事业单位档案管理的信息化建设

刘永琴

摘 要：随着信息技术的不断发展，其在各个领域的应用范围不断扩大。在这种背景下，事业单位的档案管理也逐步向信息化方向发展。本文主要对事业单位档案管理信息化建设的任务、存在的问题以及如何有效促进我国事业单位档案管理信息化建设的策略进行了分析。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

中图分类号：G271.6

文献标识码：A

一、我国事业单位档案管理信息化建设的任务

我国事业单位档案管理信息化建设的任务有两个：一是事业单位目前存在的档案的目录数据库和部分全文数据库的建设。具体来说，主要是加强对现有档案资源的录入、入库和检验，以及对特殊档案如使用较为频繁、非常重要以及容易遭到破坏的档案进行特殊处理。二是对事业单位电子档案的管理以及对电子文件资源的录入。目前我国大部分事业单位都存在大量的电子文档，要实现档案管理的信息化，就要对这些电子文档进行有效保存。

二、目前我国事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

1.档案管理者对档案管理信息化建设的认识较为肤浅

目前我国部分事业单位的档案管理者因为对档案管理信息化建设工作的认识不够明确，导致在实际的档案管理信息化建设中出现各种问题，妨碍了档案管理工作的正常有序开展。

2.资金短缺导致档案管理信息化建设存在不足

因资金短缺导致的档案管理工作出现问题主要表现在两个方面，一是部分事业单位本身存在资金缺乏现象，因此无法对档案管理信息化建设工作提供良好的硬件及软件环境，致使档案管理信息化建设工作出现问题。二是部分事业单位的领导及管理者对档案管理信息化建设工作不够重视，所投入的资金自然也相应较少，使得档案管理信息化建设工作出现滞后现象。

3.管理软件及管理人员中存在的问题

管理软件欠缺，一方面表现为部分事业单位没有与信息化建设相匹配且操作方法简单、功能齐全的管理软件；另一方面表现为部分事业单位在管理及使用软件方面存在问题。管理人员中存在的问题主要是一些人员的软件操作水平不高，对信息化的了解不够专业，对档案管理的信息化建设工作只停留在最初级的录入、查找等阶段。

三、我国事业单位档案管理信息化建设的有效策略

1.加强对档案管理者的思想意识教育

例如，开展座谈会并提交心得报告，定期举行教育会，购买相关书籍并指导其进行阅读等，使事业单位领导及档案管理人员在思想上对这一工作的价值有清晰而准确的认识，从而对这一工作加以重视，在平时的档案管理工作中做到兢兢业业。

2.加大档案管理信息化建设的资金投入力度

一方面，可在财政预算中适当扩大档案管理信息化建设的资金比例，不断完善档案管理信息化建设所需要的各项设备，为档案管理信息化建设工作提供有力的物质保障；另一方面，可根据自身的实际情况，向国家财政申请专项信息建设资金支持，并将其应用于信息化建设项目中去，不断完善档案管理信息化建设的软件及硬件设备，促进档案管理信息化建设工作的有效进行。

3.引进专业档案管理信息化的软件及技术人才

一方面，事业单位要引进最新型且适用于档案管理信息化建设所需要的软件，最好具备功能齐全、操作简单的特征，使档案管理人员能够以最快速度掌握软件操作方法，最终推进信息化建设工作；另一方面，事业单位要实行竞争上岗制，多挖掘熟练掌握档案管理及计算机技术的相关人才，为本行业注入新鲜血液，并淘汰无法胜任工作的人员，及时更新人员体系，使档案管理信息化建设工作朝着更加科学的方向迈进。

综上所述，开展事业单位档案管理的信息化建设工作是大势所趋，各事业单位要针对目前本单位存在的具体问题，制订相应的策略，以促进档案管理信息化建设工作的积极开展。

参考文献：

[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013，（16）.

[2]温双瑗.提升事业单位档案管理信息化建设水平的路径探索[J].办公室业务，2013，（22）：134.