地勘单位档案编研存在的问题和对策

摘 要：本文结合地勘单位实际，详细分析了地勘单位档案编研中存在的主要问题，并就如何做好地勘单位的编研工作提出了解决问题的对策和建议。

关键词：地勘单位 地质档案；地勘文化；档案编研；问题；对策

档案编研工作是开发档案信息资源、提高档案利用水平，最大限度发挥档案作用的重要途径。地勘单位的档案编研工作作为档案信息开发利用的一种重要形式，体现了单位的档案管理水平，为单位的经营管理提供了深层次的档案信息服务。在知识经济和信息化的新形势下，大力开展档案编研工作，成为当前档案工作的重要任务。笔者从地勘单位档案编研工作实践出发，就地勘单位当前档案编研工作存在的问题和对策谈一些看法。

1 地勘单位档案编研工作中存在的问题及原因分析

1.1思想重视不足。当前，地勘单位档案管理工作重点仍然是抓基础工作、搞开放服务，对编研工作缺少投入和研究。原因在于，领导和档案人员认为做好归档和保管（档案基础）、借阅（档案服务）就基本上实现了档案管理，对档案编研工作重要性在思想认识上十分欠缺，直接影响了档案档案管理体系。

1.2综合投入不足。编研人员应具有极强的自身修养和档案专业知识，而一些单位配备的编研人员在数量、学历、专业技能、年龄等不够合理，导致编研人员文化程度及业务水平都不够高，缺乏档案编研基础知识，所编研的材料难以到达要求。同时，配套方面投入也不足，如计算机配备数量和性能不足，很少配备专用档案软件，编研人员培训不到位等。

1.3编研水平不足。这是地勘单位编研工作存在的主要问题也是核心问题。主要体现在：内容涉及面窄，一些地勘单位只对地质资料进行编研，而对量多质优的文书档案视而不见。形式单一，只对文本文件进行编研，对声像、电子文件、实物地质档案甚少触及。题材老旧，常规类型多，开拓创新少，尤其在信息化方面建树少。编研水平低，编多研少。

1.4宣传力度不足。对编研的选题没有在广大职工中或在社会中公开调研，互动性不足。地质资料一般会涉及国家秘密，一些地勘单位在处理保密和利用关系上，过于注重保密，没有及时向社会公布编研成果相关信息，甚至在本行业、本单位也没有进行有效宣传，导致档案编研成果知名度和利用率都很低，也就难以发挥实际价值[1]。

2 做好地勘单位档案编研工作的对策

地勘单位由于事业单位身份、公益性质、科研攻关和经济效益需要等多方面因素，档案的综合利用率高，作用大，因此，做好编研工作更是形势所趋。针对以上地勘单位档案编研存在的问题，笔者认为可以从四个方面加以突破解决。

2.1从健全档案管理体系入手，完善档案编研工作配套。档案编研工作在档案管理中的必要性和作用是显而易见的，我国有许多档案关于档案工作的法律法规几乎都有开展编研工作的要求。总之，档案编研工作作为档案室、档案馆的一项重要工作是不容忽视的。通过编研，可以使档案服务从被动到主动，从零散提供到系统提供。地勘单位领导要重视档案编研工作，建立健全档案编研队伍建设。编研人员应该是一个团队，一个群体，除了是档案专业专职人员，还应该有编研项目、课题相关的专业技术人员、分管领导，及各类知识层次的人员，这样才能从专业角度、业务需求、资料齐全、时间充足等方面给予保障。健全档案编研管理制度，做好编制人员的培训教育。制定不同期限的工作规划，使编研工作成为系统工程。同时加大软硬件投入，确保编研工作顺利开展。

2.2从满足档案利用需求入手，扩大档案编研工作范畴。地勘单位档案利用主要有三个方面的需要：一是社会经济发展需要；二是地勘文化建设需要；三是为职工谋福利需要。

2.2.1为服务社会经济发展开展的编研。主要是做好地质资料深层次、多维度的开发，地质资料包括本单位地质生产实践中产生的成果地质资料、原始地质资料和实物地质资料，及相关参考资料。地质工作特点决定了编研成果的多样性，主要类型有：地质工作年鉴、年报（数据统计）、地质图文集、地质专题汇编和著述、地质工作科技史[2]。

2.2.2为地勘文化构建开展的编研。地勘文化是地勘单位在长期实践中形成的优良传统和独特文化内涵，具有朴素作风、科技情怀、匠人精神和甘于奉献等特征，是激励后人献身地质事业、地勘单位安身立命的有力法宝，需要不断传承发扬。档案编研应该系统展现地勘文化，内容包括野外地质工作情景、单位不同时期面貌、地质人工作风采、矿区情况等，由于这类资料多用于展示，因此，编研因侧重于相片资料、实物等。

2.2.3为职工谋取福利开展的编研。主要是为职工晋级（职）、退休等服务，地勘单位为艰苦行业，一些特殊工种（如钻探、物探）享受国家相关优惠待遇，且一般都是事业单位，因此在职工晋级（职）、退休等需要上级或社保局等提供详实证明。证明不仅包括职工档案，有些还需提供野外地质工作记录，因此查找工作量十分大，且旷日持久。因此，档案编研工作要从职工利益出发，开展有针对性的编研工作，以便提供详实资料。

2.3从推进现代化建设入手，提高档案编研工作水平。档案编研工作应以计算机技术和网络技术的广泛应用为基础，向科学化、数字化的管理轨道上不断迈进[3] 。计算机网络技术让档案编研工作找到了一条突破的新途径，从基础的、繁重的“编”中解放出来，可以集中精力开展“研”， 开展深层、多元综合性的开发编研，将档案承载的信息从纸质静态转化为数字动态[1]。通过编制电子档案目录、全宗索引等查找工具，缩短用户分散式查找时间。通过在网络上征集编研专题内容，收集资料，甚至组建团队，从而开创编研新的形式、类型 。

2.4从转变档案服务方式入手，做好编研成果宣传。要变被动服务为主动服务，从内部服务走向外部服务。建设宣传平台，对外可以借助报纸、杂志、网站、展览和论坛等传媒，大力宣传编研成果和档案利用实例；对内，可以借助OA、微信、QQ、宣传栏等征集专题、发布编研成果，提高编研成果的知名度和利用率。

3 地勘单位档案编研工作原则

3.1高效原则。地勘单位档案量大、内容广、种类多，利用档案需要查阅大量案卷，必然花费许多宝贵时间，有时还无功而返。档案编研可以通过一个主题进行系统收集，编撰出数字准确、内容齐全、信息全面的专题，有效满足利用目的[2]。

3.2长远原则。地勘单位一般成立时间较长，传统悠久。在管理上历史遗留问题也不少，职工退休、单位编制、地勘文化构建等都需要历史资料证明；在发展上，技术的开拓创新，业务的突破拓展，需要原始资料的深挖掘，因此档案编研工作要立足于库藏档案，着眼于长远发展和需要。

3.3实事求是原则。档案资料的单位长期工作的真实写照，编研工作要求真务实，如不真实偏离实际资料也就失去了利用的意义[2]。

参考文献

[1] 刑毅峰.论企业档案编研工作存在的问题和对策[J].中国商界（上半月），2009（6）.

[2] 程永平.浅谈地质科技档案编研工作[J].兰台世界，2007（5）.

[3] 李雪.新形势下电力档案编研利用工作的思考[J].中国电力教育，2013（9）.

作者简介

邓春秀（1975-），女，福建省建瓯市人，档案专职管理员，馆员（中级），大学本科。研究方向：档案管理工作。