高校图书馆馆藏采购政策的体系框架研究*

程晓岚，马海群（. 哈尔滨医科大学图书馆，哈尔滨 5008；. 黑龙江大学信息管理学院，哈尔滨 50080）



高校图书馆馆藏采购政策的体系框架研究*

程晓岚1，马海群2
（1. 哈尔滨医科大学图书馆，哈尔滨 150081；2. 黑龙江大学信息管理学院，哈尔滨 150080）

通过对我国高校图书馆馆藏采购政策的定位与价值分析，借鉴国外先进经验，建立我国高校馆藏采购政策基本体系框架，包括文献采购的一般原则和方针、文献选择的标准、文献采购经费分配和控制等八个层次，并分析其所涵盖的具体内容；进而探讨采购政策体系框架的实施方案，包括政策实施作用、实施原则、实施方式选择以及实施内容。

高校图书馆；馆藏采购政策；体系框架

高校图书馆的馆藏资源是为满足特定读者的信息需求，有目的、有组织地建立起来的。丰富的馆藏资源是图书馆服务的基础。目前我国大部分高校图书馆还没有真正意义上完整的文献资源长期发展战略，相关内容多散见于各馆的规章制度中。本文对高校图书馆馆藏采购政策体系框架的制定与实施方案进行研究，希望在细节上为国内图书馆界同仁提供具体的参考依据。

1 高校图书馆馆藏采购政策的定位和价值

1.1 馆藏发展政策中采购政策的定位

馆藏采购政策在馆藏发展政策中占据非常重要的位置。传统的文献采访理论可以追溯到17世纪，至今仍对图书馆的馆藏采购工作有所影响。馆藏采购政策的科学制定可以提高采选文献的质量和用户服务的水平。馆藏发展政策对图书馆的未来发展有着深远的影响，馆藏资源的质量高低直接影响图书馆的整体服务水平，同时也是图书馆向读者提供优质信息服务的物质基础。图书馆应发挥文献资源建设方面的作用，利用丰富的文献资料和馆藏资源为用户提供更为优质的信息服务。科学、合理的馆藏采购政策是图书馆实现其发展目标的基础，它不但是教学和科研服务的重要保障，也对馆藏结构和文献质量起着决定性作用。

以哥伦比亚大学图书馆为例，其馆藏发展政策共分三节，在第一节的第四点和第五点，从八个方面对一般采选方针和文献采选人员的职责进行说明，第二节和第三节用大量的篇幅对特色学科采访政策和电子资源采访政策进行详细介绍。以厦门大学图书馆为例，其馆藏发展政策共分十四节，从第六节开始连续三节对文献采选的一般原则、文献采选方式、经费分配和控制等内容进行说明。通过国内外馆藏采购相关政策在整个馆藏发展政策的篇幅中占据的位置发现，馆藏采购工作是政策内容的重点和图书馆工作的基础，它决定了馆藏文献的质量，对教学和科研水平的提高有着直接的影响。为了使图书馆充分发挥其职能作用，满足每位读者对信息资源的需求，如何对馆藏资源进行采购就显得尤为重要。所以文献采访人员的责任重大，需要明确其采选工作的责任、权利与义务。而馆藏发展政策中的馆藏采购政策就是整个政策的灵魂，恰当与否直接影响馆藏发展政策的科学制定与顺利实施。

1.2 馆藏发展政策中采购政策的价值

馆藏建设水平的高低影响高校信息资源的整体建设，丰富的文献信息资源可以满足读者和用户在教学、科研方面的文献需求，所以高质量的馆藏资源成为影响图书馆是否可以高水平地发挥其服务职能的关键。通过对国内外现有馆藏发展政策进行研究分析，可以发现在政策内容中都有与馆藏采购工作相关的规范制度，虽然篇幅不大，但其占据的位置总是在政策内容的前半部分，可见，馆藏采购是整个馆藏发展政策的重点，其内容制定的优劣程度对图书馆文献资源采购的质量高低有绝对的影响，理论和实践价值兼具。

