基于“互联网++”的科技档案管理创新

王　燕（镇江市科技局，江苏镇江，21122000055）



基于“互联网++”的科技档案管理创新

王燕
（镇江市科技局，江苏镇江，21122000055）

目前互联网越来越深刻地改变着人们的学习、工作以及生活方式，甚至影响着整个社会进程。随着“互联网+”写入政府工作报告后，各个行业都在从互联网中寻找突破口，主动适应时代和环境发展的新要求，更好地拓展工作视野以谋求发展，科技档案管理工作也是如此。科技档案管理工作有良好的信息化发展基础，基于互联网的档案管理信息化平台，持续强化档案工作的电子化和数字化，利用大数据分析、联网共享等技术手段推进科技档案管理工作和互联网的有机融合，实现科技档案开发重建，更好地服务于广大科技工作者。

一、科技档案管理工作的现实困境

近年来，我国的科技档案管理机制不断完善、管理水平日益提高，但由于受到多种因素的制约，还存在不少亟待解决的困境，主要体现在以下几个方面：

1.科技档案的归档率不高

许多企事业单位对科技档案管理功能认识不到位，科技文件的正规化管理和归档率较低，特别是一些大型科技活动或者项目开发产生的档案很多只是保存有关立项档案，而忽略了能够切实反映项目研究过程的原始记录等重要数据，甚至一些单位的档案管理部门并没有保存科技项目结题验收或鉴定等工作的档案。

2.科技档案的利用率很低

目前科技档案的利用率与社会实际需求之间还有一定差距。由于科技档案工作在各个环节中存在的不衔接、不配套等问题，导致科技档案工作难以从整体上实现质的突破。另外，档案工作人员、档案机构、制度规范、硬件设施等方面还不能适应“互联网+”时代的要求，整个科技档案的信息化建设仍比较缓慢。需要加快建立完善的科技档案服务体系，实现互联网与科技档案工作的有机融合，从而满足社会进步与时代发展的需求。

3.科技档案的分散管理状态广为存在

从科技档案工作现状看，由于一些单位认为由各个部门分管档案更为方便，甚至有一些单位的科研人员总想让科研成果成为私有财富等原因，导致单位的大量科技文件分散在各个形成部门或科技工作者手中。科技项目往往包含一些关键和真实的数据，如果被隐性化或者被篡改加工，就会造成档案缺乏可信度，失去自身的价值。

4.科技档案的相关法律法规比较薄弱

目前关于科技档案管理工作的法律法规比较滞后，特别是科技档案保密方面更是缺乏比较健全的法律法规，立法重点也不太明确。《中华人民共和国保守国家秘密法》是对保密法规、具体保密制度进行规定的法律，在我国整个保密法律方面发挥主导作用。但是这部法案在科技档案工作方面存在很大滞后性，在计算机管理方面的规定也明显落后于互联网的发展，这就给目前基于互联网平台的科技档案管理保密工作带来了一定难度，导致科技档案工作人员不能按照法律办事，科技档案保密工作存在很大缺陷。同时，目前缺乏完善的科技报告制度，对于科技档案哪些应该公开、哪些应该面向社会共享等，都缺乏明确的界定条款和操作规范，造成科技档案资源共享利用难以有效地推进。

二、基于互联网的科技档案管理创新思维

互联网的快速发展为科技档案管理工作提供了新的发展契机。充分发挥互联网在档案资源配置中的优化和集成作用，提升科技档案的创新力和生产力，将对传统的科技档案管理工作模式带来巨大的冲击。

1.档案的规范管理和效率提升需要互联网的引入

从科技档案管理的现状来看，科技档案管理部门通常不能非常及时有效地将档案文件搜集上来，在需要汇总分析的时候常常难以满足工作需要。即使保存了部分内容，很多也没有发挥应有的作用，档案散落、信息缺失等问题使得科技档案不能有效发挥借鉴作用，更难言效益最大化，这迫切需要从信息资源共享等方面构建基于互联网的管理平台。同时，过于复杂的归档、借阅手续会占用研究人员的大量时间，从而耽搁科技项目的正常进度，急需更加方便和自由的查阅利用手段。此外，当前迫切需要解决科技档案管理规范化、标准化程度不高的问题，这也为互联网的引入提供了切入口和发展空间。

2.档案的资源共享和开发利用需要互联网的引入

从“互联网+”引入工作实际的优势来看，它并不是与传统行业的简单叠加，而是利用互联网平台，让虚拟网络与传统行业进行深度融合，创造新的发展生态，形成新的社会生态。就当前发展状况而言，充分发挥互联网在社会资源配置方面的优势，将互联网创新成果融入社会各个领域，显著地提高了整个社会的生产力。目前互联网已经影响到诸多行业，比如大家耳熟能详的电子商务、在线影视、交通出行等。档案工作由为企事业单位服务向为社会全方位、立体化服务的转变，已经成为档案工作者的共识。基于互联网的科技档案管理工作将有利于提供全方位、社会化的科技创新信息服务，其融合是大势所趋。并且，随着科学技术的发展，公众在信息化时代从事的各种科技工作活动也更为复杂，对信息、时效、移动和便利的需求也更为强烈。在公众更加离不开信息服务的同时，对科技档案信息的一元化需求也在向科技档案、科技图书、科技文件、实时数据、大数据分析结果、交流互动等多元化需求转变。

