浅谈企业档案信息化建设思路与框架

摘 要：档案信息化建设是新时期企业档案工作水平全面提升的重要支撑手段，是企业发展和档案管理工作的必然要求。文章提出了“统筹规划、需求导向、分步建设、安全保障”的建设思路，基于OAIS模型构建了企业档案信息化框架，提出了两个阶段建设内容及相关保障措施，将“沉睡”的档案最终转变为企业重要的知识宝库，为企业的业务发展和能力提升发挥重要支撑作用。

关键词：档案信息化；建设思路；建设框架；建设内容

1 引言

国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出：到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和“五位一体”建设的档案事业发展体系。由此可见，档案信息化建设是新时期企业档案工作水平全面提升的重要支撑手段。随着企业办公自动化（OA）、项目管理（PM）及产品数据管理（PDM）等信息化系统的上线与推广使用，传统以纸质为主体的企业档案管理模式已越来越不适应企业发展和档案管理工作的需要，档案信息化建设已迫在眉睫。

2 建设目标

企业档案信息化建设应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化为总目标，让沉淀的档案信息资源更好地为科研生产及运营管理服务，实现档案信息资源服务及利用价值的最大化，进一步提升本企业的核心竞争力。

2.1 优化档案业务流程，实现业务自动化处理

在档案目录电子化的基础之上，将传统手工处理的档案归档、整理、组卷、统计及利用等业务转变为半自动化或全自动化的计算机处理方式。一方面提高档案工作人员的工作效率和服务水平，另一方面节约业务人员在档案收集、交接及查阅等方面的时间成本。

2.2 整合档案信息资源，完善档案资源体系

存量档案数字化、增量档案电子化是企业档案信息化建设的核心内容，由此可以将传统的纸质档案、音像档案及新增的电子档案集中到统一的数字档案资源库中，将档案资源由过去分散管理转变为数字化、电子化式的集中管理，形成较为完善的档案资源体系，为后续档案利用奠定资源基础。

2.3 促进档案资源共享，提升档案利用水平

档案数字资源和信息系统建成后将实现桌面或移动终端式的档案利用方式，通过可信网络通道在线利用档案，彻底转变以往到档案部门人工查阅档案的传统方式，大幅提高利用效率；档案检索方式更加丰富，基于电子目录和档案全文的智能检索可以快速为用户定位到所需要的档案；此外，基于大数据的档案资源挖掘手段将提供更加智能的档案利用服务。

3 建设思路与框架

3.1 建设思路

企业档案信息化建设应采用“统筹规划、需求导向、分步建设、安全保障”的建设思路，将档案信息化工作统一纳入企业信息化工作规划，以档案利用及日常管理需求为导向，根据企业信息化发展成熟水平分步开展建设工作，充分保障实体档案物理安全与电子档案信息安全。具体可分为两个阶段来建设：

第一阶段：在信息化发展初期，由于OA等业务系统尚处于启动或建设状态，只能对档案目录进行电子化处理，此时各项业务产生的档案基本上只有纸质文件，无法实现电子化归档。档案目录电子化后，档案移交、借阅及统计等业务可以通过网络流程办理，能够节省档案业务办理时间，提高档案业务工作效率。

第二阶段：在信息化高度发展及成熟时期，企业主营业务信息化建设基本完成，企业信息化应用全面推广，基本实现网络化办公、智能化管理及经营生产。在第一阶段建设的基础上，对历史的纸质档案进行数字化处理，并将处理后的电子档案导入到档案信息系统中，同时将档案信息系统与OA等业务系统进行对接，实现电子文件实时归档，最终达到存量档案数字化、增量档案电子化的建设目标。

3.2 建设框架

档案信息系统的重点是在系统中如何长时间保存档案文件信息并保证其真实性、完整性及有效性。OAIS（Open Archival Information System，即开放式档案信息系统模型）是美国国家航空和航天局的空间数据系统咨询委员会（CCSDS）提出的一项国际标准（ISO：14721），其宗旨是实现档案信息的长期保存。OAIS参考模型包括收集、档案存储、数据管理、系统管理、保存规划及访问等功能组件，其存储、管理和利用的角色分别是生产者、管理者和消费者（如图1所示）。

