研究所试剂耗材集中采购探索与思考

包　艳

(中国科学院青岛生物能源与过程研究所　公共实验室采购中心，山东　青岛　266101)



研究所试剂耗材集中采购探索与思考

包艳

(中国科学院青岛生物能源与过程研究所公共实验室采购中心，山东青岛266101)

摘要研究所采取集中采购的模式，突破传统浪费人力、物力的采购模式，依托网络化中科院青能所科研耗材供应管理系统和中国科学院科研试剂耗材采购平台，规范采购操作流程，建立集中采购数据库，动态优化合格供应商保障试剂耗材的供货质量，双层审批以及双人验货的严谨操作流程规避采购风险，大客户团购价降低科研成本，采购流程全程可追溯，便于采购过程的监控。成为研究所科研强有力的支撑力量。

关键词科研试剂耗材；集中采购；平台；喀斯玛商城

随着研究所日益壮大，科研项目日益增多，实验室用试剂耗材采购品种、数量需求越来越大，质量要求也越来越高，尤其一些低温、运输条件较高的生物试剂，品种多、划分细、厂家杂、规格多，因而保管难、安全要求高。

采购是一个烦琐复杂的过程[1]。过去没有统一的采购机构和模式，由使用单位或部门甚至个人自行采购，管理无序，缺乏公开竞争机制和有效的监督机制，采购效率、效益低下，且容易滋生腐败行为[2]。为保障研究所科研实验所需试剂耗材的及时供应和品质，节省团队人力物力，完善物资采购环节中的风险防控措施，研究所规定由研究所条件保障部公共实验室采购中心统一负责实验药品耗材的集中采购、出入库验收管理、货款结付等工作。

1科研试剂耗材集中采购模式

集中采购是指集团或组织在采购商品时，进行统一集中的供应商管理与评估、 采购价格管理、 采购报账管理。 中国科学院青岛生物能源与过程研究所(以下简称青能所)依托研究所自己开发的中科院青能所科研耗材供应管理系统和中国科学院科研试剂耗材采购平台喀斯玛商城(http://www.casmart.com.cn/)开展集中采购，符合中科院要对科研试剂耗材采购工作程序规范、控制严密、过程透明、信息公开的要求，满足研究所对科研试剂耗材采购工作质优价廉、采购便捷、配送及时、符合规范的需求。采购中心以数据库形式管理历年信息,并实现网络化管理[3],为研究所科研工作提供笃实、可靠的支撑服务。

2科研试剂耗材采购工作流程

科研试剂耗材采购工作流程如下。

1)每年度遴选合格供应商入中国科学院科研试剂耗材采购平台；

2)科研团队采购者登陆平台选择试剂耗材提交订单；

3)科研团队负责人以及分管所领导审核；

4)采购中心采购者与供货商签订采购合同；

5)条件保障部管理人员和团队采购者共同验货，对供货商的服务以及试剂耗材质量进行评价，填写《低值易耗物资进货检验报告》；

6)制作《原材料验收和领用单》，分摊团队以及课题收费；

7)通过发票合同等到财务部报账付款。

3科研试剂耗材集中采购目标与举措

1)集中采购严格遵循风险防控体系和质量管理体系，实行多级账户的集中审批制度，管理者和购买者责权明晰，以达到集中采购0违规；

2)经常调研团队需求，综合评价供货商，动态优化供货商，科苑商城实名制评价供货商，积极调解纠纷，定责理赔，确保集中采购0纠纷；

3)其他科苑商城没有的试剂，第一时间与团队沟通需求，与供货厂家联系谈判价钱，确保集中采购0延迟；

4)主动回访团队关于进程以及质量的信息与建议，确保服务工作百分百满意。

4科研试剂耗材集中采购的优势

4.1流程规范、严谨

集中采购严格按国家关于科研经费管理及风险防控要求设计，严格遵循质量管理体系和研究所《药品和耗材采购管理办法》。规范化的下单—审核—发货—验货—报销采购流程符合行业、财务审核和专项审计检查要求。研究所规定单批采购金额在5万元(含)以下的，由团队(部门)负责人登录“科研试剂耗材采购平台”进行审核。单批采购金额大于5万元时，还需要填写纸质版《原材料采购申请(计划)表》，由团队负责人、主管所领导审批后进入采购流程。

除易制毒试剂、液氮以及其他必须实施公共库存管理的试剂外，研究所采购的科研试剂耗材均实行公共实验室验收后团队即时领用的模式。公共实验室采购人员应按照团队采购申请、供应商送货单和《低值易耗物资进货检验准则》，检查低值易耗物资(消耗性实验材料、试剂、设备零配件及小工具等)的品名、型号、规格、包装、外观、数量、有效期、出厂检验合格证等是否符合要求，填写《低值易耗物资进货检验报告》。经检验符合采购要求后，在药品耗材包装上加盖检验章，并填写《原材料验收和领用单》中的相关内容作为验收入库凭证。

双层审批和双层验货制度从流程上防止线下操作，客观上削弱了团队采购者、采购管理部门、采购管理人员在采购时的权为，直接或间接地割断了采购职能部门、用户与供应商之间的利益联系，做到“阳光采购”[1]，杜绝违法交易行为，对防止腐败具有重要的作用[4]。

4.2供应商可靠

条件保障部公共实验室进行多方调研和评价，严格遴选药品耗材的合格供应商。公共实验室每年度对全部供应商从资质、市场知名度、产品质量、供货及时性、财务风险、服务质量、有无严重过失、交易顺畅性、信誉度等方面进行综合评价，淘汰掉产品质量差、服务差、信誉差的供应商。再以代表性常规药品耗材(25种左右)作为价格水平基础评价标准，对供应商进行价格水平评价，遴选出价格竞争力强的20～25家供应商作为下年度的合格供应商。除已有合格供应商外，采购中心积极联系更多供应商，在供货价格、质量、服务等方面依据合格供应商的标准严格评价合格后也接纳为供应商。科苑商城集中采购平台实行实名评价制和定责理赔制度，实现合格供应商的市场竞争和动态优化。