三、基于互联网平台的科技档案管理创新策略

1.全面收集档案，建立专门数据库

科技档案收集是档案工作的基础，收集的完整、准确和及时是科技档案有效价值的根本保证。为此，应加强顶层设计，组建统一的科技管理平台和档案管理中心，建立完善的部门间协调联动机制，自上而下推动散落在各个部门甚至各个科技人员手中档案文件的收集。要扩大科技档案的收集视野、范围和内容，明确应归档的各具体工作部门，并落实到各具体环节经办人员。统一归档时间，梳理每一项科技档案文件目录，采集科研项目全过程、全方位的记录信息，收集阶段性、总结性、鉴定性等归档材料。改善相关信息化建设硬件设施，改善资源整合技术和档案管理软件设施，安装快捷的档案信息管理系统，建立文书档案、科技档案、科研成果档案、科技论文、科研著作及奖励等数据库，充分发挥互联网信息管理平台的特性和信息技术的优势，加快步伐实现档案工作的现代化管理。对于一些单位面临的科技信息资源十分庞大、科技档案难以通过人力一一整理的状况，需更加强化信息技术采集和数据处理，实现信息资源平台能够自动完成大数据的整理和信息库的系统化集成，为后续工作节约时间、提高效率。

2.转变思想认识，实施专业化管理

科技档案工作产生于科研生产工作，并为科研生产、决策管理提供准确、有效的信息资源，所以科技档案工作必须与科研生产管理结合起来，从而实现互相促进和推动。互联网形势下的科技档案工作不仅仅是科技档案管理部门的事情，同时也应列入各个单位领导的日常议事日程，作为本单位管理的一项内容来落实，也需要各个部门之间的协作。科技档案管理人员应该及时向领导和科技生产单位宣传《档案法》，赢得相关领导和科技生产部门的重视、支持，为本单位科技档案管理创造良好的环境。而从管理架构而言，科技档案管理需要专门的机构、专业的人员来从事。要加强对档案管理人员的技术培训，使档案管理人员的素质能够适应档案资源数字化、管理标准化、服务网络化的需要。

3.重置流程结构，健全管理机制

流程结构重置，即在数据化和自动化改革的过程中和改革结束之后，对档案管理工作的各个环节依据具体改革的现状重新安排，设计适用于改革后档案管理模式的工作职位和各个职位的具体职能，从而提高人力和技术的契合程度，提高档案管理工作效率。结合科技档案的管理制度建设，切实推进业务流程优化、业务标准制度化、档案管理工作环节标准化等。围绕科技档案的管理思路革新，切实推进由事后管理向全过程管理的转变，在科研过程中吸纳专门的档案管理人员参与，对科技档案资料进行实时收集整理，实现档案管理与科研管理同步进行，档案人员须参与研究试验、总结鉴定、成果奖励、推广转化等科技项目的全过程，以确保重要科技活动中的技术文件能被及时收集归档。

互联网与科技档案的融合，更加强调基础工作，要求建立系统性、功能性和实用性强的科技档案检索体系，为开发利用档案信息创造条件。健全档案管理制度是实现“互联网+”形势下科技档案管理工作的根本保证。重视科技资料的形成、积累和归档，把整档工作列入科技工作的重要环节来抓，把归档工作列入单位考核计划，以此调动科技档案工作人员的积极性和主动性，推进互联网与科技档案管理工作的深度融合。

4.盘活档案资产，充分开放利用

做好科技档案的开发利用工作，首先在思想观念上要实现由“重藏轻用”向“藏用并重”的转变。档案管理人员要广泛收集并积极发布科技信息，建立开放性的档案信息化管理模式，不断挖掘档案的价值，让科研人员能够较为便捷地查阅利用档案资料，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”。互联网与科技档案管理工作相融合，为科技档案的开发利用奠定了基础，也为实现科技档案的效用最大化提供了可能。因此，科技信息部门必须高度重视，在互联网基础上积极开发科技档案信息资源，为单位的科技生产活动提供优质服务。

在开放科技档案的工作中，要根据单位整体工作需要，围绕相关科研项目，对原始数据进行归纳、分析、筛选、计算、研究加工，形成专题汇编、专用图解等，为广大科技工作者提供实时的文献服务。要将科技档案信息资源库中的一些非涉密信息进行网上发布，以方便广大科技人员查询，真正让档案服务于民。对一些重要的、易受损的、利用率高的纸质科技档案，要加紧进行数字化加工处理。对电子形式的科技档案，必须采取科学的管理手段，保证归档电子文件的真实、完整、有效。要重视“移动互联”的发展趋势，积极开发配置可供手机、微信等移动终端和客户端访问、查询、办理、下载或上传的接口，实现更加便利、自由、实时和可交互的信息资源共享。