近年来，随着信息化发展的进程，信息载体的形式多样化，纸质和非纸质文献资源的销售价格不断上涨，出版社水平参差不齐，社会对信息的需求呈现出复杂、多元的局面，读者需求不断变化都对文献资源的数量与质量有着深远的影响。如何根据社会信息需求的变化，制定复杂的馆藏体系是目前图书馆面临的重要课题。国外注重多元文化价值，国内注重馆藏的多元混合形式，如何充分利用学校给与的有限经费，确保馆藏的质量水平，满足用户不同的信息需求成为馆藏发展的首要问题。仅凭馆员的个人主观臆断和经验显然难以应对这个问题，馆藏发展政策中采购政策的制定就在这种形势下应运而生。这必然对图书馆藏书发展产生重大而深刻的影响。

2 高校图书馆馆藏采购政策研究现状

国外高校图书馆界对馆藏发展政策的认可度比较高，政策内容较为成熟与完善，在线浏览国外各高校图书馆的网站，可以在其首页看到馆藏发展政策的标题框，从而获得政策内容全文，如美国芝加哥大学图书馆［1］、哥伦比亚大学图书馆［2］、波恩大学图书馆［3］等都有相对完善的馆藏发展政策，这些馆藏发展政策已经相对成熟与规范，有的甚至已经出版成参考工具书供有兴趣的学者进行研究。其中针对馆藏采购工作的基本原则和方针也相对健全。相形之下，国内只有少数如厦门大学［4］、暨南大学［5］、华南师范大学［6］等高校图书馆制定了馆藏发展政策，但其中对馆藏采购工作的政策性内容由于太偏重理论而缺乏可操作性，难以在实际中应用。

通过对国内外馆藏采购政策的研究现状进行分析［7-8］，可以发现目前国内外专门针对馆藏采购政策的研究非常少［9-10］。国外馆藏研究所涉及的内容大多是馆藏质量评价和用户需求分析的问题，而国外相关的理论研究也只是宏观地在馆藏发展政策中提及若干与馆藏采购工作相关的一些政策性内容，针对各自图书馆而言，内容具有局限性。当前，科学数据的开放获取日益成为科学交流的新趋势，来自美国、英国的众多研究机构都就科学数据存储等问题展开研究，这个研究趋势也对馆藏采购政策的建立与实施有着不可忽视的影响。

在国内，目前专门针对馆藏采购政策的理论研究更是少之又少，有可能受到文献资源政府采购或者集中采购模式的影响，国内高校图书馆也并没有把制定书面的馆藏采购政策作为自己的工作重点，政策性内容多散见于与馆藏采购工作相关的各类规章制度中。同时，也没有把如何制定一个全面的、完整的可与各馆的馆藏特色、发展目标等内容相结合的馆藏采购政策作为一个研究体系进行探讨，对如何制定馆藏采购工作相关的原则、标准等内容的理论研究非常有限。

我们需要借助国外高校图书馆已制定的馆藏发展政策，从中找出与资源采购相关的内容，尽快制定适合我国文献资源采购现状的馆藏采购政策。在制定馆藏采购政策时，应以图书馆文献资源建设为基础，通过借鉴国外成熟、完善的馆藏发展政策，对其采购文献资源的标准进行详细规范，使馆藏采购人员有详细的采购执行依据。在馆藏采购工作中认真执行采购政策，从而对我国高校图书馆的馆藏采购工作进行理论指导，推进馆藏建设的发展。

3 高校图书馆馆藏采购政策的框架制定

馆藏采购政策是图书馆文献资源建设中具有相对稳定性和连续性的指导性文件，国外的馆藏发展政策以其先进的理论与实践效果，对我国馆藏采购政策的制定有很大的启示作用，主要包括：在馆藏采购政策的制定中应提高领导的重视程度、成立馆藏采购政策筹划组；根据图书馆发展现状，定期修订文献采购目标；以读者需求为导向，制定馆藏采购政策等。

