开放大学学籍档案管理与服务创新研究

陈楠

摘 要：本文以开放大学的学籍档案为载体，从管理和服务两个方面就其创新进行了探究。

关键词：开放大学；学籍档案；创新

在当前用户需求日益多元化和教育手段日益更新的今天，开放大学只有在学籍档案方面对管理和服务进行创新，才能更好地优化传统的档案服务模式，对服务进行深化和拓展。

一、从管理方面探究开放大学学籍档案管理的创新策略

1.对管理流程进行创新。在准备阶段，制订毕业审核方案，对毕业生成绩的发布和审核的时间以及毕业审核报告的形势和毕业审核通知的发布等均需做好准备，并及时保存文件、方案、通知等。到了实施阶段，主要是通过初审、复审以及终审，对数据进行审核和校对，并制作和发放毕业证书。但是必须保证信息的准确性，严禁存在任何错误。在上报环节，主要是整理好学生数据之后及时上报到有关主管部门。而在存储环节，要根据建档要求，将毕业生的成绩单清晰地打印出来，并贴上照片，按照要求将其整理归档后送交档案室进行保存。

2.从管理制度上进行创新。在学籍档案管理中，注重管理流程创新的同时还应在管理制度上进行创新，尽可能地提升档案管理人员工作的积极主动性，确保所建立的考核机制将工作目标作为管理的核心，从而更好地评价工作完成的情况，并不断完善现有管理机制，明确档案管理的目标和方针，确保档案管理成效的评价更具多元化，从而更加灵活地考核管理的成效。

3.从管理技术上进行创新。这里主要是加强计算机信息技术的应用，尽可能地摒弃传统的手工模式，利用计算机技术构建学籍档案信息系统，集检索和编研以及统计为一体，提升学籍档案工作效率与信息开发效益，传播各种信息资源，这对提升学籍档案的使用率具有十分重要的作用。所以我们必须将学籍档案信息资源的共享作为目标，加强建设的力度，着力提高学籍档案资源的信息化建设水平。而在此基础上，还应加强学籍档案网络建设，尽可能地为学生提供交互式和开放式的学籍档案管理平台，使其更好地对有关信息进行检索，实现档案资源的共享。

二、从服务方面探究开放大学学籍档案服务的创新策略

开展管理工作十分重要，但是要想优化管理，就需要将管理上升到服务的层次上来，因而在注重上述管理工作的同时，还应提供多元化的服务，促进服务的创新。

1.在服务意识方面进行创新。始终坚持客户第一的意识，在法律许可的范围内，应给广大师生和社会上的一些学籍档案信息的发布等提供支持。由于学籍档案中所记录的内容较为重要和特殊，因而其具有较强的严肃性和神秘感，所以在学籍档案资源的开发和研究方面难以形成一定的氛围，进而对其加工和利用的难度较大。因此，管理人员必须树立客户第一的意识，尽可能地开放学籍档案服务平台，满足不同群体客户的需求，并想方设法调动学籍档案管理人员的工作积极性，从而更好地促进学籍档案服务水平的提升。

2.在服务模式方面进行创新。主要是对归档材料实施数字化的处理，尤其是易损和利用率较高的档案材料，应加强对其的数字化处理，并及时建立学籍档案数据存储中心，将档案数字材料存入数据库中，从而促进学籍档案服务模式的创新。而在此基础上建立网络平台，完善其检索功能，就能使客户更好地利用这一资源。另外，高校要不断完善学籍档案管理标准和规范，并对这些资源进行网络备份，从而确保数据资料的安全性。

3.在服务手段上进行创新。首先是制作网页，并将学籍档案信息及时录入，以便于对学籍档案信息进行检索，从而更好地促进服务水平的提升。其次是建设电子文档中心，对各种学籍信息进行归档处理，方便客户对电子文件的查询和利用，实现电子文件信息资源的共享。再次是加强对资源的整合，打破传统的独立格局，将信息系统变得更加开放和更具共享性，实现对学籍档案的一体化管理，尽可能地将系统的整体优势发挥出来，从而更好地实现资源的共享，促进学籍档案服务水平的提升，并加强对经验教训的总结，在服务手段上赢得客户的认可和青睐。

三、结语

综上所述，开放大学的学籍档案管理是一项十分重要的工作，为了更好地促进管理水平的提升，还应从传统的管理理念上转移到服务理念上来，并对管理模式、服务方式等进行不断创新和发展，才能更好地为客户提供更加优质高效的服务。

参考文献：

[1]王玉萍.论开放大学学籍档案管理与服务创新[J].天津商务职业学院学报，2015（3）：49-51.

[2]刘新喻.做好开放大学学籍档案管理工作的思考[J].青海师范大学学报（哲学社会科学版），2014（2）：162-164.

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