新时期文书档案管理工作的创新探索

张秀丽四平职业大学

新时期文书档案管理工作的创新探索

张秀丽
四平职业大学

文书档案作为高校档案资源的重要构成部分之一，记录着高校的发展历史，是高校宝贵的信息资源，能够为高校相应工作的开展提供必要的信息依据。而要想充分实现文书档案的价值，就需要结合当前文书档案管理工作所呈现出的问题，针对文书档案管理工作所提出的要求，实现对文书档案的规范化管理。本文在分析当前文书档案管理工作所呈现出问题的基础上，为如何实现文书档案管理工作的创新提出了对策。

文书档案；管理工作；创新；探索

前言

对于高校而言，文书档案作为其宝贵的历史资源，所呈现出的是高校发展过程中的各项信息内容，在新时期下，随着档案管理工作要求的不断提升，传统档案管理模式弊端逐渐凸显，纸质档案管理方式下档案的完整性难以得到有效保障，档案的利用率偏低，因此，这就需要实现管理模式与管理手段的创新，以提高文书档案管理工作的质量与效率，为充分发挥出文书档案在高校发展中的作用奠定基础。

一、新时期下文书档案管理工作所呈现出的问题

（一）管理制度体系不健全，尚未实现规范化管理

从文书的档案管理的现状看，当前现有管理制度体系不健全，在实际管理过程中，管理职责划分不明，管理方式过于滞后，对于文书档案管理工作的重要性尚未给予充分重视。整体上而言，文书档案管理质量偏低、且利用率不高，一般都是对档案进行归档保管后，档案就处于“尘封”状态，即使在需要利用档案时，因档案的标题以及目录等的条理不清，查找困难，致使文书档案的服务功能被大大弱化。

（二）管理方式过于滞后

在计算机技术快速发展的今天，各行业在实际开展管理工作的过程中，需要以信息化管理模式的搭建为基础，以提高管理工作的效率与质量。但是，在文书档案管理工作上，当前虽然初步实现了信息化管理系统的建设与应用，能够为实现对档案信息的收集存储等提供便利，但是，在档案信息检索上，主要还是以手工进行检索，尚未实现自动化检索功能的实现，相应检索的精准度较低，且加大了相应工作人员的工作量。

（三）相应档案管理人员能力素质不足

要想满足文书档案管理工作的实际需求，就需要组建一支高能力素质的管理人员队伍，确保相应管理人员在具备较高职业素养的同时，具备良好的职业道德素养。但是，从现有文书档案管理人员队伍的现状看，其专业能力素质偏低，难以满足实际工作之需，在实际开展档案管理工作的过程中，相应人员经验不足、信息化素养偏低，难以实现规范化管理；同时，相应招聘以及培训体系机制有待进一步健全与完善。

二、新时期下文书档案管理工作实现创新的对策

（一）建立完善的管理制度体系

新时期下，基于对文书档案档案管理工作所提出的新要求下，要想确实现对文书档案的规范且高效管理，并充分发挥出文书档案的作用与价值，就需要以健全相应管理制度为基础。要求要基于当前国家对档案管理所提出的规范下，实现相应管理体制的构建，要在建立现代化管理制度的基础上，明确落实管理职责，并提高档案管理人员对该项工作的重视程度，积极创新管理方式，以迎合当前文书档案管理工作之需，为提高文书档案的管理质量奠定基础。

（二）实现管理手段的创新

基于信息化时代下，档案管理工作需要实现信息化管理模式的搭建，以借助信息化管理手段来提高文书档案管理的效率与质量。在此过程中，需要以档案管理一体化理念为基础，以档案信息化管理系统的构建为基础，针对相应信息化检索功能进行进一步的完善，以实现自动化检索来提高文书档案资料的利用率。同时，以档案管理信息化的充分实现，还能够进一步降低相应管理人员的工作压力，提高管理工作的质量，确保其能够借助信息化技术来实现对文书档案的规范化管理。此外，要注重对电子档案的管理，做好相应的备份工作，以确保电子档案信息的完整性。

（三）做好管理计划工作并注重管理细节

基于文书档案管理工作本身的特点下，面对这一繁琐的工作内容，要想实现对日常管理问题的有效规避，就需要打造一个规范化的管理环境，以实现对各种问题的规避，以相应值班制度的建立为基础，确保各管理人员能够按照要求落实该项管理工作内容。与此同时，要针对不同类型的文书档案进行分级管理，明确主次；并要强调细节化管理的落实，能够针对档案文件进行认真的筛选定位，依照相应程序规定进行记录，避免出现档案资料遗失等问题，确保档案资料信息的完善性。

（四）提升档案管理人员的能力素质

要想从根本上确保档案管理工作能够实现科学且规范开展，就需要打造一支具备较高专业能够素质的档案管理人才队伍，确保其现有的专业知识与职业道德素养水平能够满足新时期文书档案管理工作的要求。在实际践行的过程中，要以完善培训制度的建立为基础，加大对文书档案管理工作人员的培训力度，结合目前现有人员能力素质上多存在的不足来实现有针对性的培训。要在提高档案管理人员专业知识水平的基础上，加大相应法律法规的宣传力度，确保各个岗位人员能够积极的承担起自身的职责，规范自身工作行为。与此同时，要进一步相应管理人员的信息化素养，以满足档案信息化管理之需，并提升其职业道德素养，为提高该项管理工作的有效性奠定基础。此外，需要进一步加大人才引进力度，以优化档案管理人员队伍结构，为档案管理工作注入新鲜的血液。

总结

综上所述，新时期下，针对文书档案管理工作所提出的新要求，结合目前该项工作所呈现出的问题，就需要以完善解决对策的落实来提高文书档案管理工作的质量。在实际践行的过程中，要在建立完善管理制度的基础上，创新管理手段以实现信息化管理，并做好档案管理计划工作，注重管理细节，实现分层次管理，并全面提高文书档案管理工作人员的综合能力素质，为充分实现文书档案的利用价值、实现文书档案的规范化管理奠定基础。

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