制定一套科学、合理的馆藏采购政策将从根本上提高馆藏采购工作的质量和水平。能否科学地制定与实施馆藏采购政策将对馆藏文献的质量、读者服务效率的高低和馆藏资源的未来建设产生直接影响。馆藏采购工作的顺利完成可以检验制定与实施馆藏采购政策理论的可行性，明确馆藏采购人员的权利与义务。可见，通过制定文献采选的标准和基本流程，可以使馆藏采购工作更加科学合理。通过借鉴国外相对成熟的馆藏采购政策，拟定我国馆藏采购政策制定的基本框架如图1所示，其内容分析如下。

图1　高校馆藏采购政策基本框架图

（1）馆藏采购政策的一般原则和方针

文献采购政策是指图书馆在进行文献采购工作时为使采选过程顺利进行而制定的详细规范准则，是文献采购工作的具体指南。各图书馆应根据本馆的具体情况，例如专业倾向、目标任务、采购经费、读者类型等要素科学规范地制定本馆的文献采购政策，保证建设完整、系统的馆藏文献资源［11］。馆藏采购政策的一般原则和方针包括馆藏采购政策的总则和细则。

1）总则

确定本馆文献资源采购工作的总体方向、具体任务和要求以及本馆未来文献资源建设将要达到的总目标。

2）细则

①文献采购的基本原则：文献采购时应遵循的具有可操作性原则。

②各类型文献的采购原则：不同类型文献的具体采选原则、方法及比例。

③重点学科与特色学科的采购原则：重点学科与特色学科文献的具体采选原则、方法和标准。

④文献采购的方式：各类文献的获得方法、手段和形式。

⑤文献采购的工作流程：文献采购工作的具体步骤和要求。

⑥文献采购人员的工作职责：详细说明文献采购人员对于文献的宏观管理、编制预算、检查监督、文献采访工作等文献采购环节的具体权利和义务。

（2）馆藏采购政策的文献选择标准

图书馆应根据本馆的具体性质、学科特点、用户类别信息要素等对文献采购工作的顺利开展制定符合自身特色的馆藏采购政策，并把文献的责任者、出版者、主题内容、价格、出版时间等作为考虑因素，保证馆藏采购标准的制定详细且具有较强的可操作性［12］。

1）文献采购的范围和收藏级别：文献采购的范围主要以馆藏发展学科纲要为文献采购的具体依据，纸质文献资料和电子资源的采选标准都是以其学科内容及涉及的范围为基础［13］。文献采选的收藏级别，美国图书馆协会设立为5级：5级为完整级（Comprehensive level），4级为研究级（Research level），3级为学习级（Study level），2级为基本级 （Basic level），1级为最低级（Minimal level），0级为不予收藏。

2）文献采购的计划和复本标准：文献采购的计划是指按照图书馆的文献资源采集任务、图书馆的面积大小和可用采购经费等为主要参考依据，制定馆藏采购制度［14］。复本标准是馆藏采购政策的重点内容，复本标准的确立应以图书馆的具体指标数据为依据，根据各图书馆的具体情况制定［15］。

3）文献采购的价格因素：虽然学术价值是决定文献是否采购的主要因素，但文献的价格也是采选与否的重要依据。文献采购的价格还包括前期考察和后期加工的费用。

4）同一种文献的版本选择标准：按照读者对文献资源的需求力度对同一种文献的版本进行选择。

5）各类型文献的采购标准：图书馆的文献采购针对图书、期刊、电子资源（电子书、数据库、电子期刊）、缩微资料和音像资料等各类型文献的采购标准各有不同，应根据本馆的具体性质、学科特点、用户类别信息要素等为文献采购工作的顺利开展制定符合自身特色的馆藏采购政策，并把文献的责任者、出版者、主题内容、价格、出版时间等作为考虑因素，保证馆藏采购标准的制定详细且具有较强的可操作性［16］。

