浅析档案管理在律所创新发展中的重要性

杨树立

摘 要：一些律师事务所的档案管理，特别是县域律师事务所的档案管理存在着严重缺失或不完善，这对于律师事务所的发展、壮大和律师事业的长期发展不利，也与建立现代律师事务所规范化管理不相适应。律师事务所主任重视，能下大力气狠抓律师事务所的档案管理工作是建立、完善律师事务所档案管理制度的关键。建立完善的档案管理制度，可以与执业律师的工作业绩、工资收入、福利相联系。全体执业律师的支持，全社会的配合，也与建立、完善律师事务所档案管理制度密不可分。只有完善的档案管理制度、规范化的管理，律师事务所才能发展与创新。

关键词：档案管理；规范化；律师；发展

一、档案管理跟不上律师事务所规范化管理的步伐，与现代律师事务所管理不相适应是大多数县域律师事务所的通病，甚而，大、中城市部分律师事务所的档案管理也与律师事务所规范化管理不相适应。档案管理的缺失或不完善，应当引起律师界的高度重视。

档案管理，特别是业务档案管理，是提高律师办案质量、办案技能和综合素质的最基本方法之一，如果不从已办结案件中得到经验、教训和受到启发，很难想象这样的律师能成就一番得到世人公认的业绩。一个律师事务所没有规范、完善的档案管理制度，该律师事务所就不会有深厚的文化积淀，更不会有长盛不衰的发展基础和社会公认的业务成果，更无法在社会上树立知名的律师品牌和令人尊敬的整体律师形象，也无法使年青律师得到全面、系统地学习。因此，加强档案管理，特别是加强业务档案管理，应当作为律师事务所规范化管理的基础工程，应当放在每一个律师事务所的最基础工作的重要位置上。

二、很多律师事务所没有规范的或者无档案管理制度，均因建立规范的档案管理制度需要一定的基础条件。一些律师事务所租房办公，办公室仅能放下桌椅，律师事务所根本不愿出钱或出不起钱租房存放档案和雇聘专职的档案管理人员。大、中城市的部分律师事务所，特别是县域律师事务所，律师的收入不高，大多数律师的收入，都不高于同区域一般公务员的收入，这就造成律师事务所的财力积累很有限，很多律师事务所都无能力设置档案室和配置专职档案管理人员，这就造成这些律师事务所无能力或不能建立完善的档案管理制度。

大多律师事务所的留成部分，仅够律师事务所的必需支出，例如：房租、水电、审计、会员费和培训费支出等，若再增加档案管理费用，减少执业律师的个人提成部分，很多执业律师都不同意，这也是造成档案管理制度缺失的一个重要原因。在县域或中、小城市执业的律师，大多将办案多寡、收入多少放在第一位而不考虑或不愿意考虑业务档案的整理和存放积累。再者，整理档案需要一定的时间和必需的材料，部分法院的部分法官从来不将有关诉讼文书和裁判文书送达给代理（辩护）律师，这也造成律师整理业务档案存在一定的困难，律师拿不到裁判文书，就无法证明案件已经办结，更无法装订该案的代理（辩护）卷宗，这一问题的存在，也确实给律师装订业务卷宗、给律师事务所建立档案管理制度带来一定的困难，部分委托人收到裁判文书，知道裁判结果达到其目的后，就不再和被委托的律师联系；对案件的裁判结果不满意，有些委托人收到裁判文书后就不再和被委托的律师进行联系，还有的委托人甚至拒绝再和被委托的律师进行接触，这就使律师得到自己所承办案件的裁判文书很困难，大、中城市的一些律师事务所的执业律师也经常遇到这样的问题。这一现象的存在，也是导致律师无法装订办结案件卷宗，律师事务所无法建立完善的档案管理制度的重要原因。律师事务所主任不重视档案管理制度而对办结案件卷宗不管不问，该所就无法建立完善的档案管理制度，部分合伙人律师或资深律师不赞成建立档案管理制度，该律师事务所就不可能建立完善的档案管理制度。因此，律师事务所建立完善的档案管理制度与该律师事务所内部管理、运行机制密切相关。

