现代信息技术对企业档案管理的影响与对策

陈李明

摘 要：诸多企业在档案管理方面开始广泛地应用现代信息技术。企业档案建设与管理工作的信息电子化格局已基本形成，也是今后企业档案管理的必然趋势。本文通过分析信息技术对我国企业档案管理带来的影响，提出了企业档案管理应对的措施。

关键词：现代信息技术；企业档案管理；影响；对策

随着科学技术的不断发展，现代信息技术迅速地渗透到人类的生产和生活，已经延伸到社会生产的各个领域，对企业的生存和发展起着重大的影响。企业的档案管理逐渐走向信息化已经是当前企业发展中的一项重要任务。文章关于现代信息技术对企业档案管理的影响与对策展开详细的分析。

一、现代信息技术对企业档案管理带来的影响

（一）现代信息技术对企业传统档案管理理念的冲击。现代信息技术在企业档案管理中的应用，对传统的企业档案管理理念虽然造成一定程度的冲击，但是给企业带来的巨大效益也不可否认。传统的企业档案管理模式虽然理论框架简单，但由于是纸质档案，不容易归类，进行档案信息查询的时候也不容易及时地提炼出所需的档案信息。现代信息技术在企业档案管理中的普及应用，改变了档案管理者对传统管理理念以及操作上的局限，使企业档案管理工作者在工作中获得较大的主动权，提高管理的效率。

（二）现代信息技术对传统档案管理工作的素质与能力的冲击。企业的档案管理工作者在传统的管理工作中已经形成了一定的技巧和管理的模式，在面对逐渐渗透到企业档案管理中的现代信息技术，档案管理工作者还需要适应的过程。因为传统的档案管理工作的流程和技术背景与现代信息技术下的档案管理有着一定的差距，已经适应了原来传统档案管理工作流程的工作者，对新的操作方式有一定程度的排斥。

（三）现代信息技术促进企业管理技术，为企业的发展带来机遇。现代的信息技术具有信息化、网络化、社会化、智能化的特征，这些先进的技术特征与传统的企业档案管理模式有着很大的不同。从档案管理的信息化发展阶段历程来看，现代化信息技术的特征，不断地促使企业档案管理发生变化，但是这些变化都是积极的，在发展的过程中不断提高档案管理工作的效率。所以，企业唯有对自身档案的管理工作实现信息化，才能促进企业档案管理工作的良性发展。

（四）标准化程度与法制不健全成为新的挑战。传统的纸质档案的管理，主要是进行纸质档案文件的管理，只要档案文件不存在缺失或者丢失的情况就可视为档案管理工作的合格。因为没有相关的标准化制度的规定和限制，使管理的方式存在缺陷，不能让档案发挥其真正的价值和意义。例如，有的企业的某些档案已经超过了几十年，对这类特殊的档案文件怎样进行密封，什么时候需要使用，应该如何合理地利用并没有明确的规定，造成了档案管理很大的不便，没有真正地体现出这类档案的价值。

二、提高企业档案管理水平的措施

（一）转变档案管理者的传统档案管理理念和思想，树立现代信息化的管理思路，明确档案管理在现代信息技术下的各个管理步骤，将先进的信息技术运用到工作中，保证企业档案管理工作在新的管理模式下顺利地展开。在现代企业档案的管理工作中，时刻谨记用思想引领行为。在加强企业档案管理的同时，应清楚地了解现代先进的信息技术对企业档案管理工作的重要意义和影响，准确地认识企业档案管理的实践意义，使得企业对档案进行科学、规范的管理。

（二）在先进的档案管理思想理念的基础上，加强对企业的档案管理工作现代化设备设施的建设与完善。在加强管理设施设备的过程中，严格依照客观的管理需求，从实际出发，不能为了迎合信息现代化而盲目地进行技术的革新。当然，技术完善要以一定的传统档案管理为基础，对保存的档案文件进行翻拍、录入、备份等工作，这些环节的完成必须要有完善的ERP系统。

（三）档案管理工作要有规范的管理机制作保障。档案管理工作是一个长期的过程，在这个管理过程中，需要一套健全的管理体制，保证档案管理工作的正常运行。企业要建立科学、规范的信息化档案管理制度，使得档案管理工作的每一个环节都受到制度的约束，保证档案管理的有效进展。例如，很多年代较长的纸质档案，各方面质量都比较差，系统在对其内容进行录入时的难度会增大，所以一定要对历史档案建立科学的管理标准，以确保档案信息化的建设顺利地进行。

（四）提高档案管理人员的能力和素质，对管理人员进行培训，加强学习，使其能更好地适应现代信息技术环境下的档案管理工作，同时加强档案管理部门之间的合作，对档案管理的有效资源进行整合，促进联动合作机制的建立，利用档案管理的信息化和科技化，增强档案管理工作人员的创新思维能力。此外，企业也要注重培养新生力量，发展壮大一批具备现代信息技术实力的企业档案管理人才，提高档案管理工作的质量，提高档案管理的效益。

三、结语

综上所述，现代信息技术随着科学技术的发展在不断地变革与更新，对企业档案管理的工作产生了巨大的影响。在信息技术发展的大环境下，传统的档案管理模式的局限性已非常明显，所以，企业要加强对档案的信息化管理，培养大量的现代信息化档案管理人才，更好地促进企业在现代信息技术的背景下不断的革新和发展。

参考文献：

[1]何所惧.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].人资社科，2014（09）.

[2]严德清.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].经管视线，2014（06）.