医院办公室档案管理工作的优化策略探究

吴江荣

摘 要：医院的办公室有大量不同种类和内容的重要档案，为减少物资及劳力的消耗，工作人员有必要采取措施优化档案的管理工作，工作的改革应当从转变员工意识、改进管理方式两方面入手，本文简单介绍了优化档案管理活动的方案。

关键词：医院；档案管理；办公室

一、医院办公室档案管理的特点

（一）种类和内容较多

首先，医院有许多各科室以业务指导为目的的、更新频繁的档案，医院的很多操作规程及日常规范均在持续完善着，档案内容及种类就会较为多样；其次，医院档案中有大量涉及医患关系的文件，患者在就医时，可能会和医生及院方发生纠纷，于是就会生成很多鉴定、解决方法、调查等重要档案。

（二）管理活动延续完整

一般来说，完整、延续的管理档案会因比较稳固的人员安排得到保证，为更好服务于查阅，工作人员会做好归类及整理档案的工作。

（三）细致的文书书写

管理者文书质量的优劣会在很大程度上影响着档案的总体质量，档案的管理也包括了媒体对建设及发展医院有关内容的报导。

二、优化档案管理的意义

优化档案管理的必要性在于：第一，提高了资源利用率，减少了物资、劳力消耗，传统的管理档案会消耗许多资源于录入、存储档案上，其原因就在于使用功能单调的计算机系统，若普及使用先进的电子技术，既会因引入互联网技术为跨地调用档案提供了便利，又可使管理工作高效进行；第二，引入先进技术会丰富管理方式，也可促进信息共享工作的进行，不同医院及科室均可同时使用信息，使用效率得到大大提高，不过面对权益有关事宜，如公开档案权、信息隐私权及使用权等，工作人员应当谨慎处理。为保证管理档案活动的顺利、高效进行，医院应当致力加强人们的守法意识及并做好风险防范，管理档案活动会在普及电子技术、完善计算机系统之后变得更具实效性。在安全存储及科学使用档案信息中，因便捷度高、内容和形式丰富、全面及可大量保存，电子技术优势明显，尤其是搜索技术的使用，可为管理工作带来更大的便利及更高的效率，因此，优化管理档案过程在经济模式持续转变及迅速使用信息的现代社会中已经势在必行。

三、优化医院办公室档案管理工作的策略

（一）优化管理意识

1.与时俱进。管理者应当加强其业务能力及道德水平，使管理工作不落后于时代。缺少科学意识、受教育程度低、无法紧跟时代及专业水平低是现今一些管理档案者的状态，这样会使得档案无法得到有效整理、归类，既而被不断挤压，结果给使用、查看及存储活动带来障碍，也难以让档案最大化体现用途。

2.提高安全意识。实物档案的安全管理包括：①晚上做好防盗；②空气干燥时抓好防火；③下雨，尤其是梅雨天气时关注防潮；而为预防木马、黑客侵入，提前备份，保证在无危险状态下使用网络和机器系统是安全管理电子档案时应要做好的工作；此外，若有人要提供、抽调档案，注意不得将其任意放置。

（二）优化开发、应用档案资源的方式

1.加强源头管理。优化源头管理，强化档案管理建设应从2个地方入手：①办公室人员的处事水平应提升，为尽可能优化应用档案的价值，管理者应随时掌控档案资源品质、及时储备档案，管理者要尽力做到不失去档案完整用途，为此，应精心、仔细的存储已汇总、搜集好的档案。管理者改善管理策略时，应注意要有一个顺利的开端。管理者若要迅速获取正确的、用户想要的资源，就要从管理源头上加以强化、建立顺畅的系统循环，将管理质量提高上去。应注意：在医院一切科室配合密切的前提上，再优化专职档案管理者工作方式，才会做好源头管理。另外，医院应在年末评定、考核中审查各科室的管理状况，及时嘉奖管理出色者，这样才能够让员工更为负责及主动；②医院应加强培养员工的业务素质，为此，应开展各类培训、提升员工能力，为更高质、高效的开发运用档案资源，医院应提高相关的资金投入[1]。

2.抓好关键点及突破口。医院应督促管理者把握工作关键点及突破口，并根据实际情况采取最优措施，而不可仅仅以传统、过时的手段展开工作，为此：第一，医院应尽快将信息化管理做到位，“改变立卷”、“建设网络”、“精简流程”、“划分专题”均可看作管理突破口，这样才会实现社会、经济收益的共同提高；第二，可在工作中使用全自动办公系统，若要保证规范、有序的开展管理工作，管理者可在办公系统中记入工作所有步骤中的档案信息，为尽快达到系统化、数字化管理的目标，医院应在有序管理及归档电子资料，完备存储档案上更多着力。

3.从点至面、逐层递进。医院应从全局着眼，做好管理档案的工作。医院要想提高其经营的社会、经济收益，就应建立合理、完备的应用及开发档案系统；管理档案的从点至面、逐层推进才可保证其得以长期、稳健的发展。第一，信息化管理方式应在所有科室推行；第二，医院员工应及时做梳理、总结及创新，令信息化建设得以持续进行；第三，不得急于求成，允许存在一个信息化逐渐推进的过程，这样才会可持续的进行办公室档案管理活动[2]。

4.强化物质和技术保障。物质上具备良好的设备、保存空间及工作条件，技术上让员工拥有优异的方便管理的电脑操作水平及专业技能，才可保证管理工作的顺利开展，医院不可忽略技术条件、物质条件任何一方的充分准备，医院若想高效、可持续的开展管理工作，就必须同时加强技术及物质上的投资建设。

5.完善资源的开发应用。管理者工作的目的及责任是有序、规范的使用及开发档案资源，方便于用户。其中，为保证其他工作的顺利推进及最后的科学应用信息，搜集、理顺及加工档案信息至关重要。

四、结论

为提高资源利用率、促进信息共享，医院办公室有必要对档案管理的全过程加以优化，为此，医院应当加强培训，让管理档案员工观念跟上时代、且具有较强的风险防范意识；同时，还应当督促员工提高业务能力，紧抓关键点及突破口，强化物质和技术保障，全面、可持续的做好档案管理工作。

参考文献：

[1]黄睿一.医院办公室档案管理的特点及其应用研究[J].办公室业务，2013，21（7）：161-162.

[2]严庄婷，周翠兰.医院办公室档案管理工作的优化建设思路探索[J].办公室业务，2016，01（5）：94-96.