浅谈学校档案的管理方法

续小宁

摘 要：随着计算机的普及与运用，学校档案管理工作也逐步实现网络化、自动化。由于电子档案与传统的纸质档案的不同，使得档案管理方法也需要相应改变。作者就多年学校电子档案管理工作经验，谈谈谈学校档案管理方法，仅供参考。

关键词：档案；管理；方法

随着计算机和互联网的发展，学校档案管理工作逐步实现了自动化，档案信息的输入、贮存、处理、检索、输出、传递，以及档案的编目和检索基本上也都依靠计算机来实现。由于电子文件与传统纸质档案有很大区别，因此学校档案管理的工作技术和方法也有了相应改变。

一、学校电子档案的特点

电子档案是纸质档案的另一种储存形式，它是系统化了的电子文件，是经鉴定后有保存价值的且已经归档的电子文件。电子档案与纸质档案在本质上是相同的，因此电子档案除了具备纸质档案的一般性特点以外，还具有自身特性：

（一）人不能直接读出电子档案所载信息，必须使用计算机进行解码后才能转变为人们可识读的信息。电子档案必须在计算机软硬件、数据库、网络系统都齐全的环境下才能发挥作用。

（二）电子档案存储密度极高，所需存储空间小，电子档案显得小巧的多，可以大大节约电子档案存储空间。

（三）电子档案的信息可以轻松实现复制和传输，便于异地调阅或形成文件。因此便于共享。但电子档案还具有信息的不稳定性，信息的不安全性。

二、学校纸质档案的管理方法

学校电子档案管理要做到集中、专人、规范。即各学校在各类工作中形成的全部档案，由学校档案室统一集中管理；要明确专人负责，完善档案的收集、管理使用制度，实现管理规范化、科学化。

（一）学校档案管理要求。学校档案管理不但要求档案柜位置合理、规格统一、分类清楚、案柜整洁美观以外，还要求档案盒规格要统一、标签大小一致、字体规范。做到档案首页有目录索引、一目了然、便于查寻，文字材料要统一、规范。

（二）学校档案要分类管理。具体可分为文书档案、教学档案、学生档案、教师档案、德育档案、音体美劳卫档案、特色建设档案、特色建设和其他档案，每类档案还要根据存放的内容进行分项存放。比如教师档案可分为：领导个人成长档案、骨干教师个人成长档案、培养对象个人成长档案、教师个人成长档案、教师基本情况统计表、骨干教师基本情况、课改典型教师档案、教师奖惩情况、教师业绩考核资料、教师基本功训练比赛材料和教师学历复印件等11项。

三、学校电子档案的管理方法

电子档案的管理也可以按照纸质档案管理环节进行，只是具体方法上有所不同。

（一）信息收集。电子档案信息通常可以分为三类：1、与纸质档案内容相同的信息。在收集这类信息时，要注意与纸质等文件之间相互建立准确、可靠的标识关系，建立统一文件编号。2、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的信息。应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或拷贝件保留。

（二）信息整理。电子档案信息整理就是将第一步收集到的信息进行组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。

（三）档案保管。电子档案的保管要确保电子档案载体的安全。需要定期维护和检测，并适当进行备份；并严格禁止使用封存盘来提供档案利用，电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止利用过程中的泄密和损伤信息。

（四）档案鉴定。电子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕迹，电子文件从形成到归档有一段较长的时间，所以，在归档时，鉴别归档的电子文件是否就是形成时的、有效的电子文件，即确认归档的电子文件的原始性、真实性则是首要任务。再者，电子文件具有易逝性、易更改性，因而电子档案必须在文件形成之前就决定其是否需要保存及保存时间长短，因此，电子文件的鉴定需超前，也就是必须在文件形成之初就开始进行。鉴定的内容与纸质档案一样，是对其保存价值进行判断和预测，不同的是在判断过程中要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析。

（五）档案利用。电子档案的利用一般有三种形式：直接查询，拷贝，传输。为保证信息安全和版权，做好电子档案利用管理工作很重要。主要分为四个方面：1、对用户的管理和档案管理人员的管理。主要是进行使用权限的审核，首先是根据人员身份进行系统注册登录，由系统自动判定使用者身份的合法性及使用权限，并进行跟踪记录；其次电子档案的内容应设置保密级别和开放程度。2、對档案载体的管理。一是采用双套制的存储模式，一套保留原始格式，作为归档用途，另一套转换成不可编辑的文件格式作为利用用途，确保电子档案在利用过程中不发生内容的篡改。二是建立一套技术验证机制保证原始电子档案的真实性。3、安全保密措施。网络传输安全采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。根据电子档案的保密级别，建设网络传输保障体系。按照密级，将电子档案利用范围划分为不可用、内部使用和公众使用。还可以采取断点续传的技术，确保电子档案在发生传输中断的情况下，最终获取的电子档案副本保持完整性。

四、学校档案存放和查阅要求

1、学校档案存放要以类别和时间为序，每学期装订一次，左侧装订，标清页码，便于查阅。每次装丁应按内容分类装订。

2、要做好防火、防潮、防盗、防蛀工作。

3、查阅档案要经校长批准。

4、档案的保存期限、更新和销毁，按上级有关规定执行。

5、将教职工的人事档案和其他档案的目录及时输入微机进行电子档案管理，便于管理和查阅。

总之，电子档案与纸质档案既有区别又有联系，电子档案管理工作涉及到信息的搜集、整理、存储和利用等诸多方面，既需要计算机和网络辅助实现，同时又对工作人员提出了更高要求。只有通过制度、技术、人员素质等多方面共同努力才能保证电子档案内容的真实、可靠，保证电子档案在存贮、传输过程中的安全、保密，最终实现电子档案的优势。

为进一步加强学校的规范化、现代化建设，更好地发挥档案在教育教学中的作用，特制定档案管理办法。