（3）馆藏采购政策的文献采购经费分配和控制方式

文献采购经费是图书馆用于馆藏资源采购的资金。经费分配政策制定是否合理影响图书馆馆藏建设，政策内容应包括经费分配的目标、原则和方式，以及对文献采购经费利用的方式。文献采购经费的控制应以实用为前提，突出其制定的科学性、合理性和可行性［12］。

（4）馆藏采购政策的文献采购管理制度

文献采购管理制度包括文献采购经费管理制度的建立、对馆藏采购工作的标准和质量评估方法［17］。文献采购经费管理、文献采选流程监督和质量验收等是采购工作管理的主要内容。

（5）馆藏采购政策的采购信息的收集

通过各种渠道例如免费获赠文献资料信息、通过参加各种图书馆展览会等方法收集各种专业出版机构的书目信息，并及时对各类型出版机构的书目信息进行评价［18］。

（6）馆藏采购政策的文献采购方式

1）购买：文献获得的主要方式，按馆藏发展政策所规定的采购原则、标准和规范对文献进行采选，各类信息资源采购渠道有所差别。

2）文献交换：指文献拥有者以双方自愿为前提，按照文献交换的相关规定相互交换各种双方所需，但又无法通过其他渠道与方式获得的文献资料，以达到馆藏文献资料的补充和完善。范围包括国际和国内交换，形式包括直接、间接和集中交换。

3）文献征集：可根据本馆实际需要征集各种类型的文献。

4）接受捐赠：划定可接受捐赠的范围包括国内外社会团体或个人、在校教师、学生、校友等。

5）文献复制：如因教学需要或通过其他途径无法购买的稀缺文献，由本馆决定是否可以通过复制方式取代原件进行保存。

6）呈缴：图书馆按照国家或地方制定的有关文件，接收符合出版物标准的各种出版物样本。

7）其他方式：按照图书馆的实际情况选择适合的文献采选方式。

（7）馆藏采购政策的选书工具

其包括专门的新书书目、书商目录、书评以及文摘与索引等常见的选书工具。

（8）馆藏采购工作注意事项

可根据本馆实际情况对采选工作中容易遇到的各类问题进行归纳总结，以便对今后的文献采购工作起到提示作用。

4 高校图书馆馆藏采购政策的体系实施

馆藏采购政策是馆藏建设的纲领性文件，可以从根本上提高馆藏采购工作的质量，只有顺利地将采购政策内容付诸实践才能为推进我国高校图书馆馆藏建设的发展起到作用。对国内外馆藏采购政策的比较研究成果对我国馆藏采购政策的实施有很大的启示，在馆藏采购政策的实施过程中得出的国外可借鉴的启示包括：图书馆文献资源购置经费问题；政府招标对馆藏采购政策实施的影响；制订人才培养计划，提高馆藏采购人员的业务水平；建立健全的质量监督体系。而在实施过程中应注意以下几点。

4.1 采购政策体系实施的作用

采购政策的实施是解决文献采购工作中遇到问题的重要途径，也是检验政策制定是否合理的唯一标准，高校图书馆馆藏采购政策的实施对文献采购工作具有以下几方面的作用：

（1）馆藏采购政策的实施有利于纠正政策在实施过程中与制定目的的偏差

政策内容由具有丰富采购工作经验的文献采购负责人参与制定，坚持理论研究与实践应用并重，只有在政策的实施过程中才能找到制度方案制定的不足，有效纠正政策在实施过程中与制定目的的偏差。

