完善企业人事档案管理的思考

唐一月

摘 要：计划经济和市场经济协同发展以来，企业人事档案的作用逐渐凸显，逐渐成为企业招人、用人、留人的重要管理方式之一。但就目前企业人事档案管理工作的现状来看，在环境、人员、信息化建设等方面都存在不同程度的问题。基于此，本文以如何高效的完善企业人事档案管理工作为根本的出发点和落脚点，采用理论分析和实地研究的方式分析了我国企业人事档案管理的现状，发现了其中存在的问题和不足，并提出了有效的完善建议。希望能够起到抛砖引玉的作用，进而引起更多的专业人士关心和重视企业人事档案管理工作。

关键词：企业；人事档案管理；问题；完善建议

一、我国企业人事档案管理的现状

据调查，现阶段越来越多的企业逐渐意识到人事档案管理工作对企业发展的重要作用，并且也试图通过完善相关的制度规范，提高企业工作人员的综合素质等方式来提高企业人事档案管理工作的绩效，但就实际落实情况来看，与预期还存在一定的差距，存在一些问题和不足，主要表现在以下几个方面：

（一）企业人事档案管理环境差

优越的企业人事档案管理环境是确保企业人事档案管理工作得以高效开展的前提和基础。但是就目前情况来看，一些企业的的档案管理室条件比较简陋，缺乏恒温设备，档案被虫蛀、霉烂的现象时有发生；其次，一些企业没有一个固定的档案管理室，档案在来回搬迁的过程中不慎丢失的现象时有发生；另外，一些企业的人事档案管理环境不够安全，档案丢失、人为篡改的现象依旧存在。

（二）企业人事档案管理人员的综合素质不够高

企业人事档案管理人员的综合素质不够高是现阶段企业人事档案管理工作中存在的又一比较普遍的问题。即一些企业的人事档案管理人员的专业性不够高，对于什么样的档案需要长期保存，档案如何分类，档案管理工作的重难点等掌握的不够清晰，实际管理工作中比较混乱，随着企业规模的不断扩大，人事档案管理工作的任务量逐渐增加，人事档案管理工作的绩效不得而知。另外，一些企业人事档案管理人员的职业素养不够高，受各种利益的诱惑或者其他因素，所以修改档案的现象依旧存在。

（三）企业人事档案管理工作的信息化程度不够高

处在科学技术日新月异的今天，提高企业人事档案管理工作的信息化程度显得尤为重要和必要，但是就目前情况来看，一些企业，尤其是实力比较小的企业，人事档案管理的信息化程度并不高，人事档案管理工作全靠人工，工作绩效不得而知；另外，一些企业虽然引进了现代化的人事档案管理系统，但是并没有将其落实的实际管理工作中去，信息化系统检索、监督等功能没有得到切实的发挥，形式化严重。

二、完善企业人事档案管理工作的建议

企业人事档案管理环境差/人事档案管理人员的综合素质不够高/人事档案管理工作的信息化程度不够高等问题的存在确实在很大程度上影响了企业人事档案管理工作应有价值的发挥，给企业其他各项经营管理工作埋下了潜在的风险。基于此，笔者结合自身多年的实践经验和所掌握的理论知识就如何解决上述问题提出了几点切实可行的完善建议，具体内容如如下所述：

（一）优化企业人事档案管理环境

企业人事档案管理环境的优化需要企业从以下两方面着手，一方面，企业的管理层要加强对企业人事档案管理工作的重视程度，以身作则，并加强宣传力度，在企业内部形成人人重视人事档案管理工作的工作氛围；另一方面，企业要设立独立的人事档案管理组织，适当加大对人事档案管理工作室的投资力度，优化人事档案管理的外部环境，通过现代化信息设备的引进等方式增加其安全性，以防止档案虫蛀、霉烂、丢失等问题的发生。

（二）提高企业人事档案管理工作人员的综合素质

企业人事档案管理工作人员综合素质的提高是提高企业人事档案管理工作绩效的又一重要举措。所以就需要企业从以下几方面着手，一是要鼓励涉事人员树立终身学习的意识，不断提高自身的专业知识和专业技能，达到专业的人干专业的事的效果；二是要加强对人事档案管理人员的培养力度，定期组织讲座、考试来丰富其专业知识，并通过请进来，走出去的方式引进更多的专业能力强，职业素养高的复合型人才；三是要完善配套的监督机制、奖惩机制，并将其与工作人员的切身利益直接关联，以提高其工作热情和工作积极性，减少人为因素造成的不必要的失误和损失。

（三）提高企业人事档案管理工作的信息化程度

信息化程度的提高是提高企业人事档案管理工作绩效的有效工具。这就要求企业从以下几方面着手，一是要综合考虑企业的实际经营能力和资本能力，在遵循实用、科学、有效原则的基础上，引进适合企业特色的人事档案管理信息系统；二是要落实逐渐推进原则，即信息化人事档案管理系统价值的发挥不是一朝一夕就能实现的，需要企业循序渐进，投入一定的时间和精力，加大对涉事人员计算机知识的培养力度，来确保其应有价值的切实发挥；三是要全面协调发展，即信息化档案人事管理系统的推进和应用必须与企业的信息需求相协调 ，与信息技术发展相协调 ，与全国信息化工程相协调。

三、结语

总之，企业人事档案管理工作是一项专业性、管理性、保密性很强的工作，是现代企业管理工作的重要组成部分。对于企业战略目标的实现、经济效益的获得以及企业的长远发展都发挥着不可小觑的作用。所以加强对企业人事档案管理工作的重视程度，在实际工作中善于发现问题、分析问题，并结合自身的实践经验和所掌握的理论知识提出切实可行的优化意见是需要需要相关工作人员一直努力的方向和目标。而由于本人能力有限，本文仅是笔者对完善人事档案管理工作的探索性分析，笔者将在今后的学习和实践工作中作进一步的研究和努力。

参考文献：

[1]孙培培.国有企业人事档案管理信息化发展趋向的探讨[J].办公室业务，2016（04）.

[2]张玉华，张玉新，张晓琳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].企业改革与管理，2016（04）.