浅谈档案资料的归纳和利用对于基层档案管理的作用

季垚

摘 要：档案资料对我们是非常重要的，档案资料关系着我们的个人信息和国家机密，一定要重视档案资料的归纳与整理，如果没有将档案资料进行归纳与整理，就会导致档案发生混乱，对基层档案的管理是十分不利的。现代化技术在各个领域中被不断的应用，档案资料的存储也不例外，现代化的存储方式为档案资料的归纳与整理带来了便利，基层档案资料的管理工作也会更加方便，人们一定要重视基层档案的管理工作。

关键词：档案资料；归纳和利用；基层档案管理

档案资料的数量在不断地增加，现代化技术的发展，为档案的归纳与整理提出了更高的要求，传统的档案管理方式已经不能满足社会发展的需要，尤其是在档案资料的归纳与整理上，应该将现代化的技术结合在基层档案资料归纳与管理中，只有将档案资料归纳和利用好，基层档案管理工作才能顺利进行。

一、提高档案管理人员的基本素质

档案管理人员的基本素质对档案管理工作是非常重要的，想要提高档案管理人员的基本素质，就要提高档案管理人员的基本业务水平。档案管理人员应该对档案的基本知识了如指掌，尤其是在档案的归纳和利用上，作为档案管理人员，应该不断的提高自身的素质，加强政治学习，培养良好的政治素养，提高对档案管理的认识，工作人员要不断地总结，及时发现自身存在的问题，加强档案的法制观念。正确认识到档案工作的重要性，档案管理人员的素质得到提高，档案资料的归纳与利用才能更好，档案管理工作的程度决定了单位的管理水平，如果没有将档案的管理工作做好，作为单位的领导就要为强化员工的责任意识，让员工认识到档案管理工作的重要性，领导在这种思想指导下，才会强化档案管理工作的指导。领导重视是搞好全馆档案管理工作的有力保证。

要想在实际行动上增加档案管理人员的基本素质，就要让档案管理人员提高对档案的认识程度，单位应该加大对档案资料知识的宣传工作，在培训的时候，为档案管理人员讲解档案的收集、归纳与整理工作的各个步骤，工作人员要将各个步骤都了解透彻，每一个档案管理人员都应该有这样的一个概念：如果没有将档案资料归纳和和利用好，档案的管理工作就不能按时的完结，只有将档案归纳好，档案资料的管理是真正的完成，否者就会为后续的工作留下隐患，因此，档案资料的归纳与利用是档案管理人员基本素质的体现。

二、完善档案管理制度，建立档案管理工作的新模式

档案管理工作要想做好，就要完善档案管理制度，档案管理制度是档案管理工作的依据，如果没有将档案的制度制定好，档案管理工作就没有了法律依据。要想完善档案管理制度，就要在这些方面来补充档案管理制度：建立档案收集制度，让档案的收集工作变革更加合理，与新时代的技术结合，让档案管理更加合理；在档案的保管和利用方面完善制度，针对现代化的档案管理制定新的制度；还要在档案的归纳范围上做出规定，对每一个工作人员都限制档案的归纳范围，可以提高归纳的效率，将这些补充的制度加入到档案管理制度中，与管理人员的日常考核联系在一起，这样就可以提高员工工作的积极性，严格的按照档案管理制度来做好每一项工作。

档案工作也是有着区分的，企事业单位的档案管理工作与普通的档案资料的管理是不同的，在归纳与利用上，也有着自身的独特性，因此建立符合本单位和本部门实际情况的档案管理模式——信息一体化的管理，就显得更为重要。在所有的档案管理过程当中，领导决策都需要各部门及时准确地提供信息。而档案、图书资料等一体化管理是适应现代化管理的新模式。因此，单位建立档案室，对单位档案、图书资料实行一体化管理，这不但可以节省人力、财力、物力，而且能够提供更多综合信息，实行信息一体化管理是单位动态管理的需要。因此在贯彻档案各项管理制度的基础上，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。

三、多渠道、多途径收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理

档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为单位各项工作，特别是提高管理水平和开发利用档案信息，为本单位和本部门内部领导决策服务，为干部选拔任用和晋升以及职称等提供服务。收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，档案人员可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率。

档案管理工作还可以根据服务对象的差异，以及服务需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，价值的大小，直接影响现代档案材料的利用率。为从源头上保证馆档案室收藏资源，我在单位日常管理档案的过程中反复多次修改归档范围，保管期限，使之更加合理化，同时档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。

四、加强档案人员计算机知识和相关计算机使用技能的培训

新的归档方法是以档案工作的现代管理为前提的，没有现代化的计算机设备，不具备操作计算机的能力的档案管理人员是不能胜任本职工作的。对文件级档案管理，业务人员要加以正确认识，不仅要加强新的档案整理办法，而且要学习和掌握计算机知识和操作技能。努力创造条件，争取早日实现档案的现代化管理。

要促进档案信息化管理，除了计算机及其配套设施必须跟上外，首先必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。其次，要加快开发和利用现有信息资源。同时，要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。当然加强电子档案归档管理和人才建设是不可或缺的一条。

抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关系，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基。要加强人才专业培训，吸收各方面人才，善于发现人才，壮大充实档案信息服务的人才队伍。

五、结论

档案管理是档案日常工作中重要部分，本文对于基层档案室中资料的分析和利用情况进行了分析研究。本文认为要提高档案管理人员的自身素质和业务素质，增强对档案的意识；健全档案管理制度，建立档案管理一体化的管理新模式；多渠道、多途径收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理，将档案资料的归纳和利用做好，提高管理人员的基本素质，只有将以上这些方面做好，档案的管理工作才是事半功倍的，档案管理才能为社会做出更大的贡献。

参考文献

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[2]佟红霞.浅析新形势下的基层档案管理与发展[J].人力资源管理.2013

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