物业档案管理工作存在的问题与对策

张晓燕

摘 要：物业公司档案是指物业公司在其物业开发和管理活动中形成的具有保存价值的原始记录，包括文字、图像、声音等各种形式。随着物业管理工作的开展，从物业维修、养护设施设备到了解物业使用人情况，乃至收取物业管理费等，每个物业管理环节都离不开档案。本文试从物业公司档案的特点与管理现状出发，结合自身工作实际感受，就优化物业公司档案管理谈些初步认识。

关键词：物业档案管理；存在问题；对策

随着市场经济的快速发展，企业之间的市场竞争日益激烈，提高自身竞争力成为企业长久发展的必然要求。档案管理工作是影响企业竞争力的重要因素，通过档案管理，可以为企业生产运营提供数据支持，为项目选择、战略决策等提供有力保障。

一、物业公司档案的特点

与一般档案相比较，物业公司档案有其独到的特点。正确认识和研究这些特点，有利于掌握物业公司档案的客观规律，推进物业公司档案工作的科学管理，使之更好的服务于物业管理工作和业主。物业公司档案的特点主要表现为以下几个方面：

（一）档案管理的动态性

物业公司档案的日常管理工作虽然繁琐但并不复杂，一旦物业管理活动走上正轨，基本按照一定的规律重复进行，所形成的档案相对比较固定，且通常具有统一的规格样式。但与此同时，在物业管理过程中，这种规律又不是一成不变的，如物业公共部位需要进行维修、养护，业主因物业的买卖、交换、继承等权属变更发生变化，物业使用人因租赁关系的改变而频繁变动等等。由于物业公司档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，因此，必须持续收集各种变化所对应产生的文件材料，确保档案能全面反映一个物业单位的完整变化过程，使物业公司档案呈现动态管理的显著特点。

（二）档案内容的凭证性

随着物业管理工作的不断发展和完善，物业公司档案的种类也不断增加。总的来看，物业公司在管理工作中形成的档案文件主要有两大部分，即维持物业公司各项工作正常运作的工作类档案，以及物业公司在业务管理和经营过程中产生的各种专业档案。其中，物业公司工作类档案包括党群工作类档案、行政和经营管理类档案、会计档案、荣誉实物档案等等。各种专业档案，则包括住户入住后不断形成并补充的业主（物业使用人）材料和租赁材料档案，常规物业管理过程中形成的物业维保、绿化、保洁等档案，以及物业公司各种经营活动形成的经营管理档案等等。这些档案是重要的凭证依据，如日后业主和物业双方发生纠纷，这些白纸黑字的档案，将在第一时间作为有效的历史记载证据，维护物业公司和业主双方的利益，起到具有法律意义的凭证依据作用。

（三）档案利用的局限性

物业公司档案中包括了诸如物业日常管理中形成的房屋维修、绿化、保洁等普通的档案，同时也包括了更多涉及业主隐私，乃至公司商业机密的需要保密的档案，可谓公开性和隐密性并存，由此形成了物业公司档案利用的局限性特点。由于物业管理工作是围绕业主日常生活的方方面面开展的，它与业主的日常生活有着密不可分的联系，因而经常需要查阅档案，信息利用率非常之高。物业公司档案频繁的被利用，使得在档案利用过程中把握好公开和保密的尺度尤为重要。

二、物业档案管理工作的完善措施

（一）重视档案管理工作

首先，在现代市场情况下，物业领导应当加强对档案管理工作的了解，认识到档案管理对企业生产、运营的重要作用，加强重视，将档案管理工作当成日常管理中的重要事项，并由专门领导人负责，提高档案管理工作在企业中的地位。其次，对于档案管理人员，要通过绩效考核和奖惩机制，来提高管理人员的工作责任心，使其以认真、负责的态度对待档案管理工作，预防档案管理工作中存在的不良现象，提高档案管理工作整体水平，才能使档案管理的功能有效发挥出来。

（二）改进档案管理方式

在现代企业档案管理工作中，应改变传统档案管理方式，加强对信息技术的运用，提高信息化建设水平，建立统一的档案管理平台，实现档案信息的共享，从而有效保证档案信息收录的完整，提高档案管理效率，为企业提供相应帮助。

（三）加大档案管理投入

企业在加强对档案管理工作的重视后，还需要给予足够的支持，加大经费、人力等方面的投入，购买相应的档案办公所需要的设备，设置专门的档案管理数据库，开发专门的档案管理软件，为档案管理工作创造良好条件。

（四）物业档案管理制度不健全

一是档案整理不规范：档案管理人员在整理过程中有的没有按照文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符。卷内资料漏失现象比较普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是档案综合管理力度不够；三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

（五）培训档案管理人员

打造一支高素质的管理队伍是提高档案管理效益的重要保证。首先，通过社会招聘、竞争上岗等方式，提升管理队伍的专业化水平，保证档案管理的规范化。其次，对工作队伍进行档案管理技能和职业道德培训，并引进绩效机制，来提高管理队伍的工作能力与责任心，提高档案管理的质量。

（六）强化制度建设，规范档案管理

制度约束行为。档案管理制度是档案工作的重要基础，要以科学化、规范化为目标，根据物业管理状况不断改进和创新各项档案管理规章制度，只有这样，才能更好地优化物业公司档案管理。要通过进一步建立健全档案管理规章制度，落实岗位职责，明确各级人员的责任，把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要内容和考核依据，贯彻落实实施。建立涵盖公司领导，各业务部门的档案管理工作网络，规范文件材料归档和档案管理的全过程，使物业公司档案工作走上管理规范化的轨道。

三、结论

总之，物业档案管理贯穿在物业管理的全过程中，提高物业档案管理的水平是为了促进物业管理整体水平的提升。物业企业要真正认识到这一点，并为物业档案工作提供精神上和物质上的支持，对物业管理整体水平再上新台阶将大有裨益。

参考文献：

[1]刘春艳.新形势下物业档案的管理工作[J].边疆经济与文化，2011，02：85-86.

[2]王玲.物業档案管理现状与建议[J].上海房地，2011，04：47-49.