浅谈对广播电视工程档案收集归档的有效管理

摘 要：全文以广播电视工程档案管理为研究对象，对广电工程档案的前期管理与收集归纳进行了系统分析，简述了广电网络工程档案管理中存在的问题，并在此基础上，探讨了工程档案工作中应如何进一步提出有效管理的措施。

关键词：广播电视；工程档案；收集归纳

伴随着我国广播电视事业的飞速发展，广播电视建设项目逐年增加，如何有效进行工程档案的有效管理成为成为广电工作的一项重要内容。在广电网络工程档案的管理是广电工程中的重要组成部分，真实记录了施工过程中形成的相关数据和状况，因此，广电工程档案的有效管理具有极其重要的意义。

1 工程档案的前期管理

1.1 规范的档案制度

工程档案前期管理的顺利进行离不开规范的档案制度。就广播电视工程档案管理工作而言，其是广播电视工程档案的基础性环节，而这一基础性环节能否做到严格与规范就务必要依托档案制度，以确保广电工程管理的顺利推进。广电各部门应在其制度规范下，严格按照生产活动的不同类型进行工程档案信息的分类与整合。同时，在本单位的档案制度中，应将技术档案工作纳入其中，确保技术档案工作在整个工程档案管理中发挥应有的效用，以便工程档案实现全面收集、系统整理、及时归纳，以便档案管理人员进行有效整理。由于工程档案属于保密性文件，因此，为确保文件的安全性与保密性，应在档案制度中列入工作人员的相关保密工作规定。

1.2 材料的有序归纳

工程档案管理前期管理的顺利进行也离不开材料文件等的有序归纳。所谓工程档案就是一项工程在其建设过程中所呈现出来的各项指标，它主要包括项目工程在建设、操作、维修、护理等活动中所形成的各种档案与数据等，是项目工程进行时一个十分重要的参考指标和工作依据，这些数据多为原始文件形式存在，因此具有相应的法律效应。材料文件的有序归纳一般在一项工程结束或者某一阶段结束后进行，档案管理人员应按照要求进行文档的认真归纳，并形成较为系统的文件与资料形式，在进行文件整合后将其交由上级进行归档工作。值得注意的是，在进行文件或者相关资料的递交过程中，递交人员应该严格按照办理交接手续，并进行签字归档，对于那些不符合递交程序的文件，上级管理者应拒绝进行接收。

2 工程档案的收集归纳

2.1 分类组卷

在整个档案管理工作中分类卷组是一项专业性相对较强的工作，这一工作可以有效反映出工作人员的个人业务能力。合格的分类组卷需要进行以下几个步骤：首先，立项和选项。先提出相对简单的项目报告与可行性报告，对当地气候、地理环境等进行调查研究；其次，编制文件。编制文件指的是在工程建设之初所形成的文件与图纸等资料；再次，整理与归纳。这一环节是所有环节中最具困难性的环节，工作量巨大，信息繁多，包括项目实施前的原始文件、补偿协议书、电力供应协议书以及项目许可证等等，这些文件都要进行认真核对、仔细审查；再次，竣工验收环节。在项目完成之际，对相关的建筑材料进行仔细验收是其必不可少的环节；再次，调试与试播。在一环节是指设备在进行安装与调试中所形成的数据；最后，涉外文件。涉外文件就是指广电进行设备采购中签定的采购合同与考察记录等。

2.2 案卷排列与编目

在广播电视工程档案管理中，案卷的排列应按照一定时间顺序进行统一排列，若工程档案中文本材料与图纸材料时间相对，则应遵循文字在前、图纸在后的原则进行排列。案卷的编目应以阿拉伯数字进行有序编排，页号以独立卷为单位。页号的编写位置应在页面的右下角，单面进行书写的材料页号亦是如此。案卷内的目录应与卷盒内的文件保持一一对应。

