新形势下如何做好事业单位人事档案管理及清理工作

摘 要：随着我国经济的迅猛发展，事业单位的深化改革，做好事业单位人事档案的管理和清理工作显得尤为重要。这项工作直接关系到事业单位的发展，也是个人能力的重要体现。文章立足于当前事业单位人事档案管理的现状，深入探讨，详细论述了如何做好事业单位人事档案管理及清理工作才能适应新形势下发展的需要。

关键词：事业单位；人事档案；管理；清理

人事档案是记录个人基本情况的重要文件资料，它反映了个人的出身、资历、工作状况、社会关系及受嘉奖、处罚等的情况，是个人享受各种待遇的凭证，也是人事单位进行人事调动的重要依据。而人事档案的清理则是剔除经过鉴别后重复的、不能说明问题和没有归档保存价值的材料，使人事档案资料更为精简实用，使人事档案材料更为系统、规范、实用的一项非常规性工作。事业单位人事档案的管理是一项复杂、长期和重要的工作，其清理工作更是需要事业单位人事档案管理工作人员在工作中严格按照有关文件规定执行，严谨认真，一丝不苟。

1 目前事业单位人事档案管理存在的问题

现阶段，事业单位人事档案管理存在的一系列问题，是阻碍事业单位更好更快发展的主要因素，只有对这些问题有深刻的认识，才能做好机关事业单位人事档案工作。

1.1 事业单位内部对人事档案管理重视程度不够

人事档案管理是一项基础的工作，表面上看来只是一些简单的抄写、整理和保存，而且不容易看见成效，这就造成了许多人们的错误认知。认为这项工作专业性不强，而且没有什么利益可言，也就不愿投入过多的人力、物力，只要做到可以应付平时的检查和查阅即可。档案管理工作因此遭受员工甚至是领导的忽略，以至于几乎不会被提上议程。其实不然，人事档案管理是单位进行培养、重用人才等人事调动的基础，也是个人享有社会福利的凭证，若是这项工作做得杂乱无章、不到位，仅仅是应付的程度，将会给事业单位的发展带来极大的不便。

1.2 档案管理理念、方法陈旧，相关制度不健全

新形势下，部分事业单位依然存在着档案管理制度不健全，管理理念陈旧的问题。如果没有相关完善的制度可以遵循，管理人员只按照自己的意愿和方法来管理，必然会出现档案杂乱没有条理，工作效率低，查阅档案资料时捉襟见肘的局面。随着信息时代的进步，陈旧的档案管理理念已经不再适应时代的发展，这些管理理念和方法若一成不变，跟不上更新的步伐，同样会拖慢档案使用的进度，降低档案的价值。

1.3 从事档案管理工作的人员专业素质不强

对人事档案管理的错误认识，直接导致了对档案管理职务的不合理任命。从事这一工作的员工大多为转岗或其他没有档案管理经验的人员，甚至由某些从事人事资源管理的人员兼任。这些管理人员工作态度不严谨，档案服务意识薄弱，对档案管理认识不到位，并不具备档案管理的专业素质，极易出现档案归类错误、资料入档不及时、资料缺失、档案外泄等严重错误，为档案的查阅、人事调动等带来很大的不便，也在一定程度上阻碍了事业单位的发展。

1.4 人事档案的利用率不高，无用档案堆积

由于缺乏科学规范的管理，造成档案分类不及时、资料更新不及时且没有条理性等情况，这就大大降低了档案的使用效率。有些事业单位遵循重保密轻服务的做法，供查阅的仅仅是个人的基本资料、资历等，且查阅次数极其有限，使档案管理工作处在了被动、停滞不前的位置，不符合档案资料为个人和事业单位服务的性质，降低了档案存在的价值。此外，档案资料清理不及时导致了档案的冗余和堆积，不仅占用空间，也降低了效率。

2 对单位事业人事档案管理的建议

随着经济社会的发展，信息时代的进步，社会竞争愈演愈烈。在新的形势下，事业单位的人事档案管理工作正面临着挑战，只有在意识理念上更新，管理制度上完善，管理模式上不断探索，才能适应新形势发展的需要。

