推动档案管理信息化的初步探索

耿艳江苏省盐城市西潮河闸管理所

推动档案管理信息化的初步探索

耿艳
江苏省盐城市西潮河闸管理所

摘要：众所周知，信息社会已经到来，为社会发展和人类的生活带来了前所未有的便利，推动社会各项事业的信息化建设已经成为大势所趋。档案管理作为现代社会管理事业的重要组成部分，进行档案管理信息化建设也是刻不容缓。通过加大信息化基础设施的投入，培养高素质的档案信息化管理人员，提升档案信息化管理的安全水平，建立相关的规章制度，可以有效保障档案管理信息化建设的效果，加快档案管理信息化的进程。

关键词：档案管理；信息化；措施

档案中记载着很多重要信息，是具有很强的保存价值的资料，对于社会各项事业、各类企、事业单位的发展具有着不容忽视的重要作用。在当前信息化社会建设的时代背景下，推动档案管理信息化，改革传统的档案管理方法，提升档案管理的规范化、现代化水平，可以推动档案管理事业上升到一个新的高度，更好的发挥档案管理的服务功能。相对来说，由于档案管理工作没有得到应有的重视，档案管理的信息化建设水平也普及较低，因此，迫切的需要加快档案管理信息化建设，提升档案管理信息化水平，结合档案管理现状，具体可以从以下几个方面实施：

一、加大档案管理信息化基础设施投入

在当前各种档案不断增多的情况下，传统落伍的档案管理方式已经远远跟不上时代的脚步，同时，档案管理的实际需求也对于信息化建设提出了更高的要求。尽管我国各行各业在信息化建设方面也进行了一些有益的探索，取得了初步的成效，尤其是最近几年，网络方便快捷的优势吸引着人们，带动了网络基础设施的建设。但是，由于对于档案管理的信息化建设的认识不足，重视程度不够，相对于一些高科技行业来说，信息化基础设施的投入明显不足，档案管理的信息化基础设施还比较陈旧，很多先进的设备设施还没有得到推广应用，现有的信息化基础设施也还存在着闲置的情况，利用率不高，设备设施老化，电脑等设备配置较低，导致档案管理的工作效率不高，直接限制了档案管理信息化建设的进程，使档案管理电子化、数字化的程度还比较低，很多档案管理工作还是靠人力手工操作，效率低下且容易出现疏漏。为了加快档案管理的信息化建设进程，首先需要加大信息化所需要的硬件设施的投入，提高硬件的配置，加快基础设施设备的更新换代，最大程度的开发利用信息化基础设施的价值，为档案管理的信息化建设提供强有力的支持。

二、做好档案管理人员信息化技能培训

档案管理信息化建设除了需要先进的硬件设施给予支持之外，还需要运用各种规范化、简便易行的软件，实现档案管理的数字化操作，才能真正实现档案管理的信息化。但是，不论哪种软件的应用，还是档案管理信息化网络系统的建设和运用，都需要档案管理人员具有扎实的信息技术知识，能够比较熟练的操作应用各种软件系统。目前来看，档案管理人员的档案管理专业技能和信息技术普遍比较薄弱，成为制约档案管理信息化建设水平的重要因素。由此看来，为了提升档案管理的信息化水平，培养具备良好的信息技术和档案管理专业知识的人才队伍成为非常重要的一步。首先，针对现在档案管理人员信息技术有限的情况，结合档案管理信息化的实际需求，通过聘请专门的信息技术人员对档案管理人员进行专门的信息技术方面的培训，让现在的档案管理人员掌握必备的信息技术知识和操作技能，并且提升档案管理人员的信息素养，增强这些人员的学习创新意识，调动他们自主学习的积极性。其次，信息技术发展日新月异，为了确保档案管理人员能够跟上信息技术发展的步伐，还需要定期的组织档案管理人员进行有关信息技术方面的继续教育，做好相关的考评工作，切实提升档案管理人员信息技术水平。最后，高校在培养档案管理人才时也需要注重信息技术的学习，为档案管理事业输送更多高素质人才，也为档案管理信息化工作的开展提供人才保障。

三、提升档案管理信息化安全保障水平

信息技术的快速发展确实为档案管理的信息化建设创造了有利的条件，但是，由于档案管理工作具有一定的特殊性，在安全性方面具有较高的要求，很多资料需要保密。在进行信息化建设的过程中，也还需要通过各种手段确保档案管理的安全高效，这也是加快档案管理信息化建设的重要条件。具体来说，可以通过从提高信息化基础设施的配置，采取先进的信息技术手段，安装各种性能优越的防病毒、防黑客软件，从技术方面为档案信息的安全提供支持，加强档案管理信息化网络的安全管理，增强档案管理人员的信息安全意识等方面，保障档案管理信息化的安全性。

四、建立档案管理信息化规章制度体系

档案管理是一项严谨、细致的工作。在进行信息化建设过程中，也需要进行相关规章制度的建设，建立档案管理信息化的保障体系，完善工作流程，明确各个岗位的工作职责，清晰的界定档案管理人员的职能，加强档案管理人员的职业道德教育，让档案管理信息化工作可以有序的推进。比方说，为了确保档案管理的安全性，专门制定档案管理的安全制度、保密制度，档案归档的规范和标准等，以及对档案管理人员登录档案管理系统的权限进行科学的设置，以及对于违规操作的惩罚等相关的规定。通过严格、规范的制度体系让档案管理的信息化工作更加高效、安全。

总之，在档案管理中应用先进的信息技术，进行档案管理的信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化，是当前信息时代的必然要求。尤其是随着社会各项事业的快速发展，大量重要的资料需要保存、管理和应用，更加突显了档案信息化管理的重要意义。档案信息化管理是一项庞大的系统工程，需要从信息化的硬件设施、软件系统、人才团队、制度规范的建设等各个方面全面推进，才能使档案管理在信息化建设的进程中更加卓有成效。

参考文献：

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[2]刘丽茹.探讨档案管理信息化的含义与发展趋势[J].赤子(上中旬).2014(17)

[3]田欣池.对高校档案管理信息化的探索[J].卫生职业教育. 2015(05)

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