电子政务系统中的档案管理问题分析

胡震

摘 要：针对目前管理电子政务系统中档案信息过程中存在的问题，文章分析了档案管理体系不健全、管理制度落后以及管理安全性不高等系统运行缺陷，其目的是为相关建设者提供一些理论依据。

关键词：电子政务系统；档案管理问题；档案管理制度落后

现阶段，随着我国市场经济发展进程的不断加快，政务系统的档案管理工作量呈现出逐渐递增的趋势。这就意味着采用传统电子政务系统的档案管理方法和制度，很难满足当前经济发展所带来的档案管理需求。因而，相关建设人员应从实际档案管理过程中的问题入手，来找出具有针对性的问题解决措施。这是满足系统用户查阅、检索以及使用等需求的有效方法，业内研究人员应将其重视起来。

1 研究电子政务系统中的档案管理问题重要性

电子政务系统指的是，政府部门应用现代电子信息系统以及网路技术，将政府职能的具体内容转换到网络空间去。这样一来，就解决了政府部门进行信息管理受时间、空间以及部门权限的制约问题。具体来说，电子政务系统所产生的相关数据信息和文件，都将以数字化的形式储存在相关的网络服务器上。与此同时，电子政务系统中的档案管理，还能够通过一系列的技术手段，实现系统内数据信息的查询、检索以及使用等功能。对于具有保存价值的电子政务文件，则可通过筛选形成电子政务档案。然而，在对电子政务系统中的档案内容进行实际管理的过程中，文件备案的可靠性、统一性以及保密性等问题，始终影响着电子政务系统的运行安全性。针对这些问题，相关建设人员只有在明确档案管理问题的基础上，才能找出与之对应的解决策略。由此可以看出，研究电子政务系统中档案管理问题的重要性。因而，相关建设人员应将其重视起来，进而提高电子政务系统中档案管理的质量水平[1]。

2 电子政务系统进行档案管理过程中存在的问题

1.管理体系不健全

对于电子政务系统中档案管理体系的不健全问题，其主要体现在体系制度还不够完善。虽然进入21世纪以来，电子信息技术得到了快速发展，但与电子政务系统进行档案管理的目标仍有一段距离。此外，档案管理体系的不健全问题会影响到实际的服务领域。具体来说，档案管理系统中不明确、不清晰的内容规定，会在一定成程度上影响电子政务系统的查询及检索功能，这就满足不了系统用户数据信息的获取需求。

2.实际管理制度落后

在对电子政务中的档案管理过程中，容易受到资金、人员以及政策等方面的限制，这就各个地区具有不同的系统建设标准。据统计，我国实施的档案管理制度，呈现出了沿海地区优于内陆地区、东部地区优于西部地区的系统建设情况。由此可见，电子政务系统中档案管理制度的落后程度是与经济建设水平相对应的。在此情况下，政务档案信息的整合和利用方面不能做出相对完整和准确的判断，这就会使系统的公共服务大打折扣[2]。

3.管理安全性不高

电子政务中，档案管理所具备的保密性和安全性不高，主要体现在以下几点：第一点是，对档案管理保密性进行审查的过程中，过于组中结果而忽略了过程。当下，我国政府对档案保密内容进行审查的过程中，主要在不同级别的保密部门内集中进行。但对于信息的公开发布、文件归档或者保密定级等均是结合上一个季度或者年度进行的，其具有较大的数据量，并且文件的种类也较多，这就导致保密工作难以做到面面俱到。在这种情况下，保密部门不仅需要做好保密检查工作，同时还要适当的转变思路，落实审查工作，保障相关信息的安全性。第二点是，对档案管理人员的教育和管理上存在着一定的漏洞。在长期实践过程中，相关人员对档案保密教育工作不够重视，对人员缺乏相应的培训和管理，在工作过程中，只是形式化的签订保密承诺书，这对档案管理人员的思想带来一定不良影响。第三点是，存在着泄密风险，近几年，经常发生政府网站泄密事件，特别是对外呼审查不够细致，加上工作人员的保密意识不强，导致这种情况发生。

4.资金投资不够、管理人员专业水平低

从电子政务档案管理方面进行分析，存在着一些有待改善的问题。例如，资金技术缺乏，或者专业队伍建设滞后等。此外，资金投入方面，经常是建设初期投入较大，在后续的投入中逐渐减少，这就导致电子政务档案管理工作的推进较为缓慢，从而使服务公众的水平受到制约。对专业队伍进行建设的过程中，队伍中人员老龄化，技术更新上也十分缓慢。

3 解决电子政务系统中档案管理问题对策

对于档案管理系统不健全问题，要通过加强国家层面的顶层设计，来完善电子政务系统的建设。对于目前我国电子政务系统的档案管理，存在的信息资源利用效率不高以及资源互补问题，相关建设人员可通过搭建系统服务平台，来实现档案信息数据资源的共享，进而解决经济发展地区系统管理制度的落后问题。电子政务系统中档案管理的安全性不高问题，管理人员应通过定期的保密审查来提高档案管理系统数据的保护工作水平。系统管理人员的专业水平低，是由于资金投入力度不够。基于此，相关政府部门要通过加大政策扶持以及资金保障的力度，来满足当前电子档案管理部门工作量增加的需求。具体来说，可通过不断提升管理人才的培养力度，来保证从事电子政务系统档案管理工作的人员数量。例如，提高从业人员的福利待遇、加大科技投入以及营造良好的工作环境等，都能够更好地促进电子政务档案管理系统的发展进程[3]。

4 结束语

总而言之，现有电子政务系统中的档案管理方法，已经造成信息数据不安全、制度落后、体系不健全以及专业管理人员水平不高等问题的出现。要想满足当前人们对电子政务系统的档案信息使用的需求，相关建设人员必须从实际情况出发。即通过增加顶层设计、加大资金投入以及加大政策扶持来解决实际存在的管理问题。事实证明，在电子政务系统中应用上述档案管理策略，将有效改善当前的档案管理现状。

参考文献

[1]陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].档案学研究，2015，02：28-37.

[2]莫洁.电子政务条件下OA系统与档案管理系统集成系统设计与实现[J].城建档案，2015，08：38-40.

[3]叶萍.电子政务档案管理与公共服务问题探究[J].山西档案，2015，06：97-99.