机关事业单位档案分类整体管理研究

曹丽丽

山东省汶上县人力资源和社会保障局

机关事业单位档案分类整体管理研究

曹丽丽

山东省汶上县人力资源和社会保障局

目前我国各种数据信息越来越丰富，随之而来的便是机关事业单位档案管理工作也逐渐变得繁多；同时，我国当前的数据信息的载体也变得更加复杂。在这种背景下，暴露出相关机关事业单位档案管理中各种不足和弊端。由此可见，如何有效加强机关事业单位档案分类的整体管理工作，已经成为目前急需解决的问题。下文中针对该问题，进行了详细讲解。

机关事业单位；档案分类；整体管理；研究

在我国机关事业单位中，档案管理工作很重要，因为其不仅是档案的记录，还为该机关事业单位的其他各项工作环节进行服务。档案管理是确保该机关事业单位各项工作能够可靠、高效进行的重要基础，每个工作环节的顺利进行，都无法离开有效的档案管理。下面我们针对机关事业单位档案分类整体管理的相关内容，进行简单的讲解。

一、目前机关事业单位档案分类整体管理中存在的不足

（一）机关事业单位档案管理人员缺少专业知识

通常在我国事业单位中，有不少档案管理人员没有掌握相对应的专业知识，甚至有很多工作人员是从其它的单位、或者本单位其它岗位调度而来的。这些调过来的员工，在实际工作过程中所借鉴的也是前人的经验，这些员工并不具备完整的档案管理知识。由此可知，当他们对档案进行分类管理操作的时候，很容易出现各种过失和错误；而且，现在的档案通常十分杂乱、复杂，如果不小心出了过错，返工进行检查就会变的费时、费事。

（二）对机关事业单位档案管理工作没有引起足够的重视

现在我国大多数机关事业单位，对档案管理没有给予足够的重视，因此在安排相关工作人员之前，并不会对这些员工进行严格的培训与考察，就让他们工作上岗。然而，恰恰是因为该机关事业单位没有正确的了解档案管理的重要性和相关意义，从而导致档案管理作业容易出现一系列问题，最后使得单位内其他岗位没有办法顺利展开正常工作。

除此之外，有些机关事业单位的档案管理人员本身也存在着情绪问题，这些工作人员认为档案管理工作不重要。因此在实际工作过程中，没有责任心、缺乏耐心，也不会投入自身的精力，最终导致机关事业单位的档案管理工作出现各种问题和漏洞。

（三）机关事业单位档案管理工作人员离职后没有做好交接工作

我们每个人在工作岗位上，都必然会遇到很多事情，其中就包括离职和退休。机关事业单位人员在即将面临离任的时候，有必要和接班人做好自己岗位的交接工作。但是，目前我国有少部分机关事业单位的档案管理工作人员，在面临离任的时候，并没有做好相关的交接任务，从而导致档案管理岗位的新接班人，无法对岗位工作有一个科学、全面的认识，进一步使得档案管理工作变得繁琐、混乱。最后，部分档案资料失去了原有的价值，为该机关事业单位造成了严重的损失。

二、加强机关事业单位档案分类整体管理的措施

（一）利用现代化的设备，促进档案分类管理现代化

现在我国科技以及社会经济越来越发达，计算机技术更是越来越普及，早已进入千万百姓家。而利用计算机技术来进行相关档案管理工作，不但可以进一步提高工作效率；更重要的是，有利于推进机关事业单位档案的分类管理，从而为机关事业单位带来更加科学的、全面的数据资料信息。在此基础上，机关事业单位还能够设置档案资料的共享渠道，利用档案共享渠道开展相关的工作，如档案资料的登记、查询等。如此一来，能够方便大家对档案资料的使用。

另外，还可以利用计算机技术提高档案数据信息的搜集力度，促使机关事业单位的档案数据能够更加的全面，例如加入图画、影音、文字等信息，从而记录更清晰、可靠的档案数据。当然，与之相对应的是，单位需要加强培训，针对该机关事业单位的档案管理工作人员，提高现代化知识水平；提高岗位工作人员的工作积极性，让他们能够科学利用计算机等现代化的设备，有效管理档案信息，最终实现提高工作人员工作效率的目标。

（二）加强事业单位档案收集工作，有效避免档案缺失

对我国机关事业单位的工作进行查考，可以从很多方面入手，其中，档案便是一个重要的参考依据。不仅如此，档案也是机关事业单位进行科学研究的一个基础，单位内其它很多工作的顺利进行，往往都不能离开档案资料。因此，档案管理工作人员必要针对所有的档案资料信息，主动进行搜集、分类、管理。因为，档案资料收集工作只是其中的首要部分，只有充分的、科学的对各大档案资料进行收集，才可以完成档案资料的有效操作，从而保证档案的完整性。

（三）事业单位档案管理人员离职时做好相关交接工作

如果机关事业单位人员即将离任，需要在新的接班人上任以后，做好相应的交接任务。由于不一样的功能工作人员具有不同的档案管理习惯，并且因为是新人，上任后往往无法全面的了解档案工作。因此，只有做好相关的交接工作，保证新任员工对档案信息有了全面的了解，才可以让老员工离任。这样做，可以防止由于人事的改变，而导致档案信息发生遗失、损失。

在档案搜集方面，若想提高工作质量，首先，要提高档案管理工作人员的归档意识。我国事业单位有必要拟定完整的规章制度，有效针对档案管理作业进行查核。其次，在对档案管理工作人员进行选择时，要重视工作人员的相关专业知识，挑选出具备一定档案管理专业基础或具有档案管理工作经验的人员上岗。如此一来，可以保证我国机关事业单位的档案信息得到妥善管理。

结语

就目前而言，我国大多数机关事业单位对档案管理没有给予足够的重视，从而暴露出管理中的各种不足和问题，例如：管理人员缺少专业知识、工作人员离职后交接工作没有做好等等。通过本文讲解，我们针对机关事业单位档案分类整体管理进行研究，总结出相关的管理措施，包括利用现代化的设备，促进档案分类管理现代化；加强事业单位档案收集工作，有效避免档案缺失；对档案管理人员定期进行培训，提高工作人员的综合素质等。希望这些措施能够帮助我国事业单位更好的开展档案管理工作。

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