2.3 工程档案检索目录填写

通过信息软件进行工程档案的检索目录可以大大节约工作实践，实现对工程档案目录进行有效管理的目的。工程档案目录的填写大致分为以下几个环节：案卷目录的填写，卷内目录的填写，工程照片档案的管理，声像档案的管理。首先，案卷目录的填写。工程档案文件的形成大体上要经历十个阶段，为了确保在检索目录中充分体验文件的形成过程，国家档案局在原有目录的基础上新增了“阶段”一环，即整体的目录包括：顺序号、案卷号、阶段、案卷题名、分数、页数、保管期限、备注八大部分；其次，卷内目录的填写。在广播电视工程档案中，由于档案的内容分为文件、图纸、合同等类型，相对较为复杂，为此，在进行卷内目录内容的填写时应尽可能做到规范与详尽，应包括以下几个方面：文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、阶段等内容，以确保档案更为规范化；再次，工程照片档案的管理。在这一环节应通过数据管理软件对照片进行挂接，将照片在硬盘文件夹中进行存储，表明照片的时间、地点、事由等内容，并建立照片库进行存储，做好备份工作；声像档案主要是领导的讲话材料，会议录音等，这些声像资料与照片档案相同也存贮于数据库之中。

3 工程档案收集归档的有效管理对策

3.1 建立工程档案管理长效机制

从我国工程档案管理机制建立的实际情况来看，我国尚未形成一定的长效机制。尽管广电的集团化改革不断完善，但档案管理机制却未能跟进改革步伐，加之部分领导对于档案管理工作重视程度不足，造成档案管理工作规范性不足，部分地区甚至尚未建立起相应的制度规范。为此，应将建立工程档案管理长效机制作为广电管理工作的重要环节，顺应新形势，反映新要求。作为广电工程档案管理部分应明确第一责任人制，加强领导者重视程度，对于工程档案管理流程进行严格的规范，加大监督与管理力度，继而为安全的档案管理工作提供有效的制度保障。

3.2 健全广电工程档案网络数字平台

广电工程档案较之于其他档案来说，最主要的区别在与其声像档案，这是广电工程档案一项重要特点。声像资料可以更为客观地记录政治、经济、文化事件，成为不可或缺的储存方式。然而，随着社会信息资源的不断融合，广播电视的信息化进程则趋于滞后，档案资源不能更好地实现信息共享。为此，应在广电工程档案管理中建立健全网络数字平台，推动广电工程档案管理工作向更高层次发展，推动档案建设的互动性与功能性，在网络平台中开设多种模块，如在线咨询、业务答疑等等，实现我国数字化工程档案的网上查询、检索与利用。

3.3 全面提升工程档案利用率

从实际情况来看，尽管各个单位对于工程档案均设有专门的档案室，但其档案的利用率却相对不高。这严重影响了工程档案的实际效用，不利于其作用的有效发挥，形成了变相资源浪费。为此，广电工程档案管理人员应明确档案资料的存在目的，确保信息资源得以有效利用，发挥其应有价值。同时，根据当前广播电视工程档案管理的新要求，提升管理水平，保证工程档案的完整性与正确性，积极发挥工作人员的积极性与主动性，采取有效措施提升工程档案利用率，为广电发展提供有效推动力量。

4 结束语

总而言之，广播电视工程档案的有效管理是一项系统任务，需要各个环节的有序管理与保障。做好工程档案管理不仅需要严格的制度规范，同时，还需要档案管理人员在资料的收集与归纳中有耐心与责任感，认真做好资料的整合，只有这样才能为工程的验收，档案的有效利用提供更为方便快捷的服务，实现工程档案的科学利用与有效

保存。

参考文献

[1]王凯. 浅谈对广播电视工程档案收集归档的有效管理[J]. 广播电视信息，2011，04：104-105+103.

[2]孙辉. 广播电视工程档案收集归档的有效管理策略探究[J]. 科技创新与应用，2015，10：262.

作者简介

邵琬婷（1982-），女，广东省，汉族，广州市花都区广播电视台，大学本科，助理馆员，档案管理。