医院档案管理信息化建设分析

王喆

摘 要：目前多数医院的档案管理模式还处于传统阶段，采用低效率的人工收集信息、档案整理、档案归档，实用价值低导致档案管理在医院无法受到重视，不利于档案管理各项工作的开展。如何充分开发并利用档案资源，发挥其实际应用价值是档案管理部门的首要任务。

关键词：医院；档案管理；信息化

随着网络的普遍，社会的信息化程度越来越明显，如今，社会各行各业几乎都已经开始向信息化靠拢，医院的档案管理工作自然不能例外。促进档案管理的信息化建设，实现档案的信息化管理不仅是社会发展的客观要求，更是医院管理部门的重要课题。

一、医院档案管理信息化建设的重要意义

（一）摆脱传统的档案归档模式

传统的档案管理成本较高，所占用空间资源较高，而且很难实现永久存储。建设信息化档案管理模式，可以将纸质存档转变为电子存档，这在存储上节省了大量空间并相应降低了成本。对档案的数字化存储可以加强对档案的保护与保密工作，此外，对于档案信息的高效率检索也将是一个极大的推动。

（二）摆脱档案的传统资源利用模式

通过电脑和网络搭建的信息系统，对文档进行数字化存储，医院可以在短时间内高效、快速、安全的获得档案的完整信息及内容，且整个过程不受地域、时间的限制，从而在一定程度上实现了对档案资源充分利用与共享。

（三）提升资源利用的高效性并提升档案的价值

传统的档案管理模式，局限于档案的保护、保密与完整，缺少主动服务功能，导致档案资源不能有效服务于医院，致使档案的存在可有可无，不被重视。网络为医院和档案资源之间建立一条便利、快捷、安全的通道，方便医院充分开发利用档案资源，从而在无形之中提升了档案本身的价值。

（四）提高了档案管理的质量与效率

信息技术的引入，降低了档案存储成本，节省了空间，提高了资源利用率，为资源的配置进行了优化，从而实现了档案信息的现代化科学管理。

二、实现档案管理信息化建设面临的问题

（一）档案信息化管理的观念较陈旧

目前，多数医院依旧沿袭传统的人工档案管理方法与管理模式，将大量时间花费在信息查询、档案整理、归档、目录汇编等工作上，导致工作效率低下。其次，由于档案管理无法为医院创造实质上的经济效益，因此并未受到高层的重视。对档案管理的人力、财力、物力等资源的投入也远远不足以支撑信息化建设的开展，这是制约档案管理信息化建设的重要因素。

（二）档案管理者的专业技能处于较低层次

一般情况下，医院档案管理工作者都是由医院委派或者任命，档案管理部门没有决定权。由于医院对档案管理工作的认知度不够，因此在人才的选用上不能真正满足管理工作的需求，主要表现在两方面：一、所选人才的专业技能、专业素养不达标，无法提升档案管理水平。二、某些工作人员是被动接受任命，并非主动。这会很大程度上削弱工作积极性与工作热情，更无所谓档案管理工作的创新与开发。

（三）尚未形成档案管理信息化系统

虽然医院的档案信息由档案室进行统一负责管理，然而文档仅仅是其中一小部分，其他档案资源如音频、视频等都分散在其他各个部门。而且，各个部门的管理存在差异化，这导致档案整体管理系统尾大不掉，无法形成统一管理标准。

（四）医院领导阶层缺乏对档案信息化管理的认知

多数档案的管理基础都比较薄弱，这是由于相关硬件跟不上，如专业扫描仪、移动硬派、方便档案管理的专门空间等。而且，由于领导阶层不够重视，开展信息化建设的局域网以及大型服务器也无法及时到位。最后，管理人员的信息化意识弱，没有危机意识，不能为数字档案进行备份，这种情况下一旦服务器崩溃或者计算机损坏，所有的工作很可能前功尽弃。

三、加快医院档案管理信息化建设的措施探析

（一）挣脱传统管理观念束缚，树立档案信息化管理理念

意识是行动的前提，加快档案的信息化建设务必先树立员工及领导阶层的信息化观念。信息化建设并非一人或者一个部门的事，而是整个医院的事。档案管理部门首先需要对档案管理的信息化建设做出整体规划，然后号召其他部门进行协助，同步发展，落实到医院的各个部门，进而形成新的档案管理理念。这为信息化建设营造了良好的氛围，更有利于档案管理信息化建设的发展。

（二）优化人力资源结构

由于档案资源无法得到充分开发，其价值未充分体现，导致其地位低微。院方对其人事配备上并不重视，甚至委派给其他岗位的某些员工，以兼职的身份进行工作。再者就是安排一些已退休的医生来管理医院档案。档案管理人员没有相关专业知识且没有任何信息管理技术，这对档案管理模式的更新是致命的影响。院方可以尝试吸引年轻的技能型人才，通过引入新鲜血液促进信息化建设。另外，在绩效激励制度上进行完善，以充分激发管理工作者的工作积极性与创新意识，提高档案管理的整体水平。

（三）建立系统化的档案信息管理体系

档案信息化建设的基础是标准体系的形成，明确量化的标准，发展过程不断进行完善优化，并与时俱进，才能保证档案信息化建设的不断推进。依据《档案法》《医疗档案管理方法》等相关法律法规制定出科学合理的管理制度。其运作模式应是医院各个部门，自上至下相互协作、良性互动下的高效运作。最终提高档案管理的信息化水平。

（四）引入信息化施工技术

档案信息化建设难以展开，硬件设备不达标是关键因素。档案管理部门与院方领导进行沟通，加大资金的投入，置备信息化建设的必备设施，为实现信息化建设的飞速发展奠定基础。

四、结语

无纸存档代替纸质存档，不仅降低了存档成本，还大大节约了存储空间。加快信息化建设的脚步务必要摆脱传统档案管理理念，树立档案管理信息化理念。从根本上树立医院自上至下的整体信息化意识，解决施工技术问题，优化档案管理部门的人力资源结构、完善信息化管理系统，才能促进信息化建设的顺利开展，保证医院的快速发展。

参考文献：

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