4.3价格优惠

以研究所为单位，定期对代理商进行大宗商品优惠促销谈判讲价，同时每月均有根据采购者需求的低价团购。以TAKARA、NEB、aladin、Sigma、Agilent、Transgen等为例，2014年大宗团购价共为研究所节省成本约20万元。

4.4方便管理、统计

1)网上采购管理工作全流程网络化、自动化管理，全透明流程，内嵌制约监管机制，可实时监控。 采购流程可全程追溯，如图1所示。

订单号:15051239488状态:已确认尊敬的客户,您的订单正在处理中,请您耐心等待。 提交订单商品出库等待验货完成2015/5/129:16:00 2015/5/188:34:18 2015/5/188:34:18订单跟踪付款信息处理时间处理信息操作人2015/5/199:47:32根据发货单(15051856670)增加验货单,操作人[验货员]baoyan[验货员]baoyan2015/5/129:16:01订单创建用户2015/5/1523:36:49审核订单:功能基因组用户2015/5/188:34:08订单确认ses03@126.com2015/5/188:34:12订单配货中ses03@126.com2015/5/188:34:18订单发货,发货单号15051856670ses03@126.com送货方式:商家自配

图1某订单采购流程全追溯

2)能实现针对单个采购者、单个课题、团队、实验室、研究所各层面各时间段的采购数据统计分析。图2是2014年11月到2015年6月期间各团队采购量以及所占比例。

图2　2014年11月至2015年6月各团队采购量以及所占比例

5特殊管制试剂的采购管理

国家对易制毒、易致爆和剧毒化学品的生产经营管理采取集中化的管理方式[5-6]。研究所对易制毒试剂每季度进行需求调研，根据科研团队提出的试剂需求量购买。第二类、第三类易制毒试剂购买前将所需购买品种、数量,向当地公安机关备案。经营单位也需要有营业执照、备案证明、法定代表人身份证复印件等必备资料。运输时选择有备案证明的物流公司运输。中心仓库建有完善的易制毒试剂管理制度， 防盗、防爆、通风、降温等基础设施完善， 还配置了符合安全规范的专用药品柜[7]。易制毒试剂实行双人双管制、条件保障部采购人员做好易制毒试剂的购买入库台账记录；科研团队人员做好易制毒试剂的领用记录，在科研团队实验区做好易制毒试剂的使用记录。易制毒试剂的管理全程可追溯。

6结束语

研究所科研试剂耗材集中采购依托网络平台，突破了传统科研试剂耗材采购空间、时间的局限性，操作灵活便捷，信息库数据庞大且动态更新，操作流程规范化规避了采购风险，实现了公开、公正、公平。采购者严格遵循政策法规，主动回访团队关于进程及质量的信息与建议，不断用新的理论

和知识武装自己，努力做到研究所受益、用户满意[4]。采购中心节省了科研团队人力物力成本，成为研究所稳固的科研支撑平台。

参 考 文 献

[1]钟永泉，曾文冰，余乐俊，等.基于网络环境下高校试剂耗材集中采购的探讨[J].实验室研究与探索,2014,33(4):68-71.

[2]王慧青.高校集中采购的实践与探索[J].实验技术与管理，2006,23(1):107-109.

[3]宋菲,吴兵,黄松，等.规范采购行为，提高执行效率[J].实验技术与管理,2008，25(8):141-145.

[4] 张春宇，李 悦，杨松涛．实验室化学试剂管理信息系统的开发及应用[J]．实验室研究与探索，2011，30(11):159-160．

[5]陈军．浅谈高校实验室易制毒化学品的使用管理[J]．高校实验室工作研究，2008,96(2): 100-102．

[6] 张英华，杨小弟，李来发，等．高等学校实验室易制毒化学品的管 理[J]． 实验技术与管理，2009，26(6):162-164．

[7]汪财生，谭志文，刘合生．实验中心试剂耗材网格网络化管理探索与实践[J]．高 校 实 验 室 工 作 研 究，2014(3):32-34．

Exploration and Thought on Centralized Puchasing of Reagent and Consumable Materials in Institute

BAO Yan

(PublicLaboratoryPuchasingCenter，QingdaoInstituteofBioenergyandBioprocessTechnology，ChineseAcademyofSciences，Qingdao266201,China)

AbstractWe take the centralized puchasing mode,break through the traditional puchasing mode,which may result in waste of manpower and material resources.It relies on the consumable materials management system web of Qingdao Institute of Bioenergy and Bioprocess Technology and CAS Market,stipulating the procedures,founding the database,optimizing the qualified supplier dynamicly,dual approval and examination.These rigorous procedure aviods the puchasing adventure,at the same time，puchasing in bulk reduces the cost,we also retrospect every order procedure,which attributes to monitoring the whole procedure.The puchasing center is the powderful support force for the whole institute.

Key wordsreagent and consumable materials for science and research；centralized puchasing；platform；CAS mart

收稿日期:2015-07-22；修改日期: 2015-09-15

基金项目：中国科学院所级公共技术服务中心基金(Y01801110R)。

作者简介：包艳(1980-)，女，硕士，工程师，主要从事研究所科研试剂耗材集中采购工作。

中图分类号G482

文献标志码A

doi:10.3969/j.issn.1672-4550.2016.02.063