办公室行政管理精细化的思路与对策

柳林

摘 要：在不同的生产阶段，企业管理的内容可能会有不同，行政管理部门作为企业管理中的重要组成部分，具体工作在企业的不同时期及环境的影响下，也有不同的内容。在市场经济下快速发展的今天，各个企业对管理的水平要求也越来越高，如此才能提升企业在市场中的竞争力，为企业创造更大的价值。伴随企事业单位规模不断壮大，办公室作为企事业单位的一个内引外联的部门，其发挥的作用也就越来越大。然而，办公室的日常事务又是非常琐碎的，这就必然要求对办公室的行政管理工作进行细化。只有这样才能实现办公室职能与业务的无缝对接，大幅度提高办公室的工作效率，圆满完成领导交办的各项任务。

关键词：办公室；行政管理；精细化；思路与对策

办公室精细化是办公室工作新的发展方向，也是办公室行政管理的必然趋势。办公室行政管理的精细化可以最大限度的避免原来办公室管理中普遍存在的“有岗无责”、“有岗无人”、“有人无管”等不良状态，可以实现办公室工作岗位、职责与人员三者的完美匹配，节约办公室管理工作的成本，提高办公室人员的工作水平和管理效率。笔者结合目前从事高职院校办公室管理工作的实践，在此就办公室行政管理精细化建设提出以下几点建议和对策。

1 细化岗位设置，明确岗位职责

办公室的日常管理工作应当是最具时效性和针对性的，然而由于长期以来办公室岗位设置的随机性和任意性，造成办公室岗位职责设置在横向和纵向上出现重叠和衔接空隙的现象，这种现象的存在必然造成一些办公室事务的处理上同时可以由两个以上的岗位进行处理，在一定程度上造成人力成本的上升。更为严重的是，在这些事情办理过程中，一旦出现负面影响，很难追究某个岗位的责任，上述情况的出现在一定程度上影响着办公室工作人员工作的积极性和主动性，使得原本可以顺利完成的工作任务却不易完成，大大影响了办公室工作效率。除了橫向业务上的重叠意外，还有就是纵向上职能分工不清。办公室日常的行政管理工作一方面做好横向诸多事务外，还有很重要的一部分工作就是做好领导交办的临时事务，为领导做好各项服务工作。由于办公室工作繁琐复杂，很多领导在安排工作任务的时候也常常是临时点将，难免会造成办公室工作出现或小或大的混乱，显得没有了章法。因此，办公室在设置岗位职责时就应当充分全面的考虑到办公室工作横纵向上的需求，根据不同岗位的工作性质，设置并细化岗位职责，同时指定专人搞好办公室为领导服务的工作，实现办公室工作由复杂到简单，由混乱到有序的改观，进而提高办公室工作的针对性、时效性，提升办公室工作的水平，提升办公室工作的效率。

企业行政管理工作的主要目的就是为了确保企业能够顺利地进行生产，行政管理是企业的中枢神经系统，企业管理者应该重视行政管理工作，在新的时期里，加强企业行政管理的创新，提高行政管理水平，才能够有效促进企业不断完善管理制度，根据自身的特点，实现可持续发展。

2 提升人员素质，树立服务理念

对于新时期的企业来说，想要得到更好的生存发展就必须要将行政管理的真正效用发挥出来。

办公室行政管理工作从表面上来看，似乎是非常零散、琐碎的并且不需要太多的专业技术和技能。然而现实情况并非如此，当办公室行政管理工作真正实现精细化之后，办公室行政管理工作所设置的每个岗位都有自己所针对的特定的对象，而根据特定对象的不同使得办公室从事特定岗位工作的办公室人员要具有特定的专业技术和技能。然而，在特定范围内，办公室工作人员仍然存在专业技术不突出、不具有专业指向性等特点。这就需要定期或不定期地对办公室工作人员展开有计划、有步骤的专业技术培训，提升办公室工作人员的素质，以满足办公室行政管理工作细化所需要的各项技能。另一方面，办公室作为各单位承上启下的重要部门，其行政管理工作从本质上说就是一种服务性工作。办公室行政管理工作细化后，肯定会在一定程度上提升办公室工作人员的工作热情。但是，要真正提高办公室工作人员的服务热情，使其真正树立服务理念还需要建立一套行之有效的激励机制和晋升机制，是办公室工作人员在搞好各项服务工作的同时，也能使自身的个人和社会价值得以实现，能够充分体会到自我存在的价值，充分激发办公室工作人员的服务热情。

3 强化制度建设，内化精细化意识

企业行政管理是企业发展运行的中枢神经，在企业发展中的意义重大。企业行政管理涉及到企业运行的整个过程，是行政管理者和企业员工相互联系和沟通的桥梁。随着当前市场经济的发展和企业竞争的激烈，企业行政管理面临着一些新的问题和挑战，主要表现在管理体制不完善，行政管理效率低下等问题。

办公室行政精细化管理，是指在办公室行政事务管理模式化的基础之上，将这种模式化管理进一步细化的过程。在办公室行政管理精细化过程中，要将细化后的管理思想、细化理念等有效地落实到办公室行政管理工作的各个环节当中。而这个贯彻落实精细化管理思想、理念的过程不可能是一蹴而就的，而应该是一个长期的过程。这就需要从办公室行政管理工作细化角度出发，不断建立和完善办公室行政管理工作细化的各项规章制度，充分发挥制度的刚性和约束性，使得办公室行政管理工作细化的理念深深的植根于办公室工作人员的心里和具体的每一项工作当中，在办公室工作人员从事办公室行政事务的过程中将精细化意识得以不断强化，并将其内化到日常的工作当中。办公室行政管理精细化如果离开了精细化管理制度建设、离开了管理精细化意识的内化，办公室行政管理精细化必将显现出执行的表层化，难以得到长久、彻底的贯彻和执行，必将影响到办公室行政管理精细化水平和精细化深度。

4 结论与思考

办公室工作的面比较广，内容比较繁杂，并且每项工作任务的责任又比较重大。办公室工作的质量的高低不仅关系到本部门声誉好坏，还关系到整个单位整体形象的好坏。办公室工作质量不高，会经常出现这样或那样的问题，甚至会影响到单位的正常运转。办公室行政管理工作的精细化作为提高办公室工作效率的关键一环，直接制约着办公室行政管理工作质量的提高。因此，资源型企业面临着越来越严重的资源紧缺问题，加上企业的规模加大，传统的行政管理方式越来越不适应企业发展的需要，所以企业在传统的行政管理方式上进行积极的探索，为未来的发展奠定坚实的基础。应该高度重视办公室行政管理精细化，通过细化岗位设置明确岗位职责、提升人员素质树立服务理念、强化制度建设内化精细化意识等方法，切实提高办公室行政管理精细化程度和水平。

参考文献

[1] 祁刚.实现办公室行政管理精细化[J].企业文化，2012（03）.

[2] 王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013（02）.

[3] 王春华.印刷企业实现财务管理精细化的途径研究[J]. 企业改革与管理. 2015（19）

[4] 赵军.论油田财务管理精细化措施[J]. 现代商业. 2014（04）

[5] 祁晓虎.财务管理精细化增强企业竞争力[J]. 中国煤炭工业. 2008（12）

[6] 李智专.浅谈营销管理精细化的关键环节[J]. 湖北电业. 2011（03）

[7] 陈振华.管理精细化 效益最大化[J]. 中国电力企业管理. 2005（09）

[8] 刘莎莎.管理精细化 服务新跨越[J]. 全国商情. 2013（04）