（2）馆藏采购政策的实施有利于保证政策执行取得更好的效果

在政策实施过程中向政策制定部门提供建议和新的思想和观念，立足现实，着眼未来。尽快建立评估标准，发现政策内容存在的问题后依据这些标准权衡政策方案的利弊得失，以避免或减少政策实施过程中的意外情况发生，从而保证馆藏采购政策实施的顺利进行。

（3）馆藏采购政策的实施有利于后续制度的科学规划

对政策制定的功能与组织结构进行改进，并进行整合性和科技性的分析，增强政策内容的预期性，从而提高制定政策方案的质量，为图书馆文献采购工作服务。

4.2 采购政策体系实施时遵循的原则

（1）计划性原则

采购政策能否顺利实施涉及的因素很多，在时间上具有阶段性、在空间上要认真协调，并且要保持其连续性。政策执行者应全方位地考虑实施过程中将会涉及的各种情况与问题，执行前拟定周密的实施计划并严格按计划执行，使采购政策的实施顺利进行。

（2）忠实性原则

实施者应把政策的基本宗旨作为政策实施的首要问题，实施机构和执行人员要准确理解政策的基本宗旨，在实际执行过程中严格按照政策内容实施，不受各种外力影响。按照政策实施计划有序执行，一旦发现问题立即解决。

（3）创新与灵活性原则

采购政策的执行者应把政策的基本宗旨牢牢记在心里，无论外部环境多复杂多变，都不受其影响，结合具体的执行环境，按照制定的政策实施计划灵活执行采购政策，将创新性与灵活性相结合，按照实际情况科学、合理地执行政策［19］。

4.3 采购政策体系实施方式的选择

馆藏采购政策是图书馆馆藏建设的纲领性文件，制定一套科学、合理的馆藏采购政策将从根本上提高馆藏采购工作的质量和水平。只有顺利地将采购政策切实地在工作中运用，才能推进我国高校馆藏建设的发展。高校图书馆馆藏采购政策实施方式的选择主要受两个因素的影响。

（1）政府采购的影响

采购政策是馆藏发展政策的核心内容，国家颁布的《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》都起到了良好的效果，不但对馆藏资源采购市场进行了规范，对图书馆的有限经费也进行了合理的利用与节约。所以，一直以来，适应了整体的外部环境，促使我们并没有主动认识到制定适合图书馆自身发展特色的馆藏采购政策的重要性，这也可能是目前很多高校图书馆并没有制定和公布其馆藏采购政策的原因。

政府采购的优势不言而喻，但是对于图书馆来说，采购文献的质量将对馆藏建设和读者服务的效率产生直接影响。政府采购有其不可避免的弊端，例如招标工作的时间有可能影响馆藏采集的计划，评标小组的成员有可能不是图书馆专业的专家，书商的信誉直接影响文献采购的验收和评估。所以我们不能只是单纯依靠政府采购对于馆藏采购流程的优势，而忽略了一套科学、合理且符合图书馆自身发展特点的馆藏采购政策的制定，从而影响采购政策本身的实施。因此，一个高校图书馆的馆藏采购政策是否能够按照自身的条件去制定与实施，政府采购这一因素对其有很大的影响。

（2）集中采购的影响

以笔者工作的图书馆为例，哈尔滨医科大学图书馆作为黑龙江省高等学校图书工作委员会的秘书处，每年都肩负着黑龙江省中英文纸质图书和外文期刊统一采购招标工作的重任，通过制定统一的评分标准，对投标商的资质要求和技术参数进行把关，保证采购资源的质量，聘请资深的各图书馆馆长作为评标小组的专家成员，对集中招标的整个流程按照自己的专业知识进行评估打分，每次招标仅为资格标，入围的投标商和图工委成员馆的合作还包括与合作的成员馆签订具体的协议。同时考虑到全省各高校的差异性，资格入围的厂家数量可以适当放宽，具体资格入围的厂家数量由评委集体讨论决定。

