服务/产品质量标准、交付要求等）及违约责任的承诺。

（三）补充完善招投标文件的相应条款

发包方未与供应商签订书面合同的主要原因多是由于预算或事项紧急等，若不能尽快与供应商签订书面合同，建议今后在招标文件中补充如下内容：在未签署合同之前，供应商有义务按照发包方要求提供产品和服务。并且，在招投标文件中明确发包方对于产品和服务的具体要求，同时在招投标文件中补充完善违约条款，以防止中标人违约。

应当说明的是，招标文件虽有上述内容，但发包方仍应按照《招标投标法》的规定及时与供应商签署书面合同，否则既不能对抗供应商要求签订书面合同的权利，也存在遭受行政处罚的风险。

参考文献：

[1]林善谋.招标投标法适用与案例评析[M].北京：机械工业出版社，2004.178.

[2]黄强先.建筑工程合同[M].北京：法律出版社，1999.32.

[3]曹富国.中国招标投标法原理与适用[M].北京：机械工业出版社，2002.269-271.

[4]毛亚敏.论中标通知书的法律效力及毁标行为的法律责任—兼论我国《招标投标法》及《合同法》的完善[J].政法论坛，第20卷（4）.

作者简介：

刘树敏（1982～ ），女，山东省威海市人，民族：漢，学历：在读在职法学硕士研究生，研究方向：经济法。