浅议做好企业人事档案管理工作

摘 要：人事档案是我国人事管理制度的一个重要特色，对发掘、使用、管理人才具有重要作用，也是人力资源开发管理和人才政策制定的重要依据。本文结合企业实际，从人事档案的性质和作用、问题及改进措施三个方面进行探讨。

关键词：人事档案管理；问题；对策

人事档案管理是人事部门的重要工作之一，涉及职工切身利益，关系到人力资源的充分合理调配使用，也是企业选人、用人的重要参考资料。做好人事档案管理需要认真分析现状，并从提高认识、完善制度、强化管理等方面着手。

1 人事档案的性质和作用

人事档案是企业在人事管理活动中形成的记述和反映员工个人及其家庭等基本情况的原始资料。将员工在不同单位的工作、学习、待遇、奖惩等资料按照时间先后顺序、分类有序装订成册汇集成员工人事档案。人事档案主要包括员工本人“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）、工作经历及业绩、奖惩、薪酬等级标准、员工家庭成员及社会关系等内容。员工专业技术资料、继续教育资料也是人事档案的组成部分。员工人事档案由所在单位人事部门负责建设和管理。

人事档案是员工社会经历的原始记录，它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况。人事档案具有原始性、真实性和完整性，档案资料的唯一性和不可修改性决定了人事档案具有凭证作用和法律效应。在选人用人、人才流动、职称评聘、工资晋升、参加并享受社会保险、供养直系亲属待遇等方面起着重要的依据和查考作用。

2 目前人事档案管理存在的主要问题

人事档案遗失，档案资料缺失、破损，档案记载内容前后矛盾等是当前员工人事档案问题的突出表现。影响企业和社会稳定，影响员工待遇，造成人事部门工作被动。

2.1 单位领导重视程度不够

档案工作不直接创造利润，个别领导口头重视，行动上忽视。由于单位领导对人事档案工作认识不足，重视程度不够，导致对档案工作疏于领导和管理，这也是产生一切问题的根源。

2.2 档案管理人员配备不当

许多人事部门缺乏档案专职管理人员，因档案管理人员身兼多职而忽略了档案管理工作，兼职人员只能疲于应付，经常出现抽调几个人突击搞清理、建档案的情况，致使档案管理质量不高。档案管理工作具有专业性和技术性，个别档案管理人员没有经过系统学习培训，缺乏档案管理的基本知识和技能，业务能力偏低。部分档案管理人员责任意识淡薄，工作马虎，常处应付状态。档案管理人员变动频繁也是不合理现象，因为档案工作也有了解、熟悉、热爱的过程，不宜频繁变动。

2.3 档案材料缺失

由于员工调动单位，单位未及时将档案资料转移到新单位，或者转移、管理不善，导致员工档案丢失，出现个别员工无档案的严重情况；档案管理人员工作疏忽，该进入本人人事档案的资料未及时装入，导致个别员工人事档案资料缺失；个人员工随意填写档案资料，单位人事部门未进行严格审核，导致个人档案资料记载的内容前后不一，甚至出现矛盾的情况，个别员工出现几个年龄、几个工龄，为认定员工相关信息带来麻烦，为今后档案资料的使用带来诸多问题。

2.4 硬件设施配备不到位

个别单位缺乏专门的档案保管室、档案柜、除湿、除尘、除菌设施设备、办公电脑等，或配备的档案管理设施设备质量没有达到要求。因硬件配备不到位出现个别档案潮湿、虫蛀、霉变等情况。

3 加强人事档案管理的措施

3.1 提高档案管理工作重要性认识

首先要强化档案意识，从领导到工作人员都要充分认识人事档案在人事工作中的基础作用，清楚人事档案的社会价值。要加强领导，提高管理水平。

3.2 提高档案工作人员素质和能力

配备档案管理专职人员，人事档案的建设和管理是常态化的工作，坚持档案管理人员要经常清理每个员工的档案资料的完整性和准确性，发现问题及时补充完善，避免因时间太久资料无法查证和补充完善的情况；保持档案人员相对稳定，做到不频繁变动档案人员。档案人员不仅要懂档案管理业务，还要懂得人事业务，更要具有保密意识和严密的工作纪律、原则意识。要通过教育和培训提高档案人员的素质和能力，不断提高其业务能力和工作责任心，要有高度的责任意识，要以对企业、对员工高度负责的态度去从事档案工作。

3.3 健全完善并严格执行档案管理工作制度

通过建立和完善诸如《人事档案建设与管理工作制度》、《人事档案保管使用工作细则》等一系列规章，使人事档案从建档、保管、使用、转移及设施设备和档案管理人员配备等各个环节有章可循，严密工作制度和纪律，为搞好人事档案管理奠定制度保障。严格执行各项档案管理制度，加强工作检查和抽查，发现问题加大处罚力度，激励单位搞好人事档案管理。

3.4 创新管理模式

发达的网络平台和互联网技术，为创新人事档案管理手段提供了条件。一是扫描档案。将三龄一历、职务任免、职称评聘等重要档案资料扫描储存，建立员工电子档案。二是推行电子网络档案。将扫描的个人档案建立成员工个人档案数据库，方便领导和人事部门使用，提高管理水平和工作效率，使人事档案正真成为领导和部门选人、用人的工具。

4 结束语

企业人事档案管理地位突出，意义重大，确保档案内容真实准确、规范完整，提高档案管理水平是摆在各级领导特别是人事部门面前的一项系统工程，要加强领导，严密管理，使人事档案管理在企业生产经营中发挥应有作用。

参考文献

[1]张玉华、张玉新、张晓琳，我国人事档案管理改革若干问题的思考[J]，企业改革与管理，2016（4）.

[2]李璇，浅谈人事档案管理[J]，企业科技与发展，2012（12）.

[3]宁芳芳，人事档案管理的现状与发展[J]，活力，2009（9）.

作者简介

周殿富（1964-），男，政工师，四川省委党校函授学院本科毕业，从事人事劳资管理工作。