事业单位数字化档案管理

张淑君

摘 要：随着科学技术的发展，计算机网络已成为我们生活工作不可或缺的重要部分。档案管理系统更是如此，在信息网络时代，档案数字化已是发展趋势。本文主要对事业单位数字化档案管理存在的问题及措施进行分析。

关键词：事业单位；数字化档案；档案管理

1 事业单位档案的数字化管理

1.1 事业单位档案管理中存在的问题

相对大部分的事业单位来说，档案管理的基础业务依旧薄弱。有些单位虽然已经建立了切实可行的档案的管理制度，但得不到领导的重视，无法真正去落实监督，导致事业单位的档案管理工作不规范、组卷混乱等，甚至有的单位在没有开展档案鉴定工作或没有按照法定的程序擅自的删除销毁本应该保存、归档的文件及材料。还有就是档案资源的开发利用，许多事业单位，对于档案管理有着很严重的错误理解，只注重对于档案的收集、整理和保存工作，错误的认为不将档案弄丢，保证档案的完好无缺就够了，完全的忽视了对于档案信息资源的开发利用，档案的信息资源对于一个事业单位乃至国家的重要性是无比巨大的，本应该尽可能的对此开发利用，发挥档案资源最大限度的作用，不应该这样本末倒置。而事业单位的档案管理工作所出现的最重大问题就是档案管理人员的缺乏，目前，优秀的档案管理人员依然是我国最稀缺的人才，许多的事业单位，领导人或许已经清楚的知道档案管理的重要性，但无法找到一个合适的、优秀的档案管理人才又变成了另一个难以解决的问题。因为大多数的事业单位对于档案管理工作的不重视，致使档案管理专业也变得相对而言的冷门，更多的人更愿意在学习阶段去学习一些更为热门的专业而放弃档案管理专业。档案管理人员需要具备比较高的素养，但专业的知识也是必不可少的。

1.2 档案数字化的作用

伴随着我国的经济发展的越来越迅速，我国的各个事业单位的信息储存量也变得越来越大，对于以前，信息只能记录在纸面上，既不方便查阅，也很容易会收到损坏，不利于存储，而档案的数字化能一定程度上的完美解决这些问题，将档案中的信息都存储到计算机当中，在想要查阅时，有非常方便的检索系统，可以让你在最短的时间内查找到你希望找到的资料，而且将档案中的信息存储在计算机中，然后上传到云端上，即使计算机被破坏掉，依然可以从其他的计算机上将档案下载下来。

1.3 档案数字化的必要性

随着我国科技的迅速发展，科技化、数字化已经渐渐蔓延到了生活、工作的各个方面，事业单位档案的数字化也成为了一个不可避免的趋势。档案的数字化不仅可以完美的避免档案中信息的丢失，还为查阅档案中的资料提供了无比的便利。除此之外，将档案进行数字化管理，可以在短时间内将资料进行归纳、存储及提取。就我国的各个事业单位来说，事业单位的人员入职、调动、退休等时有发生，在以前，必须一样一样的分别记录在纸张上，不仅难以记录，而且占用了很大的空间，在以后需要查找该方面的资料时，也不容易查找，但在将档案数字化之后，只需要在计算机上为每一个员工都建立一个档案库，就可以清晰的记录每一个员工的每一项数据，而且当未来需要查找某一个员工的资料时，很轻易的就能找到。这样能极大的缩短办公人员的时间，极大的提升了工作效率，还能解决事业单位人手不够的尴尬，对于一个事业单位的重要性不言而喻。

2 实现数字化的有效措施

2.1 好的硬件设施

与传统的档案管理相比较，档案的数字化管理的优势在于能存储的资料多、检索方便、资料通过网络能够迅速的流动，另一方面，相比于传统的档案管理只需要一支笔、一些纸张就可以记录，档案的数字化的硬件要求就高的多。对于事业单位来说，人员的流动及各种数据的流量特别的大，因此，对于好的硬件设施要求极为巨大。

2.2 制定制度并注重对于人才的培养

对于不同的事业单位，对于档案的需求不同，因此在对于不同的事业单位的档案进行数字化管理时，应该结合事业单位自身的特点，建立能够贴合事业单位特点的档案数字化管理制度，要从实际情况出发。想要能够对于贴合不同单位的实际情况来制定好的管理方案，一个由优秀的管理人员组成的团队是无比必要的。档案管理作为技术性要求很高的职业，对管理人员的能力与水平的要求是很高的。因此，单位应该采取必要的措施去尽可能的提升本单位档案管理团队的专业化水平。在引进高素质人才的同时，也不能放松对新人的培养，培养时要注意应当全面的培养，不光要提升他们专业领域的知识，还要将专业性知识与事业单位的具体工作相结合，让他们学会如何将档案管理与数字化相结合，将他们培养成为在该事业单位档案管理方面优秀的人才，来为事业单位做出更多的建设。

2.3 加强档案信息的安全保管

纸质档案容易丢失、损坏，也很容易会被别有用心的人盗取到重要的信息和资料，而档案在数字化之后，虽然相较于纸质档案，不容易丢失或损坏，但也不是完全不会损坏，因此，在录入档案之后，应当及时的将档案中的各种资料上传至云端，以防止计算机的故障等原因导致档案的丢失。除此之外，档案中资料的保密性也应当是极高的。对于一个事业单位来说，单位的档案中存储着许许多多重要的信息，一旦被某些不法分子或其他不怀好意的人取得，将会对单位乃至国家造成难以想象的灾难，因此，对于档案中资料的加密工作应该加大重视。

3 结束语

在科技越来越发达的今天，事业单位的档案的数字化已经成为了不可避免的趋势，档案的数字化既能为各单位节省大量的人力物力，也对事业单位档案的存储、查询起到了无比巨大的助力，更使得事业单位的各种资料能够处在更为安全、更为隐蔽的地方，对于一个单位的重要性是不言而喻的，如何尽快的进行档案的数字化应当被更多的事业单位提上章程。

参考文献

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