浅谈现阶段水土保持项目档案整编的相关问题

冀凤莲

【摘要】水土保持项目档案资料是水土保持业务工作的一个重要组成部分，它是水土保持工作者长期从事水土保持工作治理水土流失的历史记录，科学总结，技术结晶，客观、真实全面反映了水土保持工作从设计、招投标、实施、质量控制、资金控制、验收的清晰流程，是整个项目质量、进度、资金支付的支撑和管理水平的综合体现。它可为信息交流、政府决策等提供重要的基础性资料。要保证水土保持生态建设的可持续发展，必须高度重视水土保持档案整编工作。

【关键词】水土保持；整编

1、时刻有“集成”意识

水土保持项目点多面广，分布零散，工作量大，项目开始实施时，档案资料整编人员就参与生产过程，档案就要开始立卷集成，并将这种档案集成意识贯穿、同步到项目建设的每一个步骤、每一个环节，便于项目档案整编工作随着工程建设进展同步展开，同步进行集成，及时掌握施工管理信息，便于对资料的管理与监控。同时体现了项目法人统领设计、监理施工等各参建方，着手档案集成，优化协调各方 、统一内外业，避免“平时谁都有，用时谁手都没有”的散乱现象发生。

水保项目特别要注意治理前后效果对比、关键点位、隐蔽工程等过程图片、音像、原始记录等资料的随手收集归档。水土保持项目季节性强，即使受到不可抗力的自然、人为等因素的影响，导致外业“全军覆没”、“一败涂地”，只要有图片、音像等“证据”，同时第一时间收集气象、降雨、损毁等第一手资料，也能说的清楚，讲的明白。

2、按流程清晰分卷

2.1 分卷清晰准确。项目建设按照水土保持工程项目法人（或建设单位）工程档案整编目录可分为工程建设前期卷、招投标工程卷、合同管理卷、工程自验与复验卷、监理与监测工作卷、会议记录与纪要卷、综合卷、财务与审计卷、工作报告卷、工程移交与竣工验收卷，分卷装盒，方便查閱，也便于以后上级部门检查验收。

2.2 标签、目录。按照水土保持工程项目法人（或建设单位）工程档案整编目录将工程建设前期卷、招投标工程卷、合同管理卷、工程自验与复验卷、监理与监测工作卷、会议记录与纪要卷、综合卷、财务与审计卷、工作报告卷、工程移交与竣工验收卷分卷装盒后每卷都贴上标签，并按各卷卷下目录制作卷内目录，并表明份数与页数。

2.3 页码。按照水土保持工程项目法人（或建设单位）工程档案整编目录归档完整后，重新编辑水土保持工程整体目录并编写页码，便于查阅与日后各项检查。

2.4 装订。水土保持工程项目竣工验收完成后，除工作报告卷、工程移交卷与竣工验收卷不需要装订外，其余均成册装订，永久保存。

3、追求“红色诱惑”

工程档案资料的批复文件、招标、合同、质量、监理、施工等各类资料必须要保证正本、红章、原件、原迹，以体现建设档案的严肃性、权威性。 原件到达后，即以1-2份专门用于归档保存，以避免使用过程中的随意涂抹勾画、缺页折损、甚至遗失现象发生；工程日常管理用如需用原件而又因各种原因不能使用原件的，应在复印件上加盖单位公章，保证原件完好整洁归档，合同、支付、自验等关键资料，应多签几份； 对一些关键、控制性的资料，如因笔误有需要修正、改动的，要整页甚至整件撤换； 坚决杜绝红黑章现象；领导视察、典型部位、效果对比、实施过程等图片应洗印1-2套，装入专门的图片盒，标清名称、内容；如有借阅，要登记在册，并及时归还。

4、专人负责，及时梳理

严格按照水利部【2005】480号文《水利工程建设项目档案管理规定》，派专人专职负责档案管理工作，收集档案所有信息、按照整档目录定期对档案的归类、完整等情况进行阶段性的梳理和指导，并及时进行完善。同时让档案管理人员多深入现场，将集成意识贯穿于整个水土保持项目，增强内外结合的感性认识，更加有针对性的进行梳理归档工作。

5、存在问题

5.1 案借阅制度落实不到位。部分干部职工甚至领导查阅有关档案时没有履行借阅手续，调出的档案往往不登记、随查随看，看后由于种种原因也不及时归档，导致一些档案去向不明或丢失。

5.2 档案基础设施设备欠缺。一是有些单位由于办公设施紧张没有专用的水土保持档案室，办公场所与档案室合用，使得水土保持档案管理工作不安全、不规范，影响档案整编工作的正常进行；二是与信息化发展的今天步调不一致，不能添加必要的档案数字加工设备、电子信息采集设备、数据库等硬件设施，不能满足现阶段水土保持档案整编工作最基本的需求，影响档案整编工作的进一步发展。还有一些档案整编人员不熟悉电脑操作，或因其他原因没有安装信息检索软件，不能进行电子检索，加大工作量，影响工作效率，与时代脱轨，更谈不上建立水土保持数字化档案的要求。

6、解决对策

6.1 规范落实水土保持档案整编工作。俗话说，“无规不成方圆”，档案管理便是如此。档案的各项规章制度是档案室发展的可靠保证。干部职工甚至领导查阅有关档案也要履行借阅手续，调出档案登记在册，归还后及时归档，防止一些档案去向不明或丢失。

6.2 添置基础设施设备。档案整编基础设施设备是从事水土保持档案整编工作必备的最基本的条件。主要是档案的保管、保护及开展档案整编工作所必需的设施、设备，是最起码的物质基础。对此，单位领导要予以重视，改变现有的落后的档案整编物质条件，添置基础设施设备，适应新形势，实现水土保持数字化档案。