这种集中采购的方式使各高校图书馆可以按照自身的馆藏发展需要和有限的采购经费选出适合的书商进行合作，学校审计监察部门的负责人员对整个招标采购过程进行质量监督，从而保证了馆藏资源采购的科学合理性。然而，在依靠集中采购方式这种采购模式后，我国很多高校图书馆都忽视了制定与实施一套适合自己馆藏建设的采购政策，无法使其发挥应有的效用与功能。因此，一个高校图书馆如何对其馆藏采购政策进行实施也受到此因素的影响。

4.4 采购政策体系实施的内容

（1）学校大力支持和图书馆共同合作，对采购政策进行实施

在馆藏采购政策的实施过程中，学校的大力支持将成为政策得以顺利实施的重要保障。学校应把图书馆的发展作为学校发展的重要内容之一，认清图书馆在学校今后发展过程中将会起到的作用，并与图书馆共同合作积极推行文献采购政策，使其为馆藏文献采购工作提供指导，从而满足图书馆的读者和用户对于不同文献资料的实际需求。

（2）按照政策制定的具体内容，公开、透明地对采购政策进行实施

馆藏采购政策是图书馆采购人员的行为指南，也是图书馆与上级采购部门沟通的依据，图书馆应将馆藏采购政策全面公开，不论是通过图书馆主页公开或馆内政策内容上墙，我们都应使馆内工作人员和读者了解该馆的馆藏采购工作，包括采购原则、采选方式、经费分配方式等情况，这也使各部门明确在馆藏采购工作中自身的职责和任务，并对各部门的采购工作起到协调作用，也让读者了解该馆的馆藏采购工作流程与重点，从而为图书馆的馆藏建设工作提出自己的建议，保证了馆藏采购工作的质量与效率。

（3）建立健全的政策评估体系，对政策实施效果进行监督

馆藏采购政策实施后，应及时建立健全的政策评估体系，对图书馆馆藏采购政策进行有效评估和质量监督，使其实施的效果更加科学、合理，通过对政策内容进行不断的修订和改进，保证政策的有效执行性和实施的时效性，这将保证馆藏采购的效益及工作效率，有利于图书馆馆藏采购工作的规范管理、提高馆藏采购政策的实施效果。

5 结语

本文探讨了我国高校图书馆馆藏采购政策制定与实施的方案，包括制定采购政策的目的与框架、对制定的采购政策的内容分析和具体实施的原则、作用和内容。希望此文可以推进馆藏采购政策制定研究的发展，为藏书发展工作提供标准和规范，同时为国内图书馆界同仁在制定馆藏采购政策时提供参考，从长远利益着眼，合理规范高校的馆藏采购工作。

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Research on the Framework of University Library Collection Purchasing Policy

CHENG XiaoLan1, MA HaiQun2
（1. Harbin Medical University Library, Harbin 150081, China；2. School of Information Management, Heilongjiang University, Harbin 150080, China）

Based on analysis of the location and values of university library procurement policy of Collection Development Policy in our country and foreign advanced experience, this paper establishes the framework of university library procurement policy, including the general purchasing principles and guidelines, selection criteria, the purchasing budget allocation and control, etc. Eight levels of the basic framework and the analysis of the specific content are discussed. The paper also probes into the implementation scheme of university collection purchasing policy, including implementing role, principle, mode choice and content.

University Library； Collection Purchasing Policy； Framework

G251

10.3772/j.issn.1673-2286.2016.3.010

* 本文系黑龙江省高校图工委项目“高校图书馆馆藏采购政策研究——以哈尔滨医科大学图书馆为例”（编号：2015-A-081）的研究成果之一。

程晓岚，女，1982年生，硕士，哈尔滨医科大学图书馆馆员，研究方向：信息政策与法律，E-mail：317332433@qq.com。

马海群，男，1964年生，黑龙江大学信息管理学院教授、博士、博士生导师、院长，研究方向：信息政策与法律，E-mail：mahaiqun@163.com。

2016-01-25）