浅谈如何做好邮政企业档案收集整理归档工作

段新华

【摘 要】本文针对如何做好邮政企业档案工作，确保档案资源的系统性、完整性；确保档案管理规范化、标准化。提出了要把好档案入口关、档案收集整理关、立卷归档关、档案思想意识关的建议。

【关键词】邮政企业；档案；收集整理；归档

邮政企业档案收集整理归档是档案工作的一项基础性工作，如何及时、准确、系统、完整地归档，为档案的利用创造条件，以满足邮政企业的需求，笔者结合工作实际谈几点体会。

一、规范公文处理，把好公文形成关、档案入口关

1.公文是档案的前身，是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。公文处理要规范，把文秘工作和档案工作很好地衔接起来，能不断提高企业文书档案管理质量，提高其利用率。公文拟制是公文形成的关键环节，要注意公文的拟稿、核稿、会签、签发、缮校、封发等环节，确保公文质量和文书档案质量。

2.文件的归档工作是文书工作和档案工作结合点，是档案工作流程的起点。归档文件是指邮政企业在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的材料，包括纸质和电子文件材料。邮政企业各部门在公文承办过程中将相关联的文件，如正件与附件、印件与定稿、印件与依据性文件、请示与批复、转发件与原件等成套收集，才能保证归档文件材料齐全、完整，反映问题的全貌。对文件收集应注重细节，对于邮政企业自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，做好档案入库前的各项准备工作。

二、确保邮政企业档案材料完整归档，把好档案收集整理关

1.收集、整理文件材料要齐全。档案的收集工作，是实现邮政企业档案资源建设的基础和前提，它是按制度通过接受和征集，将分散各部门文件材料进行集中保存的工作。档案整理是档案资源建设的重要环节，它所反映的是文件材料形成的来源、内容、时间、形式等方面联系。根据《新疆邮政文件整理实施细则》进行整理，将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目；纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等使之有序化的过程。文书档案的整理要遵循自然形成的规律，保持文件材料之间的有机联系；区分不同的价值，便于保管和利用；符合一体化管理要求，便于计算机管理；保证纸质文件与电子文件协调统一。

2.认真实施好《新疆邮政文件整理实施细则》，采用以件为单位的整理方法，以每份文件为一件，正文、附件为一件；正文在前附件在后。落实《新疆邮政企业档案分类实施细则与保管期限表》的要求，将文件材料进行分类和划分保管期限，按年度分类、机构（问题）分类、保管期限分类等三级分类；按机构分类应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部们形成的归档文件，归入文件主办部门。邮政企业档案分为党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术类（D）、基建建设管理类（E）、设备仪器类（F）、工业产品类（G）、科技技术研究类（H）、会计档案类（J）等九大类。将归档文件的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两类。将同一事由文件按文件形成先后顺序排列。归档文件编号以分类方案和排列顺序编写档号。编目依据档号顺序编制归档文件目录。对不符合要求的文件材料进行修整，以件为单位装订，编页纸质归档文件以件为单位编制页码。对装盒归档文件要按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。归档文件整理完毕装盒后，上架排列应与档案文件分类一致，排架应避免频繁倒架。

3.严格执行《档案法》归档要求，邮政企业归档文件材料收集对企业收、发登记的“红头文件”收集要齐全完整，对企业形成的“账外文件”如各类会议记录本、会议纪要、召开会议或举办重大活动材料及大事记，年度工作计划和总结、调研（查）报告、情况汇报、工作简报，统计年报、干部职工花名册，党、团员组织关系介绍信，干部、职工调动通知书、介绍信存根，合同、协议、责任书等对反映邮政企业历史全貌和活动规律的档案，收集整理归档也要齐全完整，防止遗漏和缺失。

4.归档文件材料移交要及时。档案管理人员对邮政企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的文件材料收集要主动及时，特别对一些请示性文件材料的后续答复、上级企业要求报送的相关材料、通知下属企业报送材料汇总以及开展工作检查、验收形成的情况报告、统计等要追踪到位，防止公文处在运转程序或未及时上交，造成文件材料遗失的损失。

三、加强质量监督，把好档案立卷归档关

1.在档案立卷归档过程中加强质量监督。严格按照程序，保质保量将文书档案接收归档。要履行好档案监督指导职责，层层把好档案归档质量关。专职档案人员定期对各部门文件资料，从文件分类、表格填写、签字盖章、文件材料声像资料和电子文件收集归档情况等方面进行全面检查。各部门产生的文件资料必须经过部门负责人审核、检查后才能归档，对存在的问题，限期整改。

2.把好立卷归档关。只有严格按照国家档案局发布2016年6月1日实施的《归档文件整理规则》进行操作，按照科学的方法进行分类、整理、立卷、编目、归档，通过收集、移交、审核、复核等程序，才能形成高质量的文件材料，才能有高质量的档案归档。

四、做好档案收集整理归档的总要求，把好档案思想意识关

1.加大档案法律、法规的宣传和贯彻力度。邮政企业全员要认真学习有关档案法律法规，进一步提高全员档案意识，树立档案法治观念，增强档案工作的紧迫感和责任感，严格落实办文程序和档案《归档文件整理归则》，完善档案各项规章制度，促进档案规范化、标准化建设。真正做到档案归口负责，各方面共同参与，分工明确、各司其职，密切配合、形成合力的机制，促进档案工作协调有序的开展。

2.运用计算机技术提高档案技术管理水平。随着计算机及网络技术的进一步发展，可以集中收集和科学整理邮政企业档案。档案由微机目录式检索为电子内容检索归档。档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实的记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，具有经济效益和社会效益。可以不受空间的限制，保证很高的查全率和查准率。邮政企业档案在为企业工作提供利用服务的同时也客观真实，多方面反映了邮政企业发展的全貌和历史演变过程。

3.提高档案人员的综合素质。从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。以自学为主，培训为辅，强化档案人员责任意识，职业意识。结合邮政企业的职业特色，不断接受新信息、新创意，扩大知识视野，提高鉴别能力，有效地做好档案收集整理归档工作。

五、结论

总而言之，只有建章立制，充分重视邮政企业档案的收集整理归档工作，确保档案资源的系统性、完整性；确保档案管理规范化、标准化。用活档案，用好档案，发挥档案存史资政的积极作用。最大限度、及时地为邮政企业健康、持续发展提供更多、更好、更优质的信息资源。