浅谈科技档案的数字化管理工作

梁小凤

摘要：本文通过对科技档案数字化相关内容的阐述，明确指出了开展科研档案数字化管理工作的意义和必要性，并提出了具有参考价值的科研档案数字化管理工作的途径和方法。

关键词：科技档案；数字化；数据库；管理工作

为了适应档案信息化管理的多元化需求，开展档案数字化工作已成为现代企业档案信息化管理的一项重要内容。在笔者所在的科研院所，科技档案管理是档案管理工作的主要内容，因此科技档案的数字化管理工作是我所档案信息化管理的核心内容之一，也是科研生产的重中之重。

科技档案数字化是指有计划地利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将已经归档保存的科研纸质档案和电子档案系统结合组织形成有序的档案数字信息库，换言之，就是将现有的纸质档案转化成为计算机可以识别和处理的信息，以便于快速检索，提高档案信息的利用率和提供远程信息服务。

一、开展科技档案数字化管理工作的意义和必要性

档案信息化建设的根本目的是最大限度地发挥档案资源的价值。对传统档案进行数字化，就是充实数字档案资源的过程，其意义不言而喻，具体有以下几个方面：一是提高档案信息的利用效率。数字化的档案可以在网络环境中提供利用，充分发挥网络传输面广、不限时不限地、快捷便利的特点，解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾。此外，数字化的档案可以与办公信息系统生成的现行电子文件在同一个系统中提供利用，极大提高了文档信息的利用效率。二是保护档案原件。许多历史图纸、文件因物理老化或者保管不当而脆弱易损，如不及时修复，很可能彻底损坏，通过制作其数字化副本替代原件流通利用，可保护重要档案原件免遭进一步损坏。三是规避安全风险。通过异地存放多套档案数字化副本，确保档案信息的安全，规避各种自然灾害或人为损害对档案信息可能带来的灾难性后果。最后是缓解库房空间的紧张。对于日益增多的非永久保存的半现行文件，可通过制作数字化文本来取代原件进行保管，可以缓解档案库房保存空间的压力，提高空间利用率。

二、科技档案数字化建设的途径与方法

（一）开展数字化工作的前提和准备工作

为了确保数字化工作顺利开展，应做好数字化工作的宏观计划和前期准备工作。

首先，实施档案数字化管理工作，需要保证基本设施的投入，硬件设施应具有前瞻性，以数字化对象的种类和数量、数字化速度、数字化质量为依据，充分考虑数字化工作所必须的设备及其性能，选择具有先进性且易于维护的基础设施。除了硬件设施外，还应具备适宜的电子档案管理系统，如我所使用的产品数据管理系统（PDM），能将数字化文本在信息系统中存储和提供利用。

其次，要制定数字化相关的规章制度。档案数字化过程中档案出入库等工作环节应做好要做好严格的登记，确保每份档案的流向都有记录，并由交接人员签字确认。数字化过程中药严格遵守保密守则和档案法律法规，严格按照数字化工作流程进行，确保数字化过程中原件和档案信息的安全。

最后，要在档案数字化之前开展档案鉴别工作，以需求为导向，根据我所科研生产实际情况，制定数字化计划方案，将具有较高利用价值的档案信息优先数字化。科研生产的每个阶段都会形成很多相关文件，并不是所有项目的文件都要进行数字化，在开展数字化工作之前鉴别具有较高利用价值的档案优先进行数字化，才能使档案的利用效率提高，节省档案数字化工作的人力、财力、物力。

（二）档案数字化的工作流程

将纸质档案转化为数字化档案的基本环节包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据备份、成果管理等。1.档案整理。在扫描前后，根据档案整理情况，按部就班的对档案进行适当整理，并视需要作出标识。2.档案扫描。用扫描仪对档案文件进行扫描是纸质档案数字化的主要环节。档案扫描必须采用适宜的扫描方式和色彩模式，设定适当的扫描参数，并做好扫描登记工作。3.图像处理。通过图像处理，纠正档案文件原有的和扫描后的偏差，使扫描后的档案图文更为清晰、规范。4.图像存储，这一环节主要是合理选择图像文件的存储格式和有效标识存储图像文件，最常见的存储格式就是PDF格式了。5.数据挂接。在产品数据管理系统（PDM）中建立条目信息，将扫描好的电子图档根据图号挂到系统中，根据所内科研人员的职能岗位，赋予不同的级别和访问权限，使之职能查看权限内的档案资料。6.数据备份。要及时对数字化档案数据进行备份。7.成果管理。对数字化档案数据的保管与利用要加强管理，以确保其安全、完整和长期可用。

三、结语

数字化是一项需要花费较多人力、物力和时间的系统工程，在有限的条件下对传统档案进行数字化是现阶段档案信息化的主要趋势。从科研院所的档案管理实际来看，科技档案数字化的应用关系到科研和生产的顺利进行，因此档案人员必须重视数字化档案工作，逐步实现档案工作规范化、现代化、数字化，为科研生产和所的各项事业发展提供更多有价值的档案信息。