谈档案编研工作的基本功能

王春英

摘 要：档案编研工作的基本功能是开发档案信息资源，传递档案信息，主动提供档案利用。信息流动有两种类型，一种是消极的流动，即不改变信息形态，而只是传递信息，如日常的借阅，复制件的对外供应等，相对地说。这是一种单纯的、被动的提供信息，另一种是积极的流动，即将档案材料进行处理加工，使原始信息材料浓缩或系统化，使档案信息不失存真性，增加集聚性和选择性，这是积极的流动方式。它在结构形态上也发生了变化。档案编研工作属于积极流动的类型，它对开发档案信息资源，传递档案信息显示出重要的作用。

关键词：档案编研工作；基本功能；分析

档案编研工作通过对档案资料的研究、探讨和整理、加工，以形成系统的编研成果材料，这些成果材料不但具有开发档案信息的价值，同时比直接利用档案的原件要系统，也更方便，能满足利用者对档案信息完整、系统的要求，能推动档案进入技术市场，有利于社会主义现代化建设的需要。对完善档案基础管理工作、保护档案材料原件，同时对提高档案工作者的水平亦为有益。可以从以下几方面去理解：

1 有利于完整、系统地提供档案利用

提供利用是档案存在的目的。开展利用有多种形式，如阅览、借出原件、内容摘抄、原件复制等。这些方式都是当前常规工作的条件下提供利用的有效方法，但它已经不能完全适应当前社会主义现代化建设的新形势的需要。档案种类繁多，数量巨大，内容复杂，形式多样，同一类内容在本单位就能见于许多保管单位，至于相同或相近的档案内容的材料分散保存在不同的单位、部门、系统、地区，也是常见的现象。而新形势下利用档案的人次和数量明显增加，在科研、生产、经营改革、科技决策、编史修志等方面都要求更系统、更准确、更及时地提供所需档案，出现了由原来单件地、零散地、少量地利用档案转化为系统地、完整地、大量地利用档案的新特点。这就使企事业单位档案目前的管理现状与当前工作的需要发生了矛盾，开展档案的编研工作，就能够妥善地解决这一矛盾。

2 有利于全面进入信息系统工程

档案工作者的职责不仅应管好档案，而且更重要的是要想方设法使档案得到广泛的社会应用，产生更大范围的直接的或间接的社会效益和经济效益。为达到此目的，档案工作者必须积极做好档案的信息开发工作，使档案进入信息系统工程，并显示档案所具有各种特点，发挥档案的长处。

3 有利于推动档案进入技术市场

档案是人类智力劳动的产物，是管理工作者和专职科技工作者的辛勤劳动结晶，是信息载体的物质形态的社会财富。当技术是商品时，它的载体物和附着物，也必然相随具有商品属性。就是说，当档案进行有偿转让时，它就成了技术商品。从档案学的观点来看，档案作用的发挥，主要表现在：第一，档案是进行工作和生产活动的重要依据；第二，档案是研究工作和设计工作的必要条件；第三，档案是进行交流的有力工具。档案价值的实现，主要表现在：第一，因为档案具有使用价值，因此它才具有保存价值，保存的目的是为了重复利用发挥其使用价值；第二，因为档案对人类的科技活动或政治、经济活动是有用的，能满足人们为达到某种目的的需要，档案的这种有用性，就是它的使用价值；第三，因为档案具有使用价值，又是劳动产品，因此才可以在社会上进行交换（不是全部，是大多数），这种交换可以是无偿的，也可以是有偿的。有偿交换就是买卖关系，这就是档案商品属性的表现形式。档案编研工作可以根据市场（利用者）的需求，通过各种形式介绍档案信息，使利用者从自己的技术力量、物质条件和经济能力出发，选购自己可以使用的档案，因而，档案编研工作在主观上起到了推动档案进入技术市场的作用。

4 有利于促进档案基础管理工作趋于完善

档案编研工作，是在档案的收集、整理、保管等基础管理工作具备一定条件的情况下进行的。在进行档案编研工作的过程中，从使用的角度出发，对这些基础管理工作又一次全面检验，通过查阅大量档案材料，能够发现这些工作的薄弱环节和实际问题并及时加以解决。在收集方面，能够发现有的文件材料已经形成，但在档案材料中没有收集归档，仍保存在有关业务部门或个人手里。有的应形成文件材料而没有形成，造成档案中材料不齐全完整，有的归档材料内容上有不一致的地方，甚至有误差，还能够发现档案载体材料是否符合规定格式；字体线型是否清晰，图面是否整洁；图样绘制是否符合机械制图国家标准的规定；名词、术语、计量单位和符号是否待合有关标准、规范的规定，在全文内是否统一。在整理方面，能够发现组卷不当、保管期限划得不准的问题；有关同一课题、同一项目的文件材料没有组装在同一卷内；有的保管期限划的不准；有的本应属于同一个保管期限的文件材料，却组装在不同保管期限的卷内；有的案卷装订的不牢固，个别的案卷掉页、松扣等等。在保管方面，能够发现霉变虫蛀，以及案卷纸张变质、字迹退色和模糊不清等问题。上述问题的及时发现，便于针对具体情况，及时采取补救措施。

5 有利于提高档案干部的业务水平和工作能力

通过档案的编研工作，可以使档案人员加深体会档案编研工作的重要性。在编研的过程中、档案人员通过大量地、系统地查阅档案材料，可以进—步熟悉库藏，熟悉档案的内容和成分，了解档案完整、准确、系统的质量状况，丰富实践经验，提高对档案的科学管理水平，及时改进管理工作中存在的问题；不断改进管理方法，还有利于档案人员开阔视野，激励档案工作人员努力学习，向档案工作的深度和广度进行研究，进而提高档案编研方面的知识和文字水平。

通过研究档案材料的内容，还能提高自然科学技术知识水平，掌握本单位从事的有关专门知识，在全面了解档案材料的详细内容后，以及编研成果问世之后，可以就编研的内容撰写学术论文、订正史料、参加学术讨论等；通过这些活动，还能起宣传档案工作的重要性、提高档案工作者的社会地位的作用。

6 有利于保存档案材料原件，防止因故失传

当将档案材料分录或摘录复印出版之后，利用者均可通过查看编研材料来作为工作参考或凭据引证，一般无须再使用档案原件。档案原件一般是孤本，长期而频繁地直接查找使用，必然增加原件的磨损，影响其寿命和安全。将档案原件，进行提炼、浓缩、编辑出版，使档案原件大大减少借出量，从而减少磨损、光照、接触霉虫的可能，达到保护延寿的目的，有利于长期保存。当档案材料遭到天灾人祸毁于一旦时，由于有编研材料广为流传，也能此失彼存。历史上许多档案早被淹没，但由当时的科学家、档案工作者和史学家根据档案编写的史料却长远流传，并为广大读者所信赖，就是很好的例证。

参考文献

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