浅谈新时期水利工程档案数字化建设

2016-09-26 12:37张金英
卷宗 2016年7期
关键词:档案技术水利工程

摘 要:在传统的水利工程档案制度建设基础上,档案数字化建设的进程不可避免。为此水利工程建设与管理部门,结合档案数字化管理技术以及水利工程档案主要特点,开展了专项研究工作。

关键词:水利工程;档案;数字化;技术;制度

在当前的水利工程管理中,工程档案发挥着重要的作用。为此工程建设、管理等各企业单位都将档案技术建设当做企业管理的重要内容。随着数字化、信息化时代的来临,水利档案数字建设发展,对于水利工程档案管理质量与效率、档案利用率等都起到了重要的作用。在这一情况下,水利工程建设与管理部门,结合档案数字化优势与特点,开展了档案数字化管理研究,为水利工程档案管理技术发展提供理论支持。

1 水利工程档案数字化管理优势与问题

(一)数字化档案优势

在水利工程档案管理中,数字化档案较之传统的纸质、胶片等档案形式,具有以下优势。一是具有较高的管理效率。数字化的工程档案在档案分类、检索、查找等各个环节中,都可以通过计算机系统自动处理,极大提高了这类工作效率。同时档案内容还可以通过网络系统,实现计算机终端间的高效连接,简化了档案管理者的中间环节。这些特点都可以很好地提高档案管理效率。二是推进档案标准化管理的实现。工程档案标准化目标,是档案水利工程档案管理的核心要求。数字化的工程档案,具有较强的标准化模式,可以进行有效的标准分类,是档案标准化管理中重要的组成部分。三是管理成本的降低。工程档案包括了大量的纸质档案内容,容易受到空气质量、湿度问题影响,同时需要较大的保存空间,管理成本较高。而数字化的工程档案采用计算机硬盘、数据库即可保存,保存管理成本得到了极大的降低。

(二)当前档案数字化遇到的主要问题

虽然工程档案数字化具有以上优势,但是在实际的数字化过程中,档案管理者也遇到了一些实际问题。这些问题在实践过程中,可以总结为以下几点。一是未建立数字化体系。水利工程档案包括了工程从方案、设计、建设、竣工验收等各项工作内容,其档案内容较为复杂。所以其数字化过程需要工程管理各方面全面参与,建立起立体化数字体系。但是在当前档案管理中,依然为建立这类管理体系,降低了档案数字化过程质量与效率。二是数字化过程存在滞后性。工程档案对于工程管理其着重要的指导作用,所以其具有较强的时效性。但是当前档案管理中,其数字化过程依然存在滞后性,使部分工程管理过程中数字化档案的实用性降低,影响了数字档案正常使用。三是档案安全性问题。数字化档案是需要计算机系统进行保存与管理的。但是计算机安全问题的出现,对于档案安全有着重要影响。一旦水利工程档案出现泄密事故,对于工程安全、企业经济效益,甚至社会公共安全都有着重要影响。为此,水利工程档案管理者加强了数字化档案安全要求,保障数字化档案整体安全。

2 水利工程档案数字化建设策略研究

为了确实做好工程档案数字化建设工作,新时期工程档案管理者以数字化技术与工程档案管理技术为基础,利用以下数字化建设策略开展了档案数字化建设工作。

(一)建立档案数字化建设体系

工程档案数字化建设过程,需要工程管理、设计、建设、检验、财务等各方面工作管理者的整体化参与,才能确保数字化建设质量与效率。为此档案数字建设体系的建立,就变得极为重要。在体系建设中,其主要工作包括了以下三点。(1)明确档案数字化责任者。在工程各阶段,档案管理者必须采用专人模式,对本阶段档案实施数字化处理。这一工作中管理者必须采用责任管理模式,将数字化过程落实到责任者手中。(2)建立档案收集网络。将数字化的工程档案进行收集,是档案数字化过程的重要组成部分。为了确实做好这一工作,档案管理者需要全程关注工程建设过程,将形成的各类数字化档案及时收集。(3)做好档案管理队伍建设。数字化的管理者是其建设体系的重要组成部分。在数字化档案建设过程中,管理者必须做好档案管理者队伍建设。其建设重点包括了两个方面问题。一方面管理者需要提高档案技术人员的数字、网络、信息技术水平,是其适应数字化档案管理过程。另一方面管理者需要结合水利工程建设特点,做好档案管理人员水利技术基础知识培养,是其可以更好地完成专业档案的管理工作。

(二)提高档案数字化技术质量

在水利工程档案数字化建设中,数字化技术质量的提升发挥着重要作用。在实际的工作中,其主要技术重点包括了以下内容。(1)档案数字处理技术。将纸质、影像等档案内容进行数字化处理,是档案数字化处理的重要内容。在这一过程中,数字化技术的提高占据着重要位置。在档案数字化过程中,主要技术发展包括了以下内容:高清晰纸质档案扫描技术、数字档案修复技术、无损视频音频转换技术等多项内容。这些新型技术的采用,将有助于档案数字化质量的提升。(2)大容量储存技术。数字档案的储存需要大量的储存空间,所以大容量的储存系统技术,可以保证数字档案存储与安全与完整性。为此在数字化档案建设中,管理者需要采用大容量的数字存储系统、云存储技术等新型存储技术,提高档案存储质量。(3)计算机系统安全技术。提高档案系统安全,是工程档案数字化建设的重要内容。在这一过程中,档案管理部门需要结合新型网络与计算机安全问题,采用云安全、高配置安全软件等安全技术,提高档案系统安全级别。在条件允许情况下,管理者应在档案管理部门内部架设独立的内部网络。

(三)利用制度化模式数字建设质量

水利工程档案数字化建设与档案管理制度建设有着不可分割的关系。为此档案管理者应以数字化档案特点,完善已建立的档案管理制度,同时建立新的档案制度体系。如结合檔案数字化过程,完善档案保密制度,避免数字化过程中出现档案泄密问题;建立数字档案系统定更新、维护制度等,都应是数字化档案制度建设的重要内容。

3 结束语

水利工程档案数字化发展,是当前水利工程档案建设的重要组成部分。数字化的工程档案因其特有的技术优势,可以极大地降低档案管理成本,提供管理质量与效率,对于工程管理起到了有效的促进作用。为此档案管理人员从体系建设、技术发展以及制度建设三个层面开展了研究,促进工程档案数字化推进。

参考文献

[1] 冯建萍. 水利工程档案数字化建设探析[J]. 科技创新与应用.2013(12).

[2] 雷蔚兰. 浅析水利工程档案管理数字化——以甘肃景泰川电力提灌工程为例[J]. 发展.2015(04).

作者简介

张金英(1971-),女,天津市蓟县,天津市引滦工程管理处。

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