浅析文书档案管理工作的创新

袁芳

摘 要：结合我国市政工程的建设状况来讲，文书档案管理并不仅仅是一项常规性管理工作，其还是保证市政工程综合效益及建设秩序的重要一环。鉴于此项工作的特殊性，在具体工作中，管理单位及管理者均要注重创新，以推动文书档案管理工作的现代化和规范化。本文在简要探讨文书档案管理工作现状及创新必要性的基础上，尝试提出了此项工作的创新思路。

关键词：文书档案管理；现状；创新思路

1 前言

文书档案管理本质上属于基础管理，关系到市政工程养护工作及单位的总体管理水平，因此，在当前的条件下对其进行创新，是保证档案管理工作实际同步于新时期要求的必要性举措，也是实现文书档案管理现代化、标准化的有效渠道。创新的前提是对现行机制进行改革，其中，转变观念是第一步。

2 文书档案管理工作的创新

2.1 管理现状及创新的必要性

在国家高度重视市政工程建设的背景下，文书档案管理工作也得到了更多的关注。但结合目前的实际情况来看，文书档案管理工作中的问题并没有得到较为彻底的解决，依旧还有一些“顽固问题”遗留了下来，具体有以下几种表现形式：第一种，管理程序不够严谨。无论是文书档案管理工作中常见的案卷标题过于随意，还是组卷混乱问题，都是管理程序不够严谨的体现。在管理机制约束性不强且监督不力的情况下，此项工作往往并没有真正按照规范程序执行，秩序相对较为混乱。第二种，尚未实现高效检索。检索是利用文书档案的前提，但是，由于人工法目前依旧占比较重，检索的整体效率还是比较低的，限制了档案资源的充分利用。第三种，管理者的业务素质有待加强。现在有很多的文书档案管理人员，依旧固守着旧观念，对新时期的管理要求及现存问题不以为然，在工作中也不愿意学习计算机操作，甚至对于一些新的管理方法也比较抵触。上述情况的存在在很大程度上与管理观念有关，需要从思想上入手尽快转变。考虑到以上情况，管理创新可以说是创新文书档案管理模式、实现规范管理、满足新时期文书档案管理工作现实要求的必要举措。

2.2 创新思路

2.2.1在优化现行机制的同时，完善执行保障措施

当前的文书档案管理工作中之所以存在各种各样的问题，归根结底还是现行机制存在疏漏。由于机制存在疏漏，一些不规范现象长期得不到纠正和治理，进而导致了管理成效低下的局面。所以，要想改变文书档案管理工作的现状，首先就要重视对现行机制进行优化。机制优化是一项十分艰巨的任务，涉及到管理的各个方面，需要从不同角度入手同步实施改革措施，这就牵涉到执行问题。当前关于文书档案管理的规范及制度并不算少，但实际工作中却依旧频频出现问题，实质性原因就是执行力出现了问题。在执行得不到保障的前提下，所有的机制都只能停留在理论层面上，无法作用于管理工作。所以，机制优化必须与执行强化同步进行，只有这样才能够保证管理机制发挥出实际作用。在具体展开的过程中，应重点关注以下两点：①以单位实际为依据，理清现行制度之间的关系，并结合新时期的文书档案管理要求，对相关规定中过时、滞后的部分进行修改，并在同时引入一些先进理念。总体来讲，制度清理应按照取长补短、扬弃结合的原则展开，并以促进管理的标准化为目标。为了实现规范管理，建议在修订制度时，加入一些新的条款，对管理标准及要求进行具体化，借助明确的规定，来强化机制的约束力。②在健全机制的同时，完善执行保障措施，确保上述管理要求落到实处。为了保障执行，建议单位视情况确定规范和监督措施，以提升相关人员的责任意识和自我约束意识。考虑到社会发展及技术进步的影响，文书档案管理中，还需要紧密结合时代变化，对相关制度进行不断更新，并借助定期修订的方式，来确保机制始终与管理工作的现实要求保持同步。

2.2.2加强管理队伍建设

文书档案管理工作中，管理人员属于影响工作效率的最关键因素之一，也是管理水平的决定性条件。鉴于当前还有很多人员对自身职责认识不清，管理单位有必要尽快将其错误观念转变过来，并借助培训等继续教育方式，来加强队伍建设。管理机制、规章要求都需要人去落实和执行，所以，无论从哪方面说，加强对人的管理都是非常必要的。结合当前的管理人员构成来讲，管理队伍中最大的问题在于结构不合理，表现为高素质人才相对匮乏。针对这种情况，建议在推进队伍建设的同时关注以下几点：①建议针对在职人员身上存在的问题，实施有目的的强化培训。培训应紧密贴合管理工作的要求系统进行，以保证管理人员在把握管理内容的同时，更新管理办法和手段。②为了使管理人员在具体工作中能够主动进行自我约束，单位还应逐步确立考核机制，并辅以激励措施，以表彰优良的方式，来调动管理积极性。考核是一种无形的约束，可使管理人员真正重视工作质量与成效，并逐渐培养起效率意识。而激励措施的价值则在于，其可以与考核结果挂钩，驱使管理人员主动改善自己的工作。③鉴于人工检索效率不高，且满足现实要求的程度低，建议对管理人员实施专项培训，以提升其计算机操作能力，使其能够更好的适应管理岗位的要求。

2.2.3更新管理技术

结合文书档案管理工作的现实情况来讲，落后的已经不仅仅是管理者的观念，还包括相关的管理技术。技术是工作效率的保证，在技术已经明显滞后的情况下，工作效率必然与现实要求存在不小差距。因此，尽快对管理技术进行创新，也是亟待落实的一项工作。同时，考虑到此项管理的服务功能，技术更新还是优化服务质量的必要举措。关于技术创新，本文的建议为：①管理中应注重新技术的引入，使现代技术为管理工作服务。其中，网络技术是一项可有效提升文书档案管理效率的技术，将其引入管理工作中，可以借助计算机的效率优势，推动此项管理的智能化，对于实现高效管理具有重要的现实意义。②出于满足现实要求的考虑，在更新技术的同时，还应注重同步实施信息化建设，并借助网络和计算机为资源共享提供依托。资源共享不仅是文书档案管理工作水平提高的重要标志，也是充分利用文书档案资源，发挥其参考依据作用的重要渠道，现实中应对此给予重视。

2.2.4关注细节，避免疏漏

对于一项工作来讲，细节往往可以起到决定整体成效的作用，文书档案管理工作也是如此。所以，关注细节是做好此项工作的基本要求。为了避免因细节问题影响大局，在管理中应重视以下几点：①从管理制度层面上对细节问题作出明确规定，并对要求的落实情况实施监督。②以重要性为依据，对管理对象进行分类，并实行分类管理。分类管理的优势在于其可以针对不同类别的档案进行个性管理，既有利于减轻管理负担，又可以保证机密文件的安全性，在提高效率方面作用明显。③对管理程序进行明确，并严厉禁止私改程序的行为。这样做可以提升管理的标准化水平、避免私改程序导致的不必要问题，有助于减弱人为因素对管理成效的负面影响。总而言之，处理好细节问题，才能减少管理疏漏，工作的有效性才会得到增强。

3 结语

总体来讲，文书档案管理是一项看似简单、实则异常复杂的工作，且对市政工程建设与维护有着不容忽视的影响。鉴于当前的管理中依旧存在管理程序不够严谨、管理效率整体偏低、管理人员素质有待提升等问题，建议现实中在加强重视的基础上，从优化机制、更新技术、推进队伍建设、关注细节等方面进行改善。

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