本文基于OAIS模型提出了企业档案信息化框架（见图2）。该框架按照基础设施、功能组件及档案应用三层架构方式构建。基础设施层主要为上层应用提供计算、存储、网络及数字化扫描等基础服务。功能组件层包括单点登录、统一待办、工作流及数据交换等模块，为上层所有应用（OA、PDM及档案管理等信息系统）提供通用的功能服务。档案应用层按照OAIS参考模型构建，包含以下几个功能模块：1）收集归档模块：接收档案员、业务部门离线归档文件及各业务系统的在线归档文件；2）数据管理模块：存储结构化的档案目录、元数据及业务功能数据，档案信息系统主要业务功能及流程均构建在此模块之上；3）档案存储模块：存储文件形式的非结构化数据，通常文件格式包括TIFF、PDF及TXT等；4）系统管理模块：包含系统管理、安全管理及审计管理等功能；5）资源利用模块：包含全文检索、文件获取及数据挖掘等功能，通过桌面或移动终端为用户提供在线查询、在线借阅及深化应用等服务。

3.3 建设内容

基于OAIS模型及上文提出的档案信息化框架，企业档案信息化建设主要包括两部分内容（分阶段实施），第一阶段主要实现档案目录电子化、档案业务流程化，第二阶段主要实现存量档案数字化、增量档案电子化。

3.3.1 档案目录电子化、档案业务流程化

一是对档案进行整理、分类，建立科学的档案目录资源库，并将每一个条目与实体档案案卷、存址等信息一一对应，为后续档案管理与利用工作奠定数据基础；二是在档案目录数据库的基础上建立在线归档、自动化整理及组卷、在线借阅及智能统计等业务功能及流程，实现档案收集、整理、检索、利用及统计等业务智能化、流程化管理，为用户快速查找与借阅档案提供便捷通道。

3.3.2 存量档案数字化、增量档案电子化

首先，建立档案数字化加工中心，对历史的纸质档案进行数字化扫描及加工处理，将纸质档案转变为合格的电子化文件，并进行OCR识别，从而建立全文检索机制，拓宽档案检索范围。档案数字化加工流程如图3所示：

当OA、PM、PDM等系统建设完善后，传统的文书、建设项目及科技等档案将不再是纸质形式档案，取而代之的是上述系统产生的电子形式档案。在建立合理的审签机制及归档流程后，相关业务办理完成后的电子档案文件（包括元数据）可以实时在线归档到档案信息系统。

4 保障措施

档案信息化建设项目能否顺利实施取决于企业在人、财、物等相关方面的保障是否到位。首先，要健全档案工作组织机构，明确档案工作领导职责；其次，要加强档案信息化软件购置、数字化加工及相关设备设施方面投入；此外，要加强档案人员培养和教育，提升档案人员专业和信息化素养；最后，要建立完善的档案工作评价体系，从檔案工作体制、档案人员配置、档案信息化建设及档案开发利用等方面对档案工作进行全面评价。

5 结语

存量档案数字化、增量档案电子化机制建立后，档案的载体类型将以电子文件为主、纸质文件为辅，企业档案管理正式向数字档案馆方向迈进，档案的利用价值也随之达到最大，企业库房中的档案不再是一堆“沉睡”的纸张，而是转变为企业重要的知识宝库，为企业的业务发展和能力提升发挥重要支撑作用。

参考文献

[1] 中华人民共和国国家档案局.DA/T 42-2009，企业档案工作规范[S].北京，2009.

[2] 王英玮，陈智为，刘越男.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2015：334-335.

[3] 王坚，张春花，赵俊玲.OAIS模型在网络信息保存中的应用分析[J].图书与情报，2009（6）：104-106.

作者简介

朱瑜敏（1984-），男，北京，硕士，主要从事档案与信息化相关工作。