关于城建档案的管理和利用

陈晓旭

摘 要 城建档案是城市文化沿革，人类文明发展过程的记录。新时期下的城建档案要进一步促进城市的发展，更大地发挥其应有作用就必须加强档案的收集和整理工作，就要采用科学的保管方法进行保管。同时强化档案管理人才队伍建设，提高档案信息的利用价值。

关键词 城建档案 收集整理 科学保管 强化管理 提高价值

随着我国城市建设的不断发展，在城市的规划、建设和管理过程中产生了大量的城建档案，这些档案是城市文化沿革，人类文明发展过程的记录。建国后，我国就开始城建档案的收集整理工作，目前已在全国形成城建档案工作网络，且初具现代化规模。在城市经济、社会文化和城市建设中发挥了一定的作用，成为美丽城市不可缺少的一部分。但是不可否认，我国的城市建设档案工作在全国范围内发展还很不平衡，有的地方对城建档案工作还没有引起足够的重视，存在着城建档案散失在外、保管不全、没有真实记录、开发利用不充分等现象，没有发挥其应有的作用。那城建档案怎样才会进一步促进城市的发展，在不断美化城市的工程中发挥其应有的作用呢？

一、要加强档案的收集和整理工作

目前，各地档案馆普遍存在的问题是馆藏内容不丰富、形式单一、结构不合理。因此，城建档案馆要加强经常性的接收档案业务指导工作，及时帮助建设施工单位整理资料，积极上门收取档案，防止档案资料的散失、残缺不齐。经常与建设施工系统单位、主管部门沟通关系，掌握市政施工、建筑的动态，将建筑规划档案、市政工程档案等及时接收到档案馆存档。疏通建设系统的建设档案收集渠道，使档案的收集做到全面、系统、完整。随着到位的服务措施，畅通的收集渠道，完善的收集方法，档案资料将会大幅增加，这时就要注重梳理、精选，做到既全面又突出重点，讲究收集的档案的质量。

二、要采用科学的保管方法

首先，要做好立卷和编号。对工程设计档案通常按“性质——工程项目”分类法进行分类，其立卷与编号要与分类科目体系相对应，规划设计档案最好能按归档年代立卷，每轮规划按年代顺序排列，对其案卷编号固定不变，即在一个案卷号下按年代顺序排列多卷档案，有利于调阅时对比，提高其利用价值。

其次，要注意保管方法。为了更大限度地延长档案的寿命，同时又便于提取利用，最好单独保管工程图纸，即把工程图纸从文书档案中分离出来，按照全宗、目录、案卷的先后顺序分门别类编制目录，另设库房空间进行存放。具体的保管方法有两种：平摊式和卷筒式。平摊式保管就是将工程图纸整张摊开平放，每张图纸编写一个顺序号，并按顺序号编制目录即可。卷筒式保管就是将图纸一张或几张卷起存放，在编制目录时，首先按照顺序编写一个“卷号”或“份号”，每卷（份）中再依次编写张号，然后编制目录以便查考。有条件的最好实行电算化保管，将资料信息、规划图纸等输入电脑，查阅时从电脑中提取。

三、要强化档案管理人才队伍建设

目前，档案管理干部和专业技术人员，离工作的实际需要和事业飞速发展的形势，尚有较大的距离，要使我们的档案事业跟上时代潮流迅速发展的大形势，就必须高度重视档案人才的培训工作。

首先，要认真抓好档案知识培训工作，特别是档案高等学历教育。

其次，要高度重视继续教育。

最后，要把岗位培训放到重要位置。岗位培训是提高档案干部政治和业务素质的重要形式和手段，开展岗位培训的形式应该多种多样，不拘一格，主要可以采用如下方式：短期单科培训、业务讲座、专题培训、经常性的业务学习等。

四、要提高档案信息的利用价值

事实上，档案保管的最终目的是为了提供给相关人员以便利用，为了给城市的发展和人们的生活提供更多的便利和参考，要建立信息网络，加快城建档案利用工作的步伐。任何信息都有一个共同的特性，即传输性。传输渠道越多越畅通，档案信息越能得到社会的广泛利用。因此，加强城建档案网络建设，建立规范的城建档案目录中心就显得尤为重要。通过计算机网络目录中心，可以使城建档案馆各部门的各级管理人员及时掌握管内工作信息和城建档案管理信息及相关的基本情况信息，从而实现对城建档案馆的各项工作和城建档案信息进行有效的管理。进而对城建档案馆工作进行辅助预测和决策，及时为城市建设活动提供优质、高效的信息服务。通过建立“城建档案信息咨询交流网络”的方法，将城建档案骨干单位联系起来，通过网络小组之间、网络小组内部各成员之间定期或不定期的交流活动，加强业务联系和信息交流，推动城建档案的利用工作。

（作者单位为烟台开发区住房和建设管理局）