2.1 完善人事档案管理制度，加强管理指导工作

首先需要得到事业单位领导的重视，将人事档案管理提上议程，这就需要领导和员工对人事档案管理有正确的认识，了解档案管理的重要性；进一步完善管理制度，建立统一规范的管理体系，使管理人员有章可循，严格按照章程进行档案录入、分类、保存；加大档案管理的人力财力投入，为管理工作提供安全、良好的环境和匹配的设备；领导应加强监督审核力度，狠抓纪律，避免管理制度执行过程中出现不必要的错误和麻烦。此外，大力宣传《档案法》也是有必要的，上至领导，下至员工都应知法、守法。制度与法律相结合，不仅能为领导与员工的工作和行为搭建一条平稳安全的轨道，也是事业单位对自身和社会负责的表现。

2.2 促进管理的信息化发展，优化档案管理方法

人事档案收集保存了事业单位所有员工的信息，是一个庞大的资源库，只有不断完善资料，快捷的提供所需资料，才能为单位和员工提供更优质的服务。而传统的档案管理全部以纸质资料来实现，不仅工作量巨大，也不易保存，不再适应当今的发展。在信息时代发展迅猛的今天，人事档案管理的信息化成为必然趋势。可以通过以下两方面来实现档案管理的信息化：首先加强管理人员的计算机技能，将档案资料与计算机网络相结合；其次，管理人员应熟料掌握档案管理的软件，便于对数据庞大的档案资料进行管理。档案管理的信息化在很大程度上提高资料输入、更新、查阅的速度，节省了手工制作档案的时间，提升了档案使用的效率，大大提高了档案管理的水平，是原始管理理念的革新，也是事业单位发展、进步的体现。

2.3 培养管理人员专业素养，提高管理工作质量

随着新时代的到来，做好人事档案管理工作同样是对管理人员的一项重要挑战。首先事业单位应加大人事档案管理工作的投资，定期对管理人员进行培训，提升专业知识和能力；其次管理人员应自主学习，拓宽知识面，自觉掌握相关的计算机技能，更好的实现档案的现代化管理，提升自身的综合实力，努力成为复合型人才；最后，管理人员应具备最基本的职业道德操守，除了按照法律和章程认真工作，态度端正，还应具有责任感和社会意识，这也是事业单位进行人才选拔时应考虑的基本因素之一。打造一支专业能力强、综合素质高、富有责任感的人事档案管理团队，不仅可以提高管理工作的质量，从基础上保障事业单位的平稳发展，更为事业单位在同行竞争中增添了优势。

2.4 提高人事档案的利用率，及时清理无用档案

要提高人事档案的利用率，就应实现档案资料价值的最大化。可以从三方面来实现：其一，管理手段上：要实现人事档案管理的信息化管理。纸质档案资料比较封闭，频繁的查阅、管理也容易造成档案的损坏。信息化管理的特点之一就是公开化，所有人员的资料都可以轻松地从数据库中获得，既简化了查阅档案的程序，又减少了直接与纸质档案的接触，降低了损坏程度。其二，档案内容上：及时搜集补充档案资料，使其更完整，并对其正确分类、保存，还要确保档案资料的真实性，以免因虚假不实造成不必要的麻烦；其三，定期对档案资料进行更新和清理，更新是为保证资料的正确性，一旦有变动即可更改，清理工作则确保了档案的时效性，既使管理变得条理清晰，又可避免无用的档案资料对查阅人员产生误导。

3 结语

在社会经济发展、信息化的新形势下，事业单位的人事档案管理工作同时面临着机遇和挑战。档案管理工作者應把事业单位当前的发展需要与单位的实际情况结合起来，灵活运用信息化网络，建立科学、规范的管理体系。只有这样，才能不断提升事业单位人事档案管理水平和质量，为事业单位的组织和人事工作奠定良好的基础，促进我国事业单位人事档案管理工作步入新的台阶。

参考文献

[1] 冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理.2014（05）：15.

[2] 刘丽峰.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].档案天地.2014（08）：131-133

作者简介

向小兵（1978年—），男，四川广安人，广安市前锋区人力资源服务中心，档案馆员，大学本科学历，研究方向：人事档案管理。