试论基于新时期背景下的事业单位档案数字化管理策略

摘 要：由于信息化技术不断发展，人们的生活与工作由于该技术不断纯熟化提升了相关效率与品质。事业单位档案数字化管理正是在信息化技术不断成熟的基础下发展而来，有效的节省了档案管理所需时间，提升档案查询使用效率，打破档案使用时空局限性，提升了事业单位经济效益，提升了行政工作效率，是档案管理的主流趋势。

关键词：新时期；事业单位档案；数字化管理；策略

事业单位档案管理主要包括基建、人事与文书相关部分，是保证事业单位有效做出科学判断决策的前提条件。由于当下网络信息的发展，有效的促进了档案数字化管理。数字化管理可以有效的提升信息查询效率与准确性，充分发挥档案所具有的使用价值与利用频率，同时有助于单位显著的提升经济效益。而传统的档案管理相对而言会耗费相对较多的管理费用，同时会占用更多的存储空间，无法有效资源共享利用，查询较为困难。在新时期网络环境下，事业单位档案数字化管理有效的提升行政工作效率，有效的利用更多时间做档案研究工作，充分挖掘档案价值。

1 新时期背景下事业单位档案数字化管理价值

（一）经济效益

当下事业单位信息量逐步增多，传统滞后的办公与管理无法有效的高效管理大量信息，造成信息在储存与管理方面存在较多困难。一般传统档案管理多采用纸质信息呈现形式，属于粗放型管理状态，需要耗费更多的管理费用与人力资源投入才能保证档案管理工作的应有效率，在一定程度上提升了档案管理成本。而在新时期档案管理上采用数字化处理方式，可以有效的提升管理效率，在机读档案操作下节省了管理费用，同时减少所需空间，查阅更便捷。如果需立即使用档案，可以快速的做好档案通过网络化平台调取档案并使用，不需要进行复印等操作，减少了纸质成本，同时还提升了使用效率，提升了其产生的经济效益。

（二）充分发挥档案利用率

传统纸质档案保存管理中，一般需要在固定空间中做资料的收集整理归档，但是这种保存形式与方式具有较大的局限性。由于档案数量大，在查阅上有更高的工作量，同时需要限定在固定的时空条件下，当紧急需要调取档案时，不能得到精确与较快查找的效果。但是如果使用数字化管理，可以通过信息技术有效快速的查询档案资料，同时也避免了时空局限性，可以进行远距离的资料利用，提升了信息获取效率，也节省了信息存储空间，有效的提升了档案利用率。

（三）提升办公效率

由于数字化管理有效的打破档案管理时空局限性，提升档案调取使用效率，有效的促使档案更科学合理的归档，提升了档案管理的工作效率。由于是事业单位工作人员流动量大，可以通过数字化档案管理系统动态性的了解工作人员的入职、辞职、调动与退休等有关信息，快速有效的获取到精确信息内容。这种数字化管理操作有效的达到档案信息动态性掌握，同时可以精确的查找具体信息内容，有效的缩减了信息查找时间，提升工作效率，在一定程度上为工作人员提高了办公效率。

2 新时期背景下事业单位档案数字化管理常见问题

（一）缺乏应有的档案数字化管理所需软件与硬件投入

档案数字化管理需要保证硬件与软件支持，两者均不可缺少。当下事业单位多具有较好的硬件设备支持，但是也有部分单位缺乏重视程度而导致硬件设备配备不完善，甚至部分设备存在严重老化，影响档案管理工作的有效开展，设备没有得到及时更新升级。而软件支持也同样存在配备不完善，建设投入水平不高等问题。档案数字化管理需要做好档案数据库的健全完善，需要依据情况设立不同档案查询与录入的数据库系统设置，同时由于数据库自身的设置会存在绝对的稳定性，有一定系统漏洞，因此会存档案丢失或外泄的可能，甚至因此造成对国家发展的影响。

（二）缺乏专业人才支持

档案数字化管理需要配备专业的操作人员，需要在档案数字化管理技术上与意识上有充分的能力，有效的在相对复杂的情况快速有效的处理相关档案问题。各单位依据实际情况不同，档案资料录入、整合、审核、使用的情况有一定差异，同时也会存工作量较大的情况，部分档案存在的时间长，对单位发展有着重要价值，甚至对国家与民众的生命财产安全产生一定影响。但是在部分单位中，由于档案管理人员缺乏专业的数字化档案管理实际能力，在信息的录入与使用方面缺乏应有的效率，甚至会因为个人的不规范操作导致信息差错。同时对于相关软件与硬件使用能力不足，当出现一定故障时无法有效实际处理，从而导致工作无法有序进行。

3 新时期背景下的事业单位档案数字化管理策略

（一）强化档案数字化管理意识

在档案数字化档案管理意识上要从单位的基层到高层都具有较高的认可意识，并积极的达到执行与配合。各相关人员要积极的学习信息化处理技术，纯熟的掌握数字化管理所需的计算机硬件与软件操作技巧，同时领导层要注重对相关硬件与软件资源的配备，建立完善档案数据库，保证其良好的运作效率与使用安全，确保日常档案数字化管理工作有效正常的开展。

（二）完善管理体制

为了达到档案数字化管理高效性，需要建立完善相关管理体制，确定相关管理制度，确保单位管理人员对于档案数字化管理有充分的保密意识，同时依照流程与规范做对应的档案数字化管理工作，确保档案安全性，做好对应的档案数字化管理应有的人员引入标准与日常培训管理，强化工作人员专业素养。调动相关人员进行档案数字化管理录入与使用的配合工作，保证档案使用的规范性与有效性。

（三）重视档案安全管理

数字化档案管理提供了较多的便捷性，同时也为档案泄露与丢失提供了便捷性，因此要做好相关系统监管，避免非内部人员对档案数据库资料的调取使用，为相关软件平台做对应的安全防护措施，避免档案资料外泄。同时档案管理人员由于掌握较多的信息内容，要做好保密性。日常要做好黑客入侵防范，避免丢失受损，提升档案资源安全性管理。相关安全教育需要贯穿在日常工作中，做好相关问题的总结分析，达到经验的有效积累传递，避免同样安全问题的反复产生。

4 结束语

事业单位档案数字化管理是未来趋势，数字化管理有效的提升了档案使用率与使用便捷性，为行政工作的开展提供了方便，即便其存在一定安全问题以及工作人员缺乏专业技能素养，但是随着时间的推移，相关问题会有更为全面的保证，问题可以有效得到防护解除，实际的运用价值会更为凸显。

参考文献

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作者简介

王志伟（1980-），男，汉族，河南省上蔡县劳动就业服务中心。