论档案管理工作的改革和创新思维模式

梁素玲

摘 要：随着经济的快速发展，档案管理工作也变成了政府部门、企事业单位工作中关键的组成部分。但是怎样行而有效地实施档案管理工作，这不但对档案管理者而言是个考验，更是对现有的档案工作管理体制与运行机制的考验。要想工作平稳有序地实施，那么对档案工作管理体制实施改革和创新就势在必行。

关键词：管理机制；档案管理工作；运行机制

档案管理体制是指，在某一个系统的内部围绕权力的劃分与运行而产生一种制度化的关系模式。随着科技的进步，档案工作的管理体制也在持续地改变，从最早的竹质记录到后来的纸质记录，再到当前的数字化记录，档案工作的方式一直跟随社会发展的脚步。但档案不单单是要把信息保存，更是要对信息实施管理，高效的管理体制才可以让档案发挥最大化的作用，那么怎样展开与实施档案管理工作，不但需要管理者把自身的职业素质提高，更需要对工作管理体制与运行机制实施改革和创新。

1 档案管理工作运行机制的特点

中国现在的档案管理工作运行机制是通过几次改革而最终产生的，它具备“统一领导、分级管理”的管理体制、“局馆合一”的管理模式与档案统一管理的3方面特征。

（1）“统一领导、分级管理”的档案管理体制是以“集中统一”为基本，由工作中央级的档案行政管理机构负责全国的档案；由地方的各级党委与人民政府的档案管理机构负责内部事务。这些是根据《中华人民共和国档案法》规定的。

（2）“局馆合一”的管理模式的产生，是在中国计划经济向市场和转变经过中，政治管理体制改革在档案管理方面的展现。把管理全国档案事务的国家档案局和负责档案保管的中央档案馆2个机构有机统一，地方各级范围内的档案管理与保管工作需要由地方各级档案管理机构分配，而且要受到中央的监督管理。

（3）在1959年正式使用档案统一管理的体制，统一管理对于保证国家档案信息的真实性和安全性有着关键意义。增强对档案管理的关注和管理措施的优化，有效处理档案管理经过中的实际问题，充分发挥档案管理工作对社会发展和经济建设的关键作用，是党与国家领导人对档案管理工作提出清楚确定的要求。

2 档案管理体制和运行机制存在的问题

2.1 缺少基本档案管理意识

一些单位和人把档案工作归类为档案部门，而档案部门的工作者也是就事论事，不可以把档案管理工作和经济建设联系在一起，不可以把档案管理工作作为别的部门的链接枢纽。有效运用档案资源能够为单位带来巨大的经济效益，但因为单位对档案管理工作的不重视和档案管理人员不高的专业素质，以至于运用档案生成的经济效益很少，让档案工作在本部门裹足不前，让业务与建设之间存在脱节。

2.2 不可以对档案工作实施重新定位

新时期的档案管理工作不可以重新定义，对档案管理工作的本质没有全面的了解与深入的认识，以至于对档案管理工作不到位，造成发生以下的问题：档案资源流失；不完善的档案资料；档案运用不全面；不可以为社会提供全面、高质量的服务；归档不及时，查找效率低；没有及时更新数据库和统一分类等。

2.3 单位不重视

实际工作中也许还存在档案管理人员工作态度不端正的问题，认为这事可有可无，没能及时执行，让档案管理人员工作懒散、不用心，导致档案收集质量差与运用效率低等。但是，从客观上而言，不管是哪个单位，档案工作都具备非常关键的作用。但就是因为实际中有些单位对档案管理、运用工作的不重视，对档案管理员工要求低，不组织他们实施专业的培训，导致这些人员专业素质低等因素，使得可能由于运用档案生成的经济效益偏低。因此，提高单位对档案管理的认识是一项重要的课题。

