办公室精细化行政管理的策略探讨

2016-09-26 14:38刘燕霞
卷宗 2016年7期
关键词:办公室策略

刘燕霞

摘 要:精细化是当前各类企业、机构管理的一个全新方向,它以科学管理理念为基础,追求精、准、严、细,并在此基础上不断的降低管理成本、有效提高管理效率。办公室行政管理工作内容繁杂、责任重大,一旦处理不当就会出现很多问题,甚至影响单位的正常运行,鉴于这些特点,办公室行政管理工作应该走科学化、规范化、精细化道路。精细化是办公室行政管理的发展趋势,实现精细化的行政管理能够降低管理成本,提高整个办公室的行政管理水平。如何实现办公室行政管理工作的精细化,是很多单位高层一直在探讨的问题,需要不断探索实施办公室精细化行政管理的策略。

关键词:办公室;精细化行政管理;策略

以办公室行政管理精细化为切入点展开论述,分析了办公室精细化管理的内容,给出了几点办公室行政管理精细化的策略,希望对提升办公室行政管理精细化水平有所帮助。

1 办公室行政管理精细化思路

(1)加强协同化、经济化意识。精细化的办公室行政管理工作不是一人之力可以完成的,需要不同部門、不同环节的相互配合与协同。组织内的各部门及各成员要树立协同化意识。各企业各单位要不断强化成本意识,办公室的行政管理工作也是如此,在不增加成本投入的前提下,提升精细化管理效率。

(2)管理中融入流程化及标准化理念。随着社会经济的快速发展,流水线作业这一方式开始普及,这是生产领域的重大创举,极大地提高了生产企业的工作效率。办公室行政管理工作也可以借鉴这种流水线式的管理模式,要循序渐进地实施流程化、标准化的行政管理工作,这是实现办公室行政管理精细化的基本保障。

(3)对管理科目不断细化与量化。当前,很多企业并未实现办公室管理的延续性及实效性,这是因为企业办公室行政管理长期处于模糊化状态,管理者凭借以往经验及个人能力开展管理工作,没有重视管理工作的细化与量化。要通过对管理工作的不断精细化,更加合理地分配工作及任务,并不断改进工作流程,实现对管理工作的有效管控,从而提升整体行政管理水平。

2 办公室精细化行政管理的内容

(1)严格定岗、定责,保证权责制衡。要严格遵循定岗定责的要求,不断健全办公室责任体系,定岗是指根据办公室行政职能及工作流程科学设置工作岗位;定责是指对明确岗位职责、工作衔接程序等,明确分工,各司其职。

(2)优化运作流程。工作流程的科学化、简约化对实现办公室行政管理工作的精细化与科学化非常关键。要根据现代管理理论不断优化办公室工作流程,各项工作都要依据流程开展。在设计工作流程的过程中,要有明确的目标,同时注重各工作环节之间的配合与衔接。

(3)绩效考核。开展绩效考核前,要对考核标准与要求予以界定,对于那些易量化的程序性工作,在绩效考核时要科学设计量化指标;对于那些主观性强或非程序性的工作,在绩效考核时要设定相关定性考核指标。还应结合现代行政管理系统及科学合理方法制定考核指标,对量化困难的指标,可以借助人工方式以提高对考核的效率。

(4)夯实基础,完善制度,强化保障。要推行外部协调与内部运转相结合的办公室工作行政管理机制,夯实管理基础,避免管理盲区。还要借助现代化信息技术建立标准化、信息化、自动化的工作流程,这是办公室行政管理精细化的有效保障。

3 办公室精细化行政管理的策略

(1)强化人们的精细化行政管理意识。做好细节工作有利于推动企业不断创新管理。办公室行政管理工作的精细化,体现了细节的价值。因此,要不断强化人们的精细化行政管理意识,其关键是培养员工的创新意识与规范意识。

(2)强化制度建设。无规矩不成方圆,要想真正实现办公室行政管理工作的精细化,达到预期效果,必须建立健全激励与约束制度。如摩托罗拉公司在很早就建立了流程化管理体系,形成了企业特有的内部控制标准,体现了公司的经营原则。企业要想生存和发展,制定相应的规章制度是很有必要的,在企业生产、经营、管理过程中,各部门都要严格遵循制度开展工作,缺乏统一规范管理制度的企业是难以实现健康长久发展的。

(3)加强企业文化建设。企业的领导大多对下属非常了解,对其工作中的强项与弱点也了如指掌。现代科学管理理念倡导“放大抓小”,“放大”是指企业管理层应该将职工职责范围内的工作全部放权,如对业务部门,在不违背企业经营方针的前提下,对于如何开发市场、洽谈业务、市场推广等工作,完全放手给业务部员工,充分调动其能动性,管理部门做好监督检查工作即可。“抓小”是指办公室行政管理工作要狠抓管理细节,从细节上体现管理绩效,以提高管理效益。

(4)对岗位职责进行细化与明确。正常来讲,办公室行政管理工作是非常有针对性和实效性的,但在实践中,有的办公室岗位是随机或者任意设置的,因此容易使不同岗位产生纵向或者横向上的重叠或者衔接空白,这必然会造成同一事务重复处理,或者某一事务没人处理的现象,引起管理混乱及资源浪费。在进行办公室职位设置时,要全面、充分考虑到办公室行政管理的要求,明确设置并细化岗位职责,最好有专人负责领导临时交办的任务,实现办公室行政管理工作的有序运行,提高行政管理工作的时效性及针对性,从而提高行政管理工作的水平与效率。

(5)提高办公室工作人员素质。人们一般认为办公室行政管理工作非常琐碎、零散,并没有太高的专业技能要求,但实际情况并不是这样的,要想真正实现办公室行政管理工作的精细化,就必须根据工作内容不同安排特定对象来完成。在实际工作中,从事办公室行政管理工作的人员大都没有突出的专业技术,并且专业指向性较差。因此,需要有计划、有针对性地对办公室行政管理人员开展各种专业技能培训,不断提高办公室工作人员的综合素质,以满足日益精细化的办公室行政管理工作对专业技能的要求。办公室行政管理部门是各单位的总后勤部门,其行政管理工作从本质上讲就是为整个公司服务,为全体员工服务,具有承上启下的重要作用。办公室行政管理工作实现细化后,办公室工作人员的工作热情与服务意识会有所增强,但要想真正使其树立热情服务理念,需要建立健全晋升机制与激励机制,鼓励办公室工作人员在做好本职服务工作的同时,充分实现个人价值与社会价值,以激发其工作激情与服务热情。

4 结语

精细化管理是现代管理的要求,它可以有效解决传统的办公室行政管理存在的有岗无责、有人无管等混乱现象,实现行政管理工作岗位、职责、人员的有效匹配,节约管理成本,提高管理效率,保证企业的正常运营。因此,要高度重视办公室精细化行政管理工作,通过加强制度建设、细化明确岗位职责、提高工作人员综合素质等有效措施,不断提升办公室行政管理工作的精细化水平。

参考文献

[1] 陈楠.办公室行政管理精细化的思路与对策[J].科教导刊,2014(28).

[2] 王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程,2013(34).

[3] 王欣.实现办公室行政管理精细化的思路与对策分析[J].科技与企业,2013 (5).

[4] 吕锐.医院行政管理的科学化与精细化[J].家庭心理医生,2014(12).

[5] 崔同梅.对精细化行政管理的探究[J].管理观察,2013(8).

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