律师事务所主任不下大力气狠抓档案管理工作，其他律师，特别是目光短浅的律师也就会乐于这种不管不问的管理模式，因为，律师的工资、福利收入不会因档案管理制度不完善而减少而又能省掉整理业务档案的时间，这确实使一些律师得到了“实惠”，所里又能少支出管理档案方面的费用，很多律师也会以此为借口而向律师事务所主任或管理层“献言献策”，这些问题的存在，都是律师事务所无法建立完善的档案管理制度的重要原因。

一些律师事务所为了应付有关机关的检查而装订一小部分业务卷宗，甚至有的省优律师事务所也只是确定每名执业律师每年应交几本卷宗；这些做法与律师事务所的规范化管理，与建立现代律师事务所档案管理制度均是格格不入的。

完善的档案管理制度，特别是完善的业务档案管理制度是律师事务所规范化管理的重要组成部分，是律师事务所发展、壮大的重要基础，没有完善的档案管理制度，律师事务所的规范化管理和规模化发展是不可想象的。从律师执业的现实情况出发，很多律师事务所的统一收案、统一收费都表现为当事人和律师协商一致后，到律师事务所办理收案登记和交纳有关费用，还有部分律师事务所基本上采用一年交几千元钱，律师事务所的公函等随便用，执业律师在办案过程中，除遇到被投诉外，很少有受到律师事务所监督的情况。如果建立完善的档案管理制度，除了接受委托后，律师应到律师事务所办理收案登记，当事人应到所交纳有关费用外，律师办结的案件卷宗还应交到律师事务所档案室，律师在办理案件过程中，就会努力收集与案件有关的各种书面材料，就会考虑到要建立档案，要交回办结案件卷宗而将应当记录的内容认真记录，还会考虑到害怕所交卷宗不合格被追究责任而会认真填写立卷要求的每项内容。这个过程的本身就是律师事务所对执业律师执业过程的管理和监督，这也是提升年青律师执业水平、业务能力的基本方法，更为年青律师学习办案技能、提高办案水平提供了平台。这样的长期积累，对于提高其办案水平和办案质量都是大有好处的，对于提高全所律师的整体素质也有极大的促进作用；长时间积累与积淀，全所律师的整体风貌会有大的改观，律所文化的积淀也会越来越深厚。

三、建立完善的档案管理制度，律师事务所应有相配套的管理机制与一定的基础条件，律师事务所应当将档案管理与执业律师的工作业绩、工资分配及福利待遇相联系并建立相适应的管理机制和设置相适应的硬件配置，这样做既会提高执业律师档案管理的观念和自我约束力，又能使档案管理工作有一定的起色和建立起全面完善的律师事务所档案管理制度。

建立完善的档案管理制度，应当得到全体律师的重视，特别是应得到律师事务所主任的重视，同时，也应得到全社会的支持，每一名执业律师、每一位律师事务所主任，若要成就一番律师执业业绩或建立一个规范化程度较高的律师事务所，就应当支持和下决心建立完善的律师事务所档案管理制度，只有建立完善的档案管理制度，律师事务所才会有扎实的发展基础，才会逐步提高律师事务所全体执业律师的业务技能和办案水平，才会提高整个律师事务所执业律师的办案质量、整体素质和树立良好的整体形象，年青律师才会有更多的学习机会和提高业务能力的途经。

审判人员和其他案件承办人员，主动将所承办案件的有关文书送达给承办律师或不设置障碍，这也是支持律师工作，支持律师事务所建立档案管理制度的最基本方式，一些委托人能自觉主动地配合律师收集有关书面材料也是对律师事务所建立档案管理制度的支持。律师协会经常或定期检查律师事务所的档案管理并抽查部分业务卷宗，既是对律师事务所档案管理工作的监督，也是对该工作的支持，因此，多方面的配合，全社会的支持与监督，与律师事务所建立完善的档案管理制度密不可分。

得到全社会的支持，律师事务所的档案管理制度才能更加完善，完善的律师事务所档案管理制度和档案管理，会成为律师事业发展以及社会主义法制化进程的动力源泉。