信息化条件下会计档案的电子化管理探讨

摘 要：随着网络技术的发展，促进了会计领域的信息化进程，传统的会计档案管理方法已经不再适应现代档案管理的需求，会计档案管理的信息化成为档案管理发展的必然趋势。信息化条件下，档案种类不断增加，档案数据也逐渐增多，一定程度上给电子档案管理造成了较大的困难，如何实现会计档案的电子化管理成为众多企业研究的重点问题。本文就我国会计档案电子化管理存在的问题进行分析，进一步探讨加强会计档案电子化管理的主要策略。

关键词：信息化；会计档案；电子化；管理

信息化的深入实现了会计电算化，会计工作其他领域也向着信息化的方向发展，档案管理的信息化成为现阶段人们关注的核心内容。在信息技术的辅助下，财务人员建立了无纸化信息资源共享系统，原有的手工记账凭证和手工登记的账本档案也逐渐被电子化档案所取代，传统的管理模式逐渐被淘汰，但是现有的管理模式对会计档案也不能够实现全方位的管理，主要原因在于会计档案的电子化管理存在一些问题，影响了档案管理的效率，需要对这些问题进行解决，就应该加强电子化档案管理方式的创新和改革。

1 当前我国会计档案管理存在的问题分析

（一）电子化档案管理人才缺乏

信息化背景下，会计档案电子化已经普及，但是由于会计档案电子化管理实施的时间较短，一些单位的会计人员以及单位负责人员对计算机文件的内容不是很了解，并且没有积累会计档案实施电子化管理的经验，很多财务人员只会打印纸质档案，对电子档案的存单管理以及档案备份工作的处理难以进行有效的实施，一定程度上影响到会计档案的完整性。此外，由于大多数企业都是遵循传统的管理方式，企业中的大部分人员很少学习计算机等网络管理的专业技术，涉及到计算机软件维护等问题，这些人员很难进行有效的解决，导致整个档案管理系统的安全性难以得到保障，对档案管理工作也造成了较大的影响。

（二）会计档案电子化管理设备缺乏

会计档案实现电子化管理需要有一定的计算机设备作为支撑，并且该设备应该具备会计记账和管理的功能，才能够保障企业的账务安全和完整。但是很多企业中没有专业的会计档案管理设备，购置的计算机都是平常办公所用的计算机，没有针对财务管理方面购置专业的计算机，同时缺乏电子文件输出设备，许多企业还没有会计软件，在电算化软件升级后，不同版本的会计数据不能够实现调动，这给档案管理带来了较多的困难。

（三）会计档案电子化管理制度不完善

在信息化条件下，会计档案信息面临着被修改以及盗取的危险，这些方面的问题解决需要一定的企业管理制度进行约束和管理，将责任落实到人，加强档案信息的保护，提高档案信息的安全性。但是很多企业没有及时修订单位会计档案管理制度，仍然采用传统的会计档案管理制度，没有制定信息化条件下电子化档案管理制度，从而导致一些档案数据被人盗取，还有一些档案出现被破坏的现象。

2 信息化条件下加强会计档案电子化管理的主要措施

（一）加强对档案管理人员的培养

会计档案电子化管理需要综合性管理人才，不仅要懂管理工作内容，同时还需要懂计算机知识，这样的管理人员才能够对会计档案进行有效地管理，才能够解决档案管理中存在的问题。为此，企业应该加强对财务管理人员的培养，通过专业学习、教育增强他们的计算机技能和知识，让他们融入到信息化管理中去，实施会计档案电子化综合管理。会计档案管理人员还应该加强自身知识的积累，增强自身管理的经验，有效处理电子档案的存档管理和备份管理，避免档案出现登记遗漏或者是损失的现象。档案管理人员还应该学习电算化软件的维护以及系统升级方面的知识，在软件出现问题的情况下，企业不必请外面的软件维护人员进行维修就可以内部进行解决，一方面能够增强管理人员的综合素质，另一方面还能够避免企业的信息出现泄漏，对企业会计档案电子化管理目标的实现起到了很大的帮助。

（二）加强档案管理硬件设施的建设

传统查账时，首先找到账务凭证号，然后在档案室按照该账务凭证号寻找相关档案资料，这样的方式不仅浪费时间，并且难以提高查账的效率。要想提升会计档案查询和利用的效率，就需要加强现代档案管理设备的购置，例如互联网设备、电子扫描仪器以及计算机设备等，以此提高档案查询和利用的效率。此外，相关企业还应该建立相应的档案管理和查询系统，在财务管理系统的基础上进行链接，这样就可以依据凭证号检索出原始档案，从而快速的找出需要使用的档案，档案管理系统和企业财务系统的结合会使得电子档案的利用效率不断提升，对电子档案的安全管理也有很大的帮助。

（三）加强会计档案管理制度的完善

企业应该通过优化内部控制的方式，加强其风险管理制度的完善，制定档案管理责任制度，将会计档案管理工作落实到人，提高档案信息的安全性和信息的保密性。同时，企业还应该建立良好的信息沟通机制，综合分析信息化条件下档案管理的内部成本和效益，加强成本控制，降低档案管理的实施成本。企业档案管理制度的制定中应该明确档案管理流程以及具体的方法，进一步规范档案管理工作，实现操作层面的制度化和规范化。档案管理制度的完善应该遵循《电子文件归档和管理规范》中的相关规定，制定归档制度、借阅制度以及保管制度，从而保障信息化系统下档案使用的有效性。

（四）建立健全风险防范系统

现代网络技术的发展虽然给企业工作带来一定便捷性，但是也为企业信息管理带来较大的安全隐患，网络黑客的攻击很容易导致企业管理系统破裂，会计信息的完整性将受到严重的威胁。为此，需要建立健全风险防范体系，例如，可以通过设置防火墙避免企业信息系统遭受攻击，从而保障系统的运行安全。此外，还应该加强对会计工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保企业信息的安全运转。档案风险防范系统的管理人员应该加强对档案管理流程的监控，从而保障电子档案的真实、完整性。信息化背景下，档案管理人员需要对档案中的重要文件和信息进行梳理，从中提炼出机构文件，将档案管理的具体环节以及内容纳入到档案风险监督流程中去，并且对产生的档案实施统一的管理和风险控制。为了增强电子档案的安全性，企业应该建立电子档案安全保障体系，设立档案数据管理中心，建立档案查询权限管理系统，采取内网和外网相结合的方式保障档案信息的安全，实现电子档案的高效管理。

3 结束语

会计档案电子化管理的实现是传统档案管理观念更新的过程，同时也是档案管理规范化的过程，在此过程中，只有科学合理的利用计算机技术，不断完善档案管理制度和监督机制，才能够更好地保障档案管理的完整性。会计档案是企业财务管理的重点内容，关系到企业的资金运作和经济发展，因此，是一项艰巨的任务，这对档案管理人员的要求也不断提升，信息化条件下的会计档案管理人员需要具备高素质和综合管理能力，不仅要懂得财务管理知识，同时还应该懂得信息技术的应用和系统软件的维护工作，为此管理人员应该不断学习和提升自身的技能，紧跟时代脚步，不断创新管理观念，提高档案管理的效率，为企业创造更多的价值。

参考文献

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作者简介

杨亚静（1966-），女，汉，天津市，本科，助理馆员。