3 档案工作管理体制和运行机制的改革与创新

3.1 档案管理体制的重点在于建设科学的管理责任制度

首先对于档案管理要求上而言，档案管理工作人员一定是知识型的高素质人才。另一方面管理者要转变观念，注重档案管理人才的培养与挖掘，努力的去发现，培养，知识水平高，技术水平好，工作责任感强的全方位的高素质人才，而且可以持续的以一些激励机制去激发他们的才干，从而把档案管理工作的改革和创新做好。体制的标准是重点，标准档案管理机制，加强工作责任建设科学的档案管理系统，健全档案管理的规章制度，是档案管理的核心。随着科学技术的发展，档案管理方法更新与管理水平的提高，一定要明确每一个部门的职能，把每一个门类、不一样载体的档案统一管理，让档案管理和工作一起考核、共同发展。

3.2 档案管理工作的改革和创新思维模式

现在的档案管理工作，不仅仅只收集整理好档案而言，还要将纸质档案化为电子信息，融入改革创新思维，变为电子数据，方便人们查找和利用。

目前，各单位间管理形态、经营模式、产业规模形式多样，假如在使用“一刀切”的传统行政管理的形式去管理档案，显然已经不能满足个性化的要求，不能顺利对现代档案管理工作进行开展。

因此，要树立管理模式多元化的观念，建立以开拓创新为目标的档案管理模式，要产生以主管单位为主，下属单位为辅，主管与下属单位应加强沟通、资源共享、互相指导、交流；以科学创新结合档案管理工作，善于利用数字档案馆和档案入库数据的平台，在整理档案数据时，将文件或归纳整理数据统一入库，做到方便查阅和利用，以此来提高档案的利用率，做到信息最大化，大大加强了管理的核心和工作效率的提高，减少翻阅查找时所带来的不便。数字化数据入库后，输入关键词或重要信息，出现相应内容的文件文号，这时间上比用档案纸质查找减少了50%的时间，达到量化的目的。

档案管理要保留陈旧档案管理形式中的优良方法，同时与时俱进锐意进取。应用信息技术实施档案管理，可以提升档案管理工作的效率，加大档案信息的保存容量，确保档案资料保存的完整性。档案的需求是多样的，档案管理工作更需要持续创新。

3.3 对档案与文件的关系实施处理

档案管理工作和文件管理有着非常显著的不同，其中最大的不同就是文件管理不需要设置相关的管理机构，在档案管理工作中，需要留意的一个关键问题是不要把档案信息管理当做文件实施管理。在解决档案和文件的关系中，把各类资料文件转化变成档案时，应该要实施严格的控制。通过整理收集文件，将数据统一录入电子数据库，然后进行分类和核对，利用信息转化为纸质进行归档，达到备案目的。

3.4 增强档案管理体制改革中的建设方向

目前，由佛山档案局为主管部门，每年定期抽查各单位的档案实施情况，而由各单位根据自身的档案建设问题提出改善性的方法，这是一个很好的沟通交流平台。档案工作有了一项创新型的发展，就是数字化运用。这涉及到单位档案数据的保密和运用问题。每年，档案工作的培训，都有增强电子化信息的实操和运用。因此，数字化运用是今后的档案发展方向。进一步提高档案管理在工作中的实操性是十分必要的，提高人员的专业培训，加强法制建设，尊重历史档案对我们的影响，明确各级主管部门的行政管理职能和档案馆的公益事业特性。

4 结语

综上所述，现在中国档案管理体制依然存在许多不足，还不完善，所以，对目前体制实施改革变得特别关键。只有对其现行的管理体制与运行机制实施改革和创新，才可以切实有效地供应档案管理工作的工作效率，推动档案管理工作为社会的可持续发展供应优质服务，在发现一些新问题出现的时候，还需要进一步改革完善，建立适应社会主义市场经济发展要求的科学档案事业管理体制。

参考文献

[1]王立.浅谈我国档案管理体制改革的难点及重点工作[J].华章，2013（11）

[2]陈富强.关于我国档案管理体制改革的研究[J].